Posted 4 days ago
Adjoint.e administratif.tive et à la logistiq
@ Carrefour de l'Isle-Saint-Jean
Charlottetown, Prince Edward Island
Overview
Carrefour de l'Isle-Saint-Jean is hiring a full-time administrative and logistics assistant to support the executive director. The role covers billing, room setup, meeting logistics, minutes, reception, key registry and inventory, with occasional evening and weekend events. The posting requires bilingual French and English, Microsoft Office skills and a valid driver's licence.
Responsibilities:
- Soutenir la direction dans les tâches administratives quotidiennes
- Rédiger, émettre et suivre les factures
- Coordonner la préparation des salles et la logistique des réunions
- Préparer les dépôts et gérer les petites caisses
- Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes en français et en anglais
Requirements summary:
- Diplôme ou formation pertinente en administration
- Expérience comme adjoint administratif, de préférence en milieu associatif
- Excellentes habiletés orales et écrites en français et en anglais
- Maîtrise des outils Microsoft
- Permis de conduire valide et permis de travail canadien valide
Tools & skills
Source and dates
Employer career site / ATS feed · careerpage
- Employer posting date
- 2026-11-05
- First seen by our source
- 2026-11-06
- Source record updated
- 2026-11-06
These dates describe the source record, not a live verification that the employer is still hiring. Check the original posting.
Job details
| Seniority | Entry level |
| Department | Administrative |
| Hours per week | 40 (estimated) |
| Schedule | day, evening |
| Travel | air: none · ground: minimal |
| Work setting | Office, Client sites |
| Position | Sitting and standing |
| Physical demands | physical low · computer high |
| Languages | French, English |
| Licences & certifications | Permis de conduire valide |
| Driver’s licence | required |
| Education | College diploma (preferred) |
| Fields of study | administration |
Summary and details written by AI from the posting; the employer’s posting is the authority.
Carrefour de l'Isle-Saint-Jean
| Field | Value |
|---|---|
| Open jobs on Jobsy | 1 |
Le Carrefour de l’Isle-Saint-Jean est un centre scolaire-communautaire qui rassemble les ressources des francophones et des acadiens de la grande région de Charlottetown dans le but de développer leur culture et leur langue
Tâches et responsabilités / Fonctions principales
Sous la supervision de la direction générale du Carrefour, et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe du Carrefour, l’Adjoint.e administratif.ve et à la logistique doit:
- Soutenir la direction dans ses tâches administratives quotidiennes.
- Assurer le service à la clientèle pour les locataires actuels et potentiels du Carrefour ;
- Rédiger, émettre et suivre les factures pour les réservations et les locataires;
- Assurer le lien avec ServiceFinances ÎPÉ pour la gestion de la facturation;
- Coordonner la préparation et l’aménagement des salles en fonction des besoins des réservations et des activités;
- Préparer et effectuer les dépôts, tenue des dossiers de l’organisme et gestion des petites caisses;
- Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du logiciel de gestion des repas, incluant le traitement et le suivi des commandes;
- Organiser la logistique des rencontres et réunions d’équipe et du CA de l’organisme ;
- Rédiger les avis de convocation et les documents relatifs aux rencontres ;
- Rédiger les rapports, les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions ;
- Assurer la propreté, l’aspect visuel et la décoration selon la saison du local de la réception et l’espace d’accueil du Carrefour (corridor d’entrée) ;
- Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes d’informations par courriel ou téléphone, communiquer des informations d’ordre général et acheminer les appels en anglais et en français ;
- Maintenir le registre des clés dans le cartable et le fichier informatique ;
- Faire l’inventaire et les commandes de produits et fournitures ; et
- Participer à l’organisation logistique des événements au besoin y compris les soirs et les weekends
Cette liste de tâches est non exhaustive et pourra être ajustée selon les besoins du Carrefour.
Profil recherché
- Posséder un diplôme ou une formation pertinente dans le domaine de l’administration ;
- Expérience dans un poste similaire en tant qu’adjoint·e administratif·ve, de préférence dans un milieu associatif, avec une connaissance de la région desservie par le Carrefour de l’Île-Saint-Jean;
- Excellentes habiletés orales et écrites dans les deux langues officielles ;
- Une maîtrise des outils informatiques Microsoft est essentielle ;
- Excellente capacité d’analyse ;
- Capacité de respecter des échéanciers à court terme ;
- Capacité de travailler de façon autonome et en équipe ;
- Sens poussé de l’organisation et souci du travail bien fait ;
- Avoir un permis de conduire valide puisque le poste peut exiger des déplacements.
- Posséder un permis de travail valide au Canada.
Tagged as: 13110
Essential Skills:
Soft Skills:
Hard Skills:
Digital Skills:
Languages:
Journal
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