Adjoint(e) administratif(ve) sénior

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) sénior

Lieu : Laval

Supérieur hiérarchique : Directeur(trice) principal(e) des ventes en détail

Horaire de travail : Temps plein, 35 à 40 heures par semaine

Exigences linguistiques : Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Résumé du poste

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) principal(e) est un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui va au-delà du soutien administratif quotidien en assumant l’entière responsabilité de plusieurs initiatives clés au sein de notre environnement de vente au détail. Travaillant avec un haut degré d’autonomie, cette personne planifie, dirige et livre des projets ainsi que des améliorations de processus à travers les différents points de vente et équipes administratives. Elle agit comme partenaire de confiance auprès de la direction et établit les normes d’excellence administrative. Ce rôle est essentiel à l’efficacité opérationnelle, à l’exécution uniforme des activités et au succès des opérations en magasin et des fonctions administratives.

Principales responsabilités

• Gestion d’initiatives et leadership de projets
• Coordination des opérations de vente en détail
• Soutien à la direction et aux cadres
• Rapports, analyses et amélioration des processus
• Gestion des relations avec les clients et les parties prenantes
• Soutien et mentorat de l’équipe

Responsabilités secondaires

• Coordination du bureau en gérant les fournitures, l’inventaire du bureau et en assurant le maintenir des systèmes de classement (numériques et physiques)
• Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l’entretien des équipements de bureau
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les diriger
• Planifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions
• Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations
• Aider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internes
• Accueillir et assister les visiteurs et les clients
• Coordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jour

Compétences et qualifications

• Avoir au moins un DEC en administration, en techniques de bureau ou en gestion de commerce.
• Plus de 5 années d’expérience progressive en administration, coordination ou opérations, idéalement dans un environnement de commerce de détail ou de distribution
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale
• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles
• Être Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Avantages

• Programme complet d’assurance collective
• REER collectif
• Vêtements de travail fournit
• REER collectif avec participation de l’employeur

Salaire Horaire: Salaire compétitif en fonction de l'expérience.

Position Title: Senior Administrative Coordinator, Retail Operations

Location: Laval

Reports To: Head of Retail

Work Schedule: Full-time, 35 to 40 hours per week.

Language Requirements: Bilingual (English/French) preferred in Quebec and Ontario

Job Summary

The Senior Administrative Coordinator is an experienced professional who goes beyond day-to-day administrative support by taking full ownership of several key initiatives within our retail environment. Working with a high degree of autonomy, this individual plans, leads, and delivers projects and process improvements across retail locations and administrative teams. Serving as a trusted partner to management, they establish standards of administrative excellence. This role is essential to operational efficiency, consistent execution of business activities, and the success of both store operations and administrative functions.

Key Responsibilities

• Project leadership and initiative management
• Coordination of retail operations
• Executive and management support
• Reporting, analysis, and process improvement
• Customer and stakeholder relationship management
• Team support and mentoring

Secondary Responsibilities

• Coordinate office operations by managing office supplies, office inventory, and maintaining filing systems (digital and physical)
• Coordinate courier services, mail distribution, and office equipment maintenance
• Answer and direct phone calls and emails
• Schedule and confirm meetings, appointments, and travel arrangements
• Prepare meeting agendas and record meeting minutes
• Draft, review, and format correspondence, reports, and presentations
• Assist with data entry, invoice processing, and internal reporting
• Welcome and assist visitors and customers
• Coordinate with customer service and sales teams to communicate messages and updates

Skills and Qualifications

• Diploma of College Studies (DEC) in Administration, Office Technology, Business Management, or a related field
• More than 5 years of progressive experience in administration, coordination, or operations, preferably in a retail or distribution environment
• Proficiency with Microsoft Office Suite and CRM systems
• Strong organizational skills and the ability to manage multiple priorities simultaneously
• Excellent written and verbal communication skills
• High level of discretion and professionalism when handling confidential information

Benefits

• Comprehensive group insurance program
• Group RRSP
• Company-provided work clothing
• Employer-matched Group RRSP

Hourly Wage: Competitive salary based on experience.