Adjoint(e) exécutif(ve)

Gestion Providentia est une organisation à but non lucratif qui a pour mission d’accompagner les autorités des congrégations religieuses et les organisations partenaires dans la réalisation de leur mission et de leurs objectifs, dans la prise en charge du bien-être de leurs membres et dans la pérennisation de leur héritage et de leur charisme en leur offrant des conseils et des services de gestion des affaires temporelles, et ce, au Québec et dans d’autres provinces canadiennes.

Sous l’autorité de la Secrétaire corporative et responsable des affaires juridiques, l’adjoint(e) exécutif(ve) assure un soutien administratif et organisationnel auprès de la direction ainsi que de certains clients qui lui sont assignés.

La personne titulaire du poste coordonne diverses activités administratives, gère des informations de nature confidentielle et contribue à l’efficacité des opérations de Gestion Providentia (GP) et de Fiducie Compassion Trust (FCT). Elle veille à offrir un service professionnel, rigoureux et de grande qualité, tout en respectant les échéances et en priorisant efficacement les demandes provenant de plusieurs intervenants.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Coordonner les réunions des conseils d’administration de GP et de FCT ainsi que des différents comités, incluant la préparation des documents et le suivi des décisions;
• Assurer le maintien des registres, des dossiers administratifs et la gestion de certains documents;
• Effectuer diverses démarches de conformité auprès des autorités gouvernementales et assurer le suivi des obligations corporatives;
• Offrir un soutien administratif de haut niveau aux directions, incluant la préparation de présentations, la révision de documents et la coordination de rencontres;
• Assurer la gestion administrative des dossiers clients, des contrats, des offres de services et des échéances;
• Produire et maintenir des outils de suivi, tableaux de bord et rapports contribuant à l’atteinte des objectifs organisationnels;
• Participer à la préparation de rapports, bilans et documents stratégiques pour la direction.
• Soutenir les activités administratives liées à la Maison Mère d’Youville, notamment le suivi des baux, des locataires, des fournisseurs, des contrats et des dossiers courants;
• Assurer le soutien administratif aux activités comptables, notamment en ce qui concerne les signatures bancaires et les résolutions afférentes;
• Collaborer avec les différentes équipes afin d’offrir un service professionnel, rigoureux et confidentiel auprès de multiples intervenants.

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Sens de l’initiative et capacité à travailler en équipe afin de soutenir les différentes demandes
• Habileté dans les relations et communications interpersonnelles
• Respect, écoute, empathie et accent mis sur le service à la clientèle
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en simultané
• Sens de la planification, de l’organisation et habileté à gérer des priorités changeantes
• Excellentes capacités de synthèse et de rédaction
• Grand sens de la confidentialité et de la discrétion, rigueur et souci du détail

EXIGENCES REQUISES

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou toute autre formation équivalente et pertinente
• Cinq ans d’expérience dans un poste similaire
• Parfaite maîtrise du français à l'oral et à l'écrit, bonne connaissance de l’anglais
• Excellente maîtrise de la Suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint)

AVANTAGES SOCIAUX

• Un salaire à partir de 63 918.40 $
• Poste permanent à 35 heures par semaine
• 4 semaines de vacances après une année
• 14 jours fériés
• 9,6 jours maladies/personnels monnayables
• Assurance collective
• Contribution au régime de retraite par l’employeur jusqu’à 4%
• Programme d'aide aux employés
• Et bien plus!