Assistant chargé de projets

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Vous cherchez de nouveaux défis?
Humaco Acoustique a un poste pour vous!
Humaco Acoustique est à la recherche d'un(e) adjoint(e) aux chargés de projets pour son bureau de Levis.

Résumé du poste :

L’assistant(e) gestion de projets – systèmes intérieurs soutient les chargés de projets et le coordonnateur dans la gestion administrative et opérationnelle des projets de construction liés aux cloisons sèches, plafonds suspendus, structures métalliques et travaux d’aménagement intérieur.

Il/elle contribue au bon déroulement des projets en assurant un suivi rigoureux de la documentation, des communications, des échéanciers administratifs et des demandes chantier. Il/elle agit comme support essentiel entre le bureau, le chantier, les fournisseurs et les partenaires

Support administratif aux projets

• Assister les chargés de projets et coordonnateurs dans les tâches administratives quotidiennes.
• Préparer, classer et maintenir à jour les dossiers de projets.
• Effectuer le suivi des documents contractuels et administratifs.
• Assurer la gestion documentaire des plans, addendas, dessins d’atelier et fiches techniques.
• Préparer les formulaires, lettres et documents de suivi de projets.
• Participer à l’amélioration des outils administratifs et des méthodes de travail

Gestion des demandes de changement (DDC)

• Préparer les propositions de changements dans le système (Vision).
• Soumettre les DDC pour approbation au chargé de projet.
• Assurer le suivi auprès des professionnels et des parties prenantes.

Suivi des projets

• Effectuer les suivis administratifs liés aux échéanciers et aux livrables.
• Participer à la mise à jour des tableaux de suivi de projets.
• Assurer le suivi des changements et des directives de chantier.
• Compiler les informations nécessaires aux demandes de paiement et extras.
• Participer au suivi des approvisionnements et livraisons de matériaux.
• Soutenir les équipes dans le respect des échéanciers administratifs.

Coordination et communication

• Assurer la transmission des informations entre le chantier et le bureau.
• Répondre aux demandes administratives des équipes internes et externes.

Support opérationnel chantier

• Participer au suivi des besoins administratifs des équipes chantier.
• Assurer le suivi des bons de commande, livraisons et documents fournisseurs.
• Collaborer au suivi des feuilles de temps et documents terrain.
• Aider à la préparation des documents de démarrage de projets.

Partenariat interne

• Collaborer avec les équipes d’estimation, approvisionnement, comptabilité et chantier.
• Soutenir les coordonnateurs et chargés de projets dans la circulation de l’information.

• Maintenir une communication efficace avec l’ensemble des intervenants.

Gouvernance, conformité et santé-sécurité

• Veiller au respect des procédures administratives internes.
• Participer au suivi des documents de conformité et santé-sécurité.
• Maintenir la confidentialité des informations et documents de projets.

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