Administrative Support (Bilingual)

Position Title: Administrative Support

Department: Employment Services

Status and hours: Regular Full-Time (35h/wk)

Pay Scale: $21.037/hr - $24.75/hr

Reports to: Senior Administrative Assistant

Deadline: Until Filled

Benefits include:

• 4 weeks vacation plus other leave entitlements
• Extended Group Health benefits
• Flexible Health & Wellness Spending Account
• HOOPP

This position is an existing vacancy.

Who are we?

Pinecrest-Queensway Community Health Centre is an innovative, community-based, multi-service centre. We strive to meet the needs of the diverse communities we serve. We work in partnership with individuals, families, and communities to achieve their full potential, paying particular attention to those who face barriers to care due to race, gender, income and/or ability. PQCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. If at any stage in the selection process, you require accommodation due to a disability, please let us know the nature of the required accommodation.

Job Summary:

The Administrative Support is responsible for delivering support services within the Integrated Employment Services program. More specifically, this position supports the administrative functions of the team and the long-term employment tracking of clients.

POSITION RESPONSIBILITIES

1. Direct Client Service

• Provides back-up support and rotating lunch hour coverage for Reception.
• Contacts clients via email, phone, and text to support the team.
• Works with clients to secure documentation related to services.
• Assists with client scheduling, reminder calls and booking appointments.

2. Clerical

• Assists in maintaining the program database by entering data, generating reports, supporting analysis, and regular auditing of data integrity.
• Supports Reception with referral pathways as required.

3. Administrative

• Prepares or assists in preparing reports.
• Assists in preparation of flyers, posters, social media and other documents as assigned.
• Creates and modifies program-specific computer templates/forms as required.
• Assists with the preparation, maintenance and filing of client records including participation in client file administrative audits.
• Supports financial requirements related to client expenditures, RFPs, petty cash, and invoices.
• Records and distributes minutes of meetings as needed.
• Maintains electronic filing systems.
• Prints, scans, and uploads client documentation into client files.
• Draft, edit, adapt and produce routine correspondence.

4. Teamwork and Collaboration

• Maintain effective communication of information among internal and external stakeholders
• Assists in the development of program specific policies and procedures/guidelines and in the overall planning and development of the program.
• Attends and participates at team and general staff meetings as scheduled
• Participates in the evaluation component of relevant program
• Participates in the internal chart audit process
• Provides support to clients of team members as needed

POSITION REQUIREMENTS

1. Education

• High School Diploma and post secondary training in office administration or related program or equivalent combination of experience and education.

2. Professional Experience

• 2-3 years administrative support experience, preferably in a human service setting.

3. Key Competencies

• Experience dealing with the public
• Excellent customer service skills
• Excellent documentation skills
• Strong attention to detail and effective time management skills
• Ability to work collaboratively with diverse clientele and colleagues
• Strong digital literacy, including MS Office suite and CRM systems
• Knowledge of social media and other online communication tools such as Zoom and Teams, and graphic design tools such as Canva

4. Linguistic Profile

• Under the Centre’s designation to provide French Language Services
• Based on New Avenues Linguistics Rating Scale: A+ (highest skill) to C- (lowest skill)

- French (oral expression): A+

- French (oral comprehension): A+

- French (reading comprehension): A+

• Bilingualism (English/French) is essential. Other languages an asset.

5. Personal Suitability/Other Requirements

• Communication skills using different technological tools, both oral and written, for a variety of audiences
• Enjoy working with detailed information for extended periods of time
• Compressed weeks Monday, Tuesday, Wednesday, Friday days from 9am-5pm, and every Thursday from 8:30am-8pm, with every second Friday off.
• Positively contribute to monthly individual and team Key Performance Indicator (KPIs) while managing a challenging workload through prioritization and effective time management

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Titre du poste: Soutien administratif, services de l'emploi - bilinguisme requis

Programme/Service : Services à l’emploi

Postes disponibles: Régulier à temps partiel (17.5 heures par semaine)

Échelle salariale : 21,037 $/heure - 24,75 $/heure

Relève de: Assistant(e) administratif(ve) principal(e)

Avantages sociaux pour les postes régulier:

• 4 semaines de vacances, en plus des autres congés prévus
• Régime d’avantages sociaux collectifs élargi
• Compte flexible de dépenses en santé et mieux-être
• Régime de retraite HOOPP (Healthcare of Ontario Pension Plan)

Qui sommes-nous?

Le Centre de santé communautaire Pinecrest-Queensway (CSCPQ) est un organisme communautaire novateur offrant une vaste gamme de services, au service de la population d’Ottawa depuis près de 50 ans. À titre du plus grand centre de santé communautaire de la région, le CSCPQ offre un large éventail de services de soins de santé, de promotion de la santé et de soutien communautaire aux personnes et aux familles, à toutes les étapes de la vie. En tant qu’organisme responsable de Premiers Mots, Programme préscolaire de rééducation de la parole et du langage d’Ottawa et du comté de Renfrew, depuis près de 30 ans, le CSCPQ assure le leadership et la supervision de la prestation des services publics d’orthophonie dans le cadre de son continuum intégré de soins communautaires.

Résumé du poste

L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir des services de soutien dans le cadre du programme de Services Intégrés pour l'Emploi. Plus précisément, ce poste soutient les fonctions administratives de l'équipe et le suivi de l'emploi à long terme des clients.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

1. Direct Client Service

• Assurer le soutien et la couverture de la réception pendant l'heure du déjeuner.
• Contacter les clients par courrier électronique, téléphone et SMS pour soutenir l'équipe.
• Collaborer avec les clients pour obtenir la documentation relative aux services.
• Aider à la planification des rendez-vous clients, aux appels de rappel et à la prise de rendez-vous.

2. Tâches de bureau

• Contribuer à la maintenance de la base de données du programme en saisissant des données, en générant des rapports, en soutenant l'analyse et en procédant à des audits réguliers de l'intégrité des données.
• Apporter son soutien à la réception avec les démarches de références nécessaires, le cas échéant.

3. Tâches administratives

• Préparer ou aider à préparer des rapports.
• Participer à la préparation de dépliants, d'affiches, de médias sociaux et d'autres documents selon les besoins.
• Créer et modifier des modèles/formulaires informatiques spécifiques au programme, selon les besoins.
• Aider à la préparation, à la tenue et à l'archivage des dossiers des clients, y compris en participant aux audits administratifs des dossiers des clients.
• Répondre aux exigences financières liées aux dépenses des clients, aux appels d'offres, à la petite caisse et aux factures.
• Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions, le cas échéant.
• Gérer les systèmes d'archivage électronique.
• Imprimer, numériser et télécharger la documentation des clients dans leurs dossiers.
• Rédiger, réviser, adapter et produire la correspondance courante.

4. Travail d'équipe et collaboration

• Maintenir une communication efficace des informations entre les parties prenantes internes et externes
• Contribuer à l'élaboration de politiques, de procédures et de lignes directrices spécifiques au programme, ainsi qu'à la planification et au développement globaux du programme.
• Assister et participer aux réunions d'équipe et aux réunions générales du personnel, selon le calendrier prévu.
• Participer à l'évaluation du programme concerné
• Participer au processus d'audit interne des dossiers
• Apporter un soutien aux clients des membres de l'équipe, le cas échéant.

EXIGENCES DU POSTE

1. Scolarité

• Diplôme de fin d'études secondaires et formation post-secondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'expérience et de scolarité.

2. Expérience professionnelle

• 2 à 3 ans d'expérience en soutien administratif, de préférence dans le domaine des services à la personne.

3. Compétences clés

• Expérience des relations avec le public
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
• Excellentes compétences en matière de documentation
• Grand souci du détail et compétences en matière de gestion du temps
• Capacité à travailler en collaboration avec une clientèle et des collègues diversifiés
• Forte culture numérique, y compris la suite MS Office et les systèmes de gestion de la relation client (CRM)
• Connaissance des médias sociaux et d'autres outils de communication en ligne tels que Zoom et Teams, ainsi que d'outils de conception graphique tels que Canva.

4. Profil linguistique

• Dans le cadre de la désignation du Centre pour fournir des services en français
• Sur la base de l'échelle d'évaluation de New Avenues Linguistics : A+ (compétence la plus élevée) à C- (compétence la plus faible)

- Français (expression orale) : A+

- Français (compréhension orale) : A+

- Français (compréhension de l'écrit) : A+

• Le bilinguisme (français/anglais) est essentiel. D'autres langues constituent un atout

5. Aptitude personnelle/autres exigences

• Compétences en matière de communication utilisant différents outils technologiques, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour des publics variés.
• Aimer travailler avec des informations détaillées pendant de longues périodes.
• Semaines compressées : journées de 9 h à 17 h les lundis, mardis, mercredis et vendredis, et tous les jeudis de 8 h 30 à 20 h, avec un vendredi de congé toutes les deux semaines.
• Contribuer positivement aux indicateurs de performance clés (KPI) mensuels individuels et d'équipe tout en gérant une charge de travail exigeante en établissant des priorités et en gérant efficacement son temps.