Adjoint(e) exécutif au Chef de la direction - Executive Assistant to the CEO

English will follow

AJW Group est un acteur mondial de l’industrie aéronautique qui, fort de plus de 90 ans d’expérience, soutient plus de 1 000 compagnies aériennes dans 100 pays. Basée à Montréal, AJW Technique, l’une des principales divisions du Groupe, se spécialise dans l’entretien, la réparation et la révision (MRO) de composants aéronautiques et compte plus de 200 employés.

Relevant directement du chef de la direction (CEO), l’adjointe exécutive ou l’adjoint exécutif joue un rôle essentiel dans la coordination des activités du Bureau du chef de la direction. La personne titulaire du poste assure un soutien de haut niveau dans la gestion de son agenda, de ses priorités, de ses communications et de ses engagements professionnels. Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes internes ainsi qu’avec les partenaires internationaux d’AJW Group, notamment son siège social au Royaume-Uni. Ce rôle requiert un excellent jugement, un sens aigu de l’organisation, de la discrétion et une grande capacité d’anticipation. Nous recherchons une personne proactive, dotée d’excellentes habiletés relationnelles, capable de gérer plusieurs priorités avec autonomie et de contribuer à l’efficacité du Bureau du chef de la direction grâce à un soutien rigoureux et un service de grande qualité.

Rôle :

1. Agenda et communications de la direction

• Orchestrer l’agenda du chef de la direction, organiser les demandes de rencontre selon ses priorités et anticiper les ajustements nécessaires.

• Accueillir et orienter avec tact les appels et la correspondance; préparer les réponses courantes pour approbation.

• Rédiger, réviser et mettre en forme, en français et en anglais, des lettres, courriels, notes et présentations de grande qualité.

• Vérifier les documents soumis à la signature du chef de la direction et réagir avec discernement aux situations imprévues qui exigent un suivi rapide.

2. Rencontres de direction et suivi des dossiers

• Préparer les rencontres du comité de direction : convocations, documentation, coordination et rédaction des procès-verbaux.

• Assurer le suivi des décisions, des engagements et des échéances pour que les actions convenues progressent.

• Maintenir une organisation rigoureuse des dossiers physiques et électroniques confidentiels du Bureau du chef de la direction.

3. Gouvernance et conseil d’administration

• Coordonner la préparation et la logistique des réunions du conseil d’administration et de ses comités.

• Rassembler, vérifier, mettre en forme et diffuser les documents destinés aux membres du conseil.

• Maintenir le calendrier des réunions de gouvernance et assurer le suivi des actions qui en découlent.

4. Déplacements d’affaires et accueil

• Planifier les déplacements professionnels du chef de la direction au Canada et à l’international, des réservations aux itinéraires détaillés.

• Accueillir avec professionnalisme et attention les visiteurs, les clients et les représentants d’AJW Group.

• Coordonner la logistique des rencontres d’affaires et des événements corporatifs auxquels participe le chef de la direction.

5. Coordination et administration du bureau

• Préparer et soumettre les comptes de dépenses du chef de la direction conformément aux politiques de l’entreprise.

• Veiller à la bonne organisation du bureau, à l’approvisionnement et à la mise à jour des listes de contacts et registres administratifs.

• Prendre en charge, au besoin et avec discrétion, certaines demandes personnelles ponctuelles du chef de la direction.

• Apporter un soutien aux autres besoins administratifs liés au fonctionnement du Bureau du chef de la direction.

6. Projets et initiatives du chef de la direction

• Coordonner avec autonomie les projets confiés, notamment la planification annuelle des déplacements d’affaires et des participations aux activités de l’industrie.

• Préparer les communications internes et externes du chef de la direction, en collaboration avec les équipes concernées.

• Contribuer aux initiatives de communication et de marketing auxquelles le chef de la direction participe, notamment les présentations clients, les salons professionnels et les publications corporatives.

• Collaborer avec les équipes et partenaires internationaux d’AJW Group, notamment avec le siège social mondial au Royaume-Uni, pour coordonner les échanges, les dossiers et les suivis du Bureau du chef de la direction.

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel

• Avantages sociaux dès l’embauche (assurance collective, fonds de pension, etc.)

• Journées personnelles

• Jours de maladie

• Horaire de travail flexible

• Formation continue

• Programme d’aide aux employés

• Et plus +++

Poste à temps plein, en présentiel à notre établissement de Saint-Laurent, avec un horaire flexible. Une disponibilité occasionnelle à l’extérieur des heures habituelles peut être nécessaire selon l’agenda du chef de la direction. AJW Technique adhère aux principes de l’équité en matière d’emploi et souhaite que son équipe reflète la diversité du Grand Montréal. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande à chaque étape du processus de sélection.

Nous sommes fiers d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Venez rejoindre notre équipe dynamique.

Nous souscrivons également aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous nous employons à ce que notre effectif soit représentatif de la communauté du grand Montréal.

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AJW Group is a global leader in the aviation industry with over 90 years of experience, supporting more than 1,000 airlines across 100 countries. Based in Montreal, AJW Technique, one of the Group’s key divisions, specializes in aircraft component maintenance, repair and overhaul (MRO) and employs more than 160 skilled technicians.

Reporting directly to the Chief Executive Officer (CEO), the Executive Assistant plays an essential role in coordinating the activities of the Office of the CEO. The successful candidate provides high-level executive support in managing the CEO’s calendar, priorities, communications and professional engagements. This position also involves close collaboration with internal teams and AJW Group’s international partners, including its global headquarters in the United Kingdom.

This role requires sound judgment, exceptional organizational skills, discretion and a strong ability to anticipate needs. We are looking for a proactive professional with excellent interpersonal skills, capable of managing multiple priorities independently and contributing to the efficiency of the Office of the CEO through reliable, detail-oriented support and a consistently high standard of service.

Main responsibilities:

1. Executive calendar and communications

• Manage the CEO’s calendar, organize meeting requests according to priorities and anticipate necessary adjustments.

• Handle calls and correspondence with tact; prepare routine responses for approval.

• Draft, review and format high-quality letters, emails, notes and presentations in French and English.

• Review documents submitted for the CEO’s signature and respond with sound judgement to unexpected situations requiring prompt follow-up.

2. Leadership meetings and follow-up

• Prepare leadership team meetings, including invitations, documentation, coordination and minutes.

• Follow up on decisions, commitments and deadlines to ensure agreed actions move forward.

• Maintain well-organized confidential physical and electronic files for the Office of the CEO.

3. Governance and Board of Directors

• Coordinate preparation and logistics for Board of Directors and committee meetings.

• Gather, verify, format and distribute documents for Board members.

• Maintain the governance meeting calendar and follow up on resulting actions.

4. Business travel and hospitality

• Plan the CEO’s business travel within Canada and internationally, from bookings to detailed itineraries.

• Welcome visitors, customers and AJW Group representatives with professionalism and care.

• Coordinate the logistics of business meetings and corporate events attended by the CEO.

5. Office coordination and administration

• Prepare and submit the CEO’s expense reports in accordance with company policies.

• Keep the office well organized and supplied, and maintain current contact lists and administrative records.

• Handle occasional personal requests from the CEO when needed, with discretion.

• Provide support for other administrative needs related to the effective operation of the Office of the CEO

6. CEO projects and initiatives

• Independently coordinate assigned projects, including annual business travel planning and participation in industry events.

• Prepare the CEO’s internal and external communications in collaboration with the relevant teams.

• Contribute to communication and marketing initiatives involving the CEO, including customer presentations, trade shows and corporate publications.

• Collaborate with AJW Group teams and international partners, including the global headquarters in the United Kingdom, to coordinate communications, matters and follow-up activities for the Office of the CEO.

We offer:

• Competitive salary

• Full benefits upon hiring (group insurance, pension plan, etc.)

• Personal days

• Sick days

• Flexible work schedule

• On-going training

• Employee assistance program

• And more +++

This is a full-time, on-site position at our Saint-Laurent facility with a flexible work schedule. Occasional availability outside regular business hours may be required depending on the CEO’s calendar. AJW Technique is committed to employment equity and aims for its team to reflect the diversity of Greater Montreal. Accommodations are available upon request at every stage of the selection process.

We pride ourselves in attracting and retaining top talent; come and join our dynamic team.

We adhere to the principles of employment equity and we strive to ensure that our workforce is representative of the Greater Montreal area.

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Exigences:

• Diplôme universitaire en administration, en gestion ou Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.

• Minimum de 7 ans d'expérience en soutien à la direction, dont au moins 3 ans auprès d'un membre de la haute direction (CEO, président, vice-président ou autre dirigeant de niveau exécutif).

• Une expérience auprès d'un comité de direction ou d'un conseil d'administration constitue un atout important.

• Français impeccable, excellente maîtrise de l’anglais et solides compétences en correspondance d’affaires, le tout pour garantir des échanges éfficace avec toutes les parties prenantes du postes

• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) et des outils d’IA autorisés.

• Organisation, anticipation et jugement pour établir les priorités et gérer calmement les imprévus.

• Autonomie, proactivité et goût des solutions pour faire avancer les dossiers sans supervision constante.

• Tact, intégrité et discrétion; aisance à établir des liens de confiance à tous les niveaux, avec assurance au besoin.

• Communication et comportement professionnels adaptés à un rôle de représentation de la direction.

• Expérience en industrie ou en aéronautique, en organisation de voyages internationaux, en communication ou en marketing : un atout.

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Job requirements:

• University degree in business administration, management or diploma (DEC) in office administration, business administration or a related field,

• Minimum of 7 years of experience in executive support, including at least 3 years supporting a senior executive (CEO, President, Vice President or another executive-level leader).

• Experience supporting an executive leadership team or Board of Directors is a strong asset.• Impeccable French, excellent English and strong business correspondence skills.

• Advanced proficiency in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint and Teams) and approved AI tools.

• Organization, anticipation and sound judgement to set priorities and handle unexpected situations calmly.

• Autonomy, proactivity and a solutions mindset to move work forward without constant supervision.

• Tact, integrity and discretion; ability to build trusted relationships at all levels, with confidence when needed.

• Professional communication and conduct suited to a role representing the CEO’s office.

• Experience in an industrial or aerospace environment, international travel planning, communications or marketing is an asset.