Responsable administrative de bureau - Québec

ID de la demande : 183091

Niveau du poste : Niveau intermédiaire

District/Groupe d'origine : Eastern Canada District

Département : Administration

Marché : [[Marché]]

Type d'emploi : À temps plein

Aperçu de la position

L’administrateur(trice) de bureau effectuera une variété de tâches administratives, organisationnelles et de soutien exécutif, nécessitant une flexibilité dans les affectations et la capacité de travailler avec une équipe de professionnels du développement répartie géographiquement. L’administrateur(trice) de bureau devra posséder une solide expérience dans le soutien des fonctions administratives et contribuer à la gestion globale du bureau.

Vue d'ensemble du district

Les projets du district de l’est du Canada incluent autoroutes, ponts, transports collectifs, sites de développement minier, exploitations à ciel ouvert, centrales hydroélectriques, centrales éoliennes, barrages et projets industriels.

Lieu

Ce poste en présentiel est basé dans la ville de Québec pour le projet du Tramway de Québec.

Responsabilités

Gestion et opération du bureau :

• Veiller au bon fonctionnement et à l’entretien des bureaux et des espaces communs.

Accueillir les visiteurs et les nouveaux employés et faciliter leur intégration au bureau.

Gérer l'inventaire et l'approvisionnement en fournitures, en mobilier et en équipements de bureau.

Créer et traiter les bons de commande et les factures du projet, assurer le suivi des dépenses dans les systèmes internes et faire les suivis requis auprès des fournisseurs.

Soutenir la préparation et la gestion de divers documents, incluant leur mise en forme, leur numérisation, leur reproduction et leur distribution, au besoin.

Soutien administratif à la gestion :

• Agir comme principal point de contact du bureau de Québec et collaborer avec la direction du projet, les équipes administratives de Kiewit et les partenaires de l'alliance pour répondre aux besoins administratifs du projet.

Collaborer avec l'équipe RH et les différentes fonctions du projet dans la réalisation de tâches ou projets administratifs.

Préparer, réviser et mettre en forme divers documents et présentations, au besoin.

Coordination des réunions et événements :

• Coordonner la logistique des réunions et des activités de l'équipe, incluant les réservations de salles, les repas, les services traiteur et les besoins audiovisuels.

Soutenir l'organisation des réunions internes et externes et assurer l'accueil des invités au besoin.

• Participer à la planification et à la coordination des activités sociales et des événements du projet.

Qualifications

• Une formation collégiale ou postsecondaire pertinente est un atout considérable.
• 3 à 5 ans d’expérience pertinente en administration, coordination ou gestion de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités tout en respectant les échéanciers.
• Discrétion et jugement dans le traitement d'informations confidentielles ou sensibles.
• Sens de l'initiative, autonomie, souci du détail et approche proactive.
• Excellentes aptitudes de communication, de collaboration et de service à la clientèle auprès des employés, gestionnaires et différents intervenants du projet.

Autres exigences :
- Assiduité et fiabilité
- Travailler de manière productive et respecter les délais
- Communiquer et interagir de manière efficace et professionnelle avec les superviseurs, les employés et d'autres personnes, individuellement ou en équipe.
- Effectuer le travail de manière sûre et efficace. Comprendre et suivre les instructions orales et écrites, y compris les panneaux d'avertissement, l'utilisation des équipements et d'autres politiques.
- Travailler pendant les heures normales d'ouverture afin d'organiser et d'achever le travail dans les délais impartis. Effectuer des heures supplémentaires et travailler les week-ends si nécessaire.

Nous offrons à nos employés à temps plein un ensemble complet d'avantages sociaux qui comptent parmi les meilleurs de notre secteur, notamment des régimes d'assurance médicale, dentaire et visuelle de premier ordre couvrant les employés éligibles et les personnes à leur charge, des programmes volontaires de bien-être et d'assistance aux employés, une assurance vie, une assurance invalidité, des régimes de retraite avec abondement, et de généreux congés payés.

Nous croyons à l'égalité des chances en matière d'emploi, sans discrimination, et nous respectons toutes les lois relatives aux droits de l'homme dans les provinces où nous exerçons nos activités.