NBI Systems & Ethical Wall Administrator

DLA Piper is a global law firm with lawyers located in more than 40 countries throughout the Americas, Europe, the Middle East, Africa and Asia Pacific, positioning us to help companies with their legal needs around the world. Our mission is to be the leading global business law firm. DLA Piper (Canada) LLP is one of Canada’s leading law firms with a team of innovative, proactive and dedicated lawyers, administrative and support staff who serve our clients in Canada and around the world. We have been rated one of Canada’s Top Employers for Young People since 2022.

If you are talented in providing unprecedented service, are enthusiastic and a team player, we are looking for you. We are currently looking for a detail-oriented NBI Systems & Ethical Wall Administrator to join our Administration department and invite you to review the job description. This posting is for an anticipated vacancy.

The NBI Systems & Ethical Wall Administrator provides operational support for the firm's New Business Intake (NBI) (including administrative support for the firm’s Conflicts Team) and ethical wall management functions. The role is responsible for maintaining the accuracy and integrity of client and matter information, supporting file lifecycle management, administering the establishment and maintenance of ethical walls across the firm’s digital and physical environment, and ensuring compliance with related firm policies. This position reports to our General Counsel.

Duties & Responsibilities

• Coordinate with the firm’s Conflicts Team regarding the status and priority of conflict of interest checks, ensuring service standards and business deadlines are met;
• Provide assistance and respond to inquiries from lawyers and staff regarding the status of conflict of interest checks, NBI requests, ethical wall requests, and end-user system support;
• Review new client and matter intake requests against firm standards for completeness;
• Validate client, matter, contact, and organizational data before entry into firm systems;
• Update and maintain client and matter records in the firm's practice management, finance, and NBI systems;
• Communicate with lawyers and business services staff to obtain missing information, clarify intake requests, and answer questions regarding the NBI process and system;
• Support conflicts and risk management teams by ensuring accurate client and matter information is maintained;
• Oversee the creation and management of ethical walls across all firm office locations;
• Prepare and distribute ethical wall memos;
• Regularly review and update ethical walls, ensuring their integrity and accuracy;
• Analyze and optimize existing ethical walls, identifying opportunities for improvements;
• Support the conflicts and risk management team as necessary, along with handling ad hoc projects; and
• Other duties as required throughout the Department.‎

Knowledge, Qualities & Experience Required

• Minimum of 1-3 years’ experience in legal administration or professional services environment preferred;‎
• Familiarity with law firm terminology preferred;
• Strong attention to detail and accuracy skills required;‎
• Dedicated to providing quality service to clients and consistently meet expectations by providing ‎service beyond expectation;‎
• Excellent communication (written & verbal) and interpersonal skills with the ability to listen effectively, ‎respond appropriately, and maintain a mutual comfort level while relating to a diverse group of ‎individuals;‎
• Strong computer and analytical skills and exceptional problem-solving skills required;
• Strong ability to manage multiple internal clients and remain productive within a time-sensitive and ‎fast-paced environment;‎
• Excellent organizational and time management abilities required;‎
• Ability to multitask, establish priorities, work independently, and proceed with objectives under minimal ‎supervision;
• Experience with Aderant, Intapp Walls, ethical wall administration, and new business intake processes is a valuable asset; and
• Bilingualism in English and French is a valuable asset.

What We Offer‎

• Comprehensive health benefits starting on your first day, including extended health and dental coverage, life ‎insurance, accidental death and dismemberment (AD&D), and emergency out-of-country travel insurance – with 100% of the premiums paid by the firm;
• Disability Coverage including both short and long-term disability benefits;
• Retirement savings benefits including a support staff pension plan (firm contributes to the ‎plan ‎and matches ‎staff contributions to a maximum percentage of salary), and a Group ‎RRSP where ‎ contributions can be deducted directly from pay;
• Time off including competitive vacation time offering based on tenure with the firm, paid sick time and ‎acknowledgment of all ‎statutory and some non-statutory holidays;
• Wellness benefits including an Employee and Family Assistance Plan and an annual fitness/wellness subsidy;
• Hybrid Work Environment with the majority of positions having hybrid flexibility;
• Professional Development including support for ongoing continued learning opportunities; and
• Collaborative Team environment with staff and firm-wide events and celebrations throughout the year.

We thank all candidates for their interest, however, only short-listed candidates will be contacted.

DLA Piper Canada encourages all Applicants with disabilities to contact DLA Piper Canada if they require accommodation during the recruitment process. DLA Piper Canada will consult with the Applicant and provide, or arrange for the provision of, suitable accommodation in a manner that considers the Applicant’s accessibility needs due to disability.

DLA Piper est un cabinet d’avocats international dont les avocats sont présents dans plus de 40 pays à travers les Amériques, l’Europe, le Moyen-Orient, l’Afrique et l’Asie-Pacifique, ce qui nous permet d’aider les entreprises à répondre à leurs besoins juridiques partout dans le monde. Notre mission est de devenir le principal cabinet d’avocats d’affaires au monde. DLA Piper (Canada) S.E.N.C.R.L est l’un des principaux cabinets d’avocats, de professionnels de l’administration et du soutien innovant, proactifs et dévoués, qui servent nos clients au Canada et à l'échelle mondiale. Nous sommes reconnus comme l'un des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada depuis 2022.

Si vous avez à cœur d’offrir un service sans précédent, que vous êtes une personne enthousiaste et que vous aimez le travail d’équipe, votre profil nous intéresse. Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne rigoureuse pour occuper le poste d'administrateur ou administratrice des systèmes d'ouverture des dossiers clients et des barrières éthiques au sein de notre service administratif, et nous vous invitons à consulter la description de poste ci-dessous. Ce poste est à pourvoir pour une vacance anticipée.

L’administrateur ou administratrice des systèmes d'ouverture des dossiers clients et des barrières éthiques offre un soutien opérationnel aux fonctions de gestion de l’ouverture des nouveaux dossiers de l’organisation (y compris un soutien administratif à l’équipe de gestion des conflits d'intérêts) ainsi qu'aux fonctions de gestion des barrières éthiques. La personne titulaire de ce poste est responsable de maintenir l’exactitude et l’intégrité des renseignements relatifs aux clients et aux dossiers, de soutenir la gestion du cycle de vie des dossiers, de gérer la mise en place et le maintien des barrières éthiques dans les environnements numériques et physiques de l’organisation, et de veiller au respect des politiques internes connexes. Ce poste relève de notre conseiller juridique principal.

Fonctions et responsabilités

• Coordonner les activités avec l'équipe de gestion des conflits d'intérêts concernant le statut et la priorité des vérifications de conflits d'intérêts, afin de s'assurer du respect des normes de service et des échéances de l'organisation;
• Fournir de l'aide et répondre aux demandes des avocats et avocates ainsi que du personnel concernant le statut des vérifications de conflits d'intérêts, des demandes d'ouverture de nouveaux dossiers, des demandes de barrières éthiques et du soutien système aux utilisateurs et utilisatrices finaux;
• Passer en revue les demandes d’ouverture de nouveaux dossiers et clients afin de s'assurer qu’elles sont complètes et conformes aux normes de l'organisation;
• Valider les données relatives aux clients, aux dossiers, aux contacts et aux organisations avant leur saisie dans les systèmes internes;
• Mettre et tenir à jour les dossiers des clients et des affaires dans les systèmes de gestion de pratique, de finance et de gestion de l’ouverture des nouveaux dossiers de l'organisation;
• Communiquer avec les avocats, les avocates et le personnel des services administratifs pour obtenir les informations manquantes, clarifier les demandes d'ouverture de dossiers et répondre aux questions concernant le processus et le système de gestion de l’ouverture des nouveaux dossiers;
• Appuyer les équipes de gestion des conflits et des risques en veillant au maintien d'informations exactes sur les clients et les dossiers;
• Superviser la création et la gestion des barrières éthiques dans tous les bureaux de l'organisation;
• Préparer et distribuer les notes de service relatives aux barrières éthiques;
• Examiner et mettre à jour régulièrement les barrières éthiques afin de garantir leur intégrité et leur exactitude;
• Analyser et optimiser les barrières éthiques existantes, et identifier les opportunités d'amélioration;
• Soutenir l'équipe de gestion des conflits et des risques au besoin et mener à bien des projets spéciaux; et
• Accomplir toute autre tâche connexe requise au sein du service.

Connaissances, qualités et expérience requises

• Minimum de 1 à 3 ans d'expérience souhaitée en administration juridique ou dans un milieu de services professionnels;
• Connaissance souhaitée de la terminologie des cabinets d'avocats;
• Grand souci du détail, de la précision et de la rigueur exigés;
• Engagement à offrir un service client de qualité, à répondre aux attentes et à les dépasser constamment;
• D'excellentes compétences en communication écrite et verbale ainsi que des aptitudes relationnelles, jumelées à une capacité d'écoute active, d'intervention appropriée et d'établissement d'un climat de confiance mutuelle avec des interlocuteurs diversifiés;
• Solides compétences informatiques, sens de l'analyse et habiletés exceptionnelles pour la résolution de problèmes exigés;
• Forte capacité à gérer les demandes de plusieurs clients internes et à maintenir une bonne productivité dans un environnement dynamique et assujetti à des échéanciers serrés;
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps exigées;
• Aptitude à mener de front plusieurs tâches, à établir les priorités, à travailler de manière autonome et à mener à bien les objectifs avec un minimum de supervision;
• L'expérience avec Aderant, Intapp Walls, la gestion des barrières éthiques et les processus d'ouverture des dossiers clients constitue un atout considérable; et
• Le bilinguisme en français et en anglais constitue un atout considérable.

Ce que nous offrons‎

• Avantages sociaux dès votre premier jour, incluant une couverture santé étendue et dentaire, une assurance vie, une assurance décès et mutilation accidentels (DMA), ainsi qu'une assurance voyage d'urgence à l'étranger - avec 100% des primes payées par le cabinet;
• Couverture d'invalidité comprenant des prestations d'invalidité de courte et de longue durée;
• Régimes d'épargne-retraite, incluant un régime de pension pour le personnel de soutien (le cabinet cotise au régime et égalise les cotisations des employés jusqu'à un certain pourcentage du salaire), ainsi qu'un REER collectif avec des cotisations prélevées directement sur la paie;
• Congés et absence, incluant des jours de vacances compétitifs attribués en fonction de l'ancienneté, des congés de maladie payés, ainsi que la reconnaissance de tous les jours fériés légaux et de certains jours fériés supplémentaires;
• Programme de bien-être, incluant un programme d'aide aux employés et à leur famille, ainsi qu'une allocation annuelle pour le conditionnement physique et le bien-être;
• Environnement de travail hybride, avec la plupart des postes bénéficiant d’une flexibilité hybride;
• Développement professionnel, incluant le soutien à la formation continue; et
• Milieu de travail collaboratif, avec des événements et des célébrations organisés à l'échelle de l'équipe et du cabinet tout au long de l'année.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

DLA Piper Canada encourage les personnes en situation de handicap à communiquer avec DLA Piper Canada si elles ont besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement. DLA Piper Canada consultera le/la candidat(e) et fournira, ou prendra les dispositions nécessaires pour fournir des mesures d'adaptation appropriées tenant compte de leurs besoin en matière d'accessibilité.