Operations & Administrative Coordinator

English to follow

Coordonnateur(trice) administratif(-ive) des opérations

Contrat d’un an pour remplacement de congé de maternité / One year maternity replacement contract

À propos de Systemex

Systemex est une organisation mondiale en pleine croissance qui réunit des expertises complémentaires en automatisation industrielle et en services-conseils industriels. Nous accompagnons nos clients dans leur croissance en améliorant leur satisfaction, leur performance financière et leur efficacité opérationnelle grâce à l'automatisation, à l'optimisation de la productivité, à la fiabilité des actifs et à la réalisation réussie de projets industriels complexes.

Notre organisation est composée de deux divisions :

• Systemex Automation (SA) – Nous concevons et livrons des solutions innovantes en automatisation, robotique, systèmes de contrôle, fabrication numérique et automatisation d'entrepôts, soutenues par un service à la clientèle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Systemex Industries Conseils (SIC) – Nous offrons des services couvrant l'ensemble du cycle de vie des actifs industriels, notamment en préparation opérationnelle, mise en service, gestion des actifs, maintenance et fiabilité, solutions de main-d'œuvre et excellence opérationnelle.

Cette opportunité fait partie de Systemex Industries Conseils (SIC)

À propos du poste

Systemex Industries Conseils (SIC) recherche une personne pour assurer la coordination administrative des opérations et soutenir le personnel et les équipes de projets dans la coordination quotidienne des activités nécessaires à la réussite des mandats clients.

Sous la supervision de la direction des opérations, vous coordonnerez les déplacements du personnel, la préparation à l’entrée en fonction des nouvelles recrues, l’administration des feuilles de temps et la préparation des renseignements de facturation. Vous veillerez également à ce que chaque membre du personnel dispose de l’équipement et des ressources nécessaires.

Ce poste convient à une personne ayant de l’expérience en coordination administrative, en services de voyage ou en soutien aux opérations dans un environnement de services, qui aime gérer des demandes urgentes, vérifier l’exactitude des renseignements, résoudre les écarts et assurer le suivi des tâches jusqu’à leur réalisation.

Responsabilités

• Soutenir le personnel et les équipes de projets : Répondre aux demandes opérationnelles et administratives, assurer la coordination avec la clientèle, les fournisseurs et les services internes, et effectuer le suivi des besoins en suspens jusqu’à leur résolution.
• Coordonner les déplacements du personnel : Organiser le transport, l’hébergement, les itinéraires et les autres besoins de déplacement liés aux mandats et aux projets clients, y compris les modifications nécessaires.
• Coordonner la préparation à l’entrée en fonction et aux affectations : Veiller à ce que les profils du personnel, les accès aux systèmes, la configuration des feuilles de temps et les autres exigences opérationnelles soient en place avant l’entrée en fonction ou le début des mandats.
• Administrer les feuilles de temps et soutenir la facturation de la clientèle : Recueillir et valider les heures travaillées, tenir les suivis cumulatifs, analyser les écarts, coordonner les approbations de la clientèle, préparer les renseignements de facturation et soutenir le traitement des factures.
• Coordonner les équipements informatiques du personnel : Organiser l’achat, la livraison, la distribution, le suivi et l’entretien des ordinateurs, des accessoires et des autres équipements informatiques attribués au personnel, en collaboration avec les fournisseurs et les personnes-ressources internes.
• Coordonner les achats et les équipements de chantier : Organiser l’approvisionnement en équipements de protection individuelle (EPI), en uniformes, en matériel et en autres équipements nécessaires aux activités sur site; effectuer le suivi des commandes en cours auprès des fournisseurs et assurer leur livraison et leur distribution dans les délais requis.
• Tenir à jour les dossiers et les outils de suivi : Maintenir des renseignements exacts, organisés et à jour concernant le personnel, les déplacements, les équipements, les achats, les feuilles de temps, les approbations de la clientèle et la facturation.
• Suivre les échéances et résoudre les problèmes en suspens : Repérer les renseignements manquants, anticiper les besoins, analyser les incohérences et coordonner les mesures correctives afin d’assurer une réalisation exacte et dans les délais requis.

Ce que nous recherchons

• Formation postsecondaire en administration des affaires, en bureautique ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente.
• De 2 à 5 ans d’expérience en coordination administrative, en soutien aux opérations, en coordination de voyages ou en administration de projets, idéalement dans un environnement de services.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs échéances, de valider les renseignements, de résoudre les écarts et d’assurer le suivi des tâches jusqu’à leur réalisation.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, approche proactive et axée sur les solutions, et capacité à travailler de façon autonome et à collaborer avec le personnel, la clientèle, les fournisseurs et les équipes internes.
• Maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel, Outlook et Word; une expérience liée à l’organisation de voyages, aux feuilles de temps, à la facturation ou à l’administration du personnel constitue un atout.
• La maîtrise du français est obligatoire. La maîtrise de l’anglais est également requise afin de communiquer efficacement avec la clientèle interne et les partenaires à l’extérieur du Québec.

Pourquoi vous joindre à Systemex?

• Rémunération globale concurrentielle : salaire, avantages sociaux et REER
• Mode de travail hybride flexible et horaire d’été
• Développement professionnel continu
• Projets industriels stratégiques dans une culture collaborative
• Activités organisées par l’entreprise tout au long de l’année

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About Systemex

Systemex is a growing global organization bringing together complementary expertise in industrial automation and industrial consulting. We help our clients grow and improve customer satisfaction and financial performance through automation, productivity, reliability, operational performance, and the successful delivery of complex projects.

Our organization is comprised of two divisions:

• Systemex Automation (SA) – Delivering innovative automation, robotics, control systems, digital manufacturing, and warehouse automation solutions with 24/7 customer support.
• Systemex Industrial Consulting (SIC) – Providing lifecycle services focused on operational readiness, commissioning, asset management, maintenance and reliability, workforce solutions, and operational excellence.

This role is part of Systemex Industrial Consulting (SIC)

About the Role

Systemex Industrial Consulting (SIC) is looking for an Operations & Administrative Coordinator to support employees and project teams with the day-to-day coordination required for successful client assignments.

Reporting to the Director of Operations, you will coordinate employee travel, support new employee setup, administer timesheets, prepare billing information, and ensure employees have the equipment and resources they need.

This role is well suited to someone with experience in administrative coordination, travel services, or service operations who enjoys managing time-sensitive requests, checking information for accuracy, resolving discrepancies, and following tasks through to completion.

Responsibilities

• Support employees and project teams: Respond to operational and administrative requests, coordinate with clients, suppliers, and internal departments, and ensure outstanding requirements are followed through to completion.
• Coordinate employee travel: Arrange transportation, accommodations, itineraries, and other travel requirements for client assignments and projects, including changes as needed.
• Coordinate new employee setup and assignment preparation: Ensure employee profiles, system access, timesheet setup, and other operational requirements are completed before employees start work or begin their assignments.
• Administer timesheets and support client billing: Collect and validate employee hours, maintain cumulative tracking records, investigate discrepancies, coordinate client approvals, prepare billing information, and support invoice processing.
• Coordinate employee IT equipment: Arrange the purchase, delivery, distribution, tracking, and maintenance of computers, accessories, and other assigned IT equipment, working with the appropriate suppliers and internal contacts.
• Coordinate purchases and site equipment: Arrange PPE, uniforms, materials, and other equipment required for site operations; follow up with suppliers on outstanding orders and ensure timely delivery and distribution.
• Maintain accurate records and tracking tools: Keep employee information, travel arrangements, equipment records, purchasing information, timesheets, client approvals, and billing records organized and up to date.
• Monitor deadlines and resolve outstanding issues: Identify missing information, anticipate upcoming needs, investigate inconsistencies, and coordinate corrective actions to ensure accurate and timely completion.

What We Are Looking For:

• Post-secondary education in business administration, office administration, or a related field, or equivalent relevant experience.
• 2–5 years of experience in administrative coordination, operations support, travel coordination, or project administration, ideally in a service-based environment.
• Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to manage competing deadlines, validate information, resolve discrepancies, and follow tasks through to completion.
• Strong communication and interpersonal skills, with a proactive, solution-oriented approach and the ability to work independently and collaborate with employees, clients, suppliers, and internal teams.
• Proficiency with Microsoft Office, particularly Excel, Outlook, and Word; experience supporting travel arrangements, timesheets, billing, or employee administration is an asset.
• Proficiency in French is mandatory. Proficiency in English is also required to communicate effectively with internal clients and partners located outside Quebec.

Why Join Systemex?

• Competitive total compensation: salary, benefits, RRSP, Health Spending Account
• Flexible hybrid work model and summer schedule
• Ongoing professional development and tuition reimbursement program
• Strategic industrial projects within a collaborative culture
• Company-organized activities throughout the year
• Beautiful new office, endless coffee and snacks!