Posted 9 days ago
Adjoint·e exécutif·ve - Préconstruction
@ Pomerleau
Montréal, Quebec
Overview
Pomerleau is hiring a full-time executive assistant for pre-construction, supporting projects from $1.5 million to over $1 billion. The work covers tender coordination, bid preparation, document control and stakeholder follow-up across the province. Two to three years of similar administrative or coordination experience is expected, with construction experience an asset.
Responsibilities:
- Coordonner les appels d'offres et la préparation des soumissions
- Assurer le contrôle documentaire et le suivi des addendas
- Gérer la veille des appels d'offres gouvernementaux
- Organiser réunions, visites de chantier et suivis de livrables
- Maintenir les tableaux de planification hebdomadaires
Requirements summary:
- 2 à 3 ans d'expérience en administration ou coordination
- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Connaissance des logiciels de construction (Procore, CMIC)
- Excellente communication écrite en français et en anglais
- Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément
Tools & skills
Source and dates
Source type not verified · apify-linkedin
- Employer posting date
- 2026-11-04
- First seen by our source
- 2026-11-14
- Source record updated
- 2026-11-14
These dates describe the source record, not a live verification that the employer is still hiring. Check the original posting.
Job details
| Seniority | Entry level |
| Department | Administrative |
| Experience | 2+ years |
| Hours per week | 40 (estimated) |
| Travel | air: none · ground: minimal |
| Work setting | Office |
| Position | Mostly sitting |
| Physical demands | physical low · computer high |
| Languages | French, English |
| Perks mentioned | Generous paid time off, Flexible hours, Retirement plan, Transit support |
Summary and details written by AI from the posting; the employer’s posting is the authority.
Pomerleau
Saved company profile
Historical company information from a saved The Jobs API profile (LinkedIn/Crunchbase fields). It is not live-verified; figures may have changed. Missing values remain unknown.
Redefining construction. Together. From concept to completion. Everywhere. Anytime. Without compromise.
Full company description
Pomerleau, whose revenues exceeded $4.8 billion in 2023, is one of the largest construction companies in Canada. It specializes in building, infrastructure, and civil engineering sectors, undertaking major projects through alternative delivery methods. Equipped with a research and development laboratory, Pomerleau integrates innovations into more than 80% of its projects and works sustainably to build the living environments of tomorrow. It is a family-owned company with human values, recognized as one of the 100 best employers in Canada. As a talent incubator and a trainer for the next generation, we encourage the development and growth of all our team members.
- LinkedIn followers
- 143,379
- People associated on LinkedIn
- 3,249
- Reported office locations
- 500 Rue Saint-Jacques, Montréal, Québec H2Y, CA
- 521, 6E Avenue, St-Georges, Quebec G5Y0H1, CA
- 99 Airport Rd, St John’s, Newfoundland and Labrador A1A, CA
- 1496 Bedford Hwy, Bedford, Nova Scotia B4A, CA
- 562 Chemin Olivier, Lévis, Quebec G7A, CA
- 343 Preston St, Ottawa, Ontario, CA
- 185 The West Mall, Toronto, Ontario M9C, CA
- 900 W Hastings St, 1100, Vancouver, Colombie-Britannique V6C, CA
- Business categories
- Construction
- Energy
- Real Estate
- Construction, repair and maintenance
- Other recorded names
- Pomerleau
- Pomerleu
- Profile identifies a recruitment agency
- Yes
- Reported total investment
- 200,000,000
Currency and observation date were not supplied; this is not a current valuation or a funding round.
Pomerleau, whose revenues exceeded $4.8 billion in 2023, is one of the largest construction companies in Canada. It specializes in building, infrastructure, and civil engineering sectors, undertaking major projects through alternative delivery methods. Equipped with a research and development laboratory, Pomerleau integrates innovations into more than 80% of its projects and works sustainably to build the living…
| Field | Value |
|---|---|
| Industry | Construction |
| Company size | 1,001-5,000 employees |
| Headquarters | Montréal, Québec |
| Organization type | Privately Held |
| Year founded | 1966 |
| Open jobs on Jobsy | 405 |
| View page |
Description du poste
Prêt·e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!
À titre d’adjoint·e exécutif·ve chez Pomerleau, vous jouerez un rôle clé dans le soutien de projets de construction d’envergure, allant de 1,5 million de dollars à plus d’un milliard de dollars. Vous contribuerez à l’ensemble des activités de préconstruction, assurerez la coordination des appels d’offres et des soumissions, et veillerez au respect des exigences en matière de sécurité, de qualité et d’approvisionnement à l’échelle de la province. Ce rôle combine l’excellence administrative, la coordination technique et une bonne connaissance de l’industrie de la construction. Il convient parfaitement à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique, axé sur les échéances, et qui aime soutenir la réalisation de projets complexes, de la conception jusqu’à l’exécution.
Ce que tu feras
Coordination De La Préconstruction
- Soutenir l’ensemble du cycle des activités de préconstruction, notamment la coordination des appels d’offres, la préparation des soumissions, le contrôle documentaire et la révision des portées de travaux.
- Participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres et des soumissions destinées aux clients en français et en anglais à l’aide de Word, Excel, Bluebeam PDF, Procore, STACK et PowerPoint.
- Veiller à ce que toutes les exigences, formulaires et pièces justificatives des appels d’offres soient complets et conformes.
- Maintenir des répertoires de projets organisés sur les plateformes et lecteurs internes.
- Assurer le suivi des addendas, clarifications et mises à jour afin de garantir une coordination efficace lors des soumissions à échéancier serré.
- Examiner les plans, devis et instructions aux soumissionnaires afin de préparer avec précision les formulaires et livrables requis.
- Soutenir la préparation des présentations clients, cahiers de prix et soumissions techniques.
- Agir comme point de contact principal pour l’équipe de préconstruction en répondant aux questions et en acheminant les demandes aux personnes concernées.
- Effectuer une veille active des nouvelles opportunités sur les portails gouvernementaux d’approvisionnement et les autres plateformes du secteur public.
- Ouvrir, mettre à jour et maintenir la documentation et les données de projets dans diverses plateformes tout au long du cycle de vie des projets.
- Coordonner les demandes de cautionnement et d’assurance avec les équipes internes.
- Gérer les clôtures d’appels d’offres : planifier les réunions, réserver les salles, envoyer les invitations Outlook et s’assurer de la disponibilité des signataires.
- Soutenir les autres bureaux régionaux dans la préparation et le dépôt des soumissions lorsque requis.
- Coordonner les interactions avec les sous-traitants, fournisseurs, consultants et organismes publics tout au long de la phase de préconstruction.
- Appuyer les initiatives de développement et de maintien des relations avec les clients et partenaires.
- Organiser les visites de chantier, assurer la participation des intervenants concernés et recueillir toute l’information nécessaire.
- Gérer la préparation, l’organisation, l’archivage et la gestion documentaire avec un souci exceptionnel du détail.
- Coordonner les réunions d’équipe, les formations, les séances Lunch & Learn ainsi que les activités préalables à la clôture et de clôture.
- Soutenir l’intégration administrative et l’accueil des nouveaux employés.
- Maintenir à jour les tableaux de planification hebdomadaires et communiquer les mises à jour aux directeurs, au vice-président Construction, aux surintendants généraux et aux gestionnaires.
- Effectuer un suivi auprès des membres de l’équipe concernant l’avancement des livrables. Assurer le suivi des principaux livrables de projet, des jalons de tâches, des actions issues des réunions hebdomadaires, des suivis de formation et des responsabilités individuelles afin de maintenir les échéanciers et d’identifier rapidement les enjeux nécessitant une escalade.
- De 2 à 3 années d’expérience dans un rôle similaire en administration ou en coordination (une expérience dans l’industrie de la construction constitue un atout).
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
- Souci méticuleux du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
- Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à travailler efficacement sous pression.
- Bonne compréhension des environnements de construction, idéalement acquise dans le cadre de projets de bâtiment.
- Capacité à lire et interpréter avec assurance les plans, devis et processus de construction.
- Connaissance des processus d’approvisionnement du secteur public et des plateformes d’appels d’offres du gouvernement. (un atout).
- Familiarité avec les logiciels de construction tels que CMIC, Procore, SmartUse, BuildingConnected ou d’autres outils similaires.
- Excellentes habiletés en communication écrite.
- Style de communication clair et professionnel avec des intervenants de tous les niveaux.
- Capacité à collaborer efficacement avec les estimateurs, gestionnaires, directeurs, sous-traitants et clients.
- Esprit d’initiative, sens des responsabilités, capacité à anticiper les besoins et à soutenir l’équipe de façon proactive.
- Très bonne organisation, grande capacité d’adaptation et aptitude à évoluer dans un environnement orienté vers les échéances.
- Professionnalisme, fiabilité et fort esprit d’équipe.
- REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
- Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
- Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
- Développement pro – on t’aide à avancer
- Titre de transport payé – viens au travail sans frais
- Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée
Pomerleau est un leader de la construction au Canada, reconnu pour livrer des projets complexes partout au pays. Nous offrons un environnement de travail où le respect, le soutien et le développement de chacun sont au cœur de nos priorités. Notre culture repose sur la collaboration, la confiance et un engagement commun vers l’excellence. Si ça te parle, postule à ce poste ou contacte un de nos recruteurs pour voir comment on peut t’accompagner dans le processus.
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