Gestionnaire intérimaire, traitement des dons / Interim Manager, Gift Processing

Poste : Gestionnaire intérimaire, traitement des dons

Statut d’emploi : Temps plein – Poste temporaire (3 mois avec possibilité de prolongation)

Lieu : 700-5100, boul. De Maisonneuve Ouest, Montréal (Québec) - En présentiel

Relevant de la vice-présidence, finances, données et conformité, le ou la gestionnaire intérimaire, traitement des dons, est responsable de superviser les activités quotidiennes de l’équipe des données pendant l’absence de la gestionnaire, traitement des dons. La personne titulaire du poste supervisera et soutiendra les membres de l’équipe responsables du traitement des dons et de la mise à jour des renseignements sur les donateurs et autres constituants, afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes ainsi qu’un traitement exact et rapide des dons.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Superviser et coordonner les activités quotidiennes de l’équipe des données, notamment en attribuant les tâches, en gérant les priorités et en veillant au respect des échéances;

• Guider et soutenir les membres de l’équipe dans le traitement des dons, de leur réception et documentation jusqu’à leur saisie et leur traitement final dans Raiser’s Edge;

• Assurer le suivi des lots de dons et veiller à ce que les transactions soient traitées avec exactitude et dans les délais requis;

• Superviser la création, la mise à jour et la tenue des dossiers des constituants dans Raiser’s Edge, en veillant à l’exactitude et à la cohérence des données;

• Veiller au respect des procédures établies et des contrôles internes liés au traitement des dons, à la gestion des lots et à la saisie des données;

• Soutenir les membres de l’équipe dans la résolution des problèmes liés au traitement des dons, aux écarts de données et aux questions concernant les systèmes;

• Collaborer avec les différents services internes, notamment les finances, le développement, les événements ainsi que les dons annuels et numériques, afin d’obtenir les directives relatives aux dons, de résoudre les écarts et de faciliter le traitement des dons dans les délais requis;

• Superviser l’utilisation des outils et plateformes de traitement des dons, notamment JMG Import, Moneris, AKA Raisin et Fundraise Up, selon les besoins;

• Surveiller la charge de travail de l’équipe et cerner les enjeux opérationnels nécessitant un suivi ou une intervention;

• Communiquer à la vice-présidence, finances, données et conformité les mises à jour opérationnelles, les enjeux en suspens et les priorités;

• Participer à d’autres tâches administratives et opérationnelles, au besoin, afin d’assurer la continuité des activités de l’équipe des données.

COMPÉTENCES REQUISES

• Expérience en coordination ou en supervision d’une équipe, de préférence dans un environnement lié au traitement de données, à l’administration ou aux systèmes d’information;

• Expérience avec les bases de données et la saisie de données dans un environnement de collecte de fonds;

• Expérience avec le logiciel de collecte de fonds Raiser’s Edge;

• Expérience avec des plateformes de traitement des dons telles qu’AKA Raisin et Fundraise Up;

• Maîtrise des applications Microsoft Office, particulièrement Excel;

• Solides compétences organisationnelles et capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs échéances simultanément;

• Excellent souci du détail et engagement envers l’exactitude des données;

• Solides aptitudes en résolution de problèmes et capacité à résoudre les enjeux opérationnels;

• Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, ainsi qu’une capacité à collaborer efficacement avec différents services;

• Capacité à communiquer efficacement en français et en anglais;

• Initiative, flexibilité et esprit d’équipe démontrés;

• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes et de nouvelles procédures.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à la Fondation du CUSM. Toutes les candidatures reçues seront examinées; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Les candidats doivent envoyer leur CV et leur lettre de motivation à Naomie Long ([email protected])

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Position: Interim Manager, Gift Processing

Employment status: Full Time – Temporary Position (3 months with possibility of extension)

Location: 700-5100 de Maisonneuve Blvd. West, Montreal (Quebec) – Onsite

Reporting to the Vice-President, Finance, Data and Compliance, the Interim Manager, Gift Processing is responsible for overseeing the day-to-day activities of the Data Team during the Manager, Data’s absence. The employee will supervise and support team members responsible for gift processing and the maintenance of constituent information, ensuring that daily operations run smoothly and that donations are processed accurately and in a timely manner.

Key Areas of Responsibility:

• Supervise and coordinate the day-to-day activities of the Data Team, including assigning tasks, managing priorities and ensuring that deadlines are met.
• Provide guidance and support to team members in the processing of donations, from receipt and documentation to entry and final posting in Raiser’s Edge.
• Monitor the progress of donation batches and ensure that transactions are processed accurately and in a timely manner.
• Oversee the creation, updating and maintenance of constituent records in Raiser’s Edge, ensuring data accuracy and consistency.
• Ensure that established procedures and internal controls are followed for donation processing, batch management and data entry.
• Support team members in resolving donation processing issues, data discrepancies and system-related questions.
• Coordinate with internal departments, including Finance, Development, Events and Annual and Digital Giving, to obtain donation instructions, resolve discrepancies and facilitate the timely processing of gifts.
• Oversee the use of donation processing tools and platforms, including JMG Import, Moneris, AKA Raisin and Fundraise Up, as applicable.
• Monitor the team’s workload and identify operational issues requiring follow-up or escalation.
• Communicate operational updates, outstanding issues and priorities to the Vice-President, Finance, Data and Compliance.
• Assist with other administrative and operational tasks as required to ensure the continuity of the Data Team’s activities.

Required skills:

• Experience coordinating or supervising a team, preferably in a data processing, administrative or information systems environment.
• Experience with databases and data entry in a fundraising environment.
• Experience with Raiser’s Edge fundraising software.
• Experience with donation processing platforms such as AKA Raisin and Fundraise Up.
• Proficiency with MS Office applications, particularly Excel.
• Strong organizational skills and the ability to prioritize tasks and manage competing deadlines.
• Excellent attention to detail and commitment to data accuracy.
• Strong problem-solving skills and the ability to resolve operational issues.
• Good communication and interpersonal skills, with the ability to work collaboratively with different departments.
• Ability to communicate effectively in both French and English.
• Demonstrated initiative, flexibility and a team-oriented approach.
• Ability to learn new systems and procedures quickly.

We thank you for your interest in the MUHC Foundation and all submitted applications will be considered, however only selected candidates will be contacted for interview purposes.

Candidates must submit their CV and cover letter to Naomie Long at [email protected]