ADJOINT(E) EXÉCUTIVE À LA DIRECTION GÉNÉRALE

Relevant directement du siège social, l’adjointe exécutive agit comme partenaire de confiance et
contribue activement à l’organisation, à la priorisation et à l’exécution des dossiers de la direction.
Elle soutient la direction dans la gestion de ses priorités, la préparation des dossiers décisionnels et le
suivi rigoureux des décisions, des engagements et des échéances.
Grâce à son jugement, à sa discrétion et à sa capacité d’anticipation, elle assure une fluidité dans les
échanges et la circulation de l’information entre le siège social, les directrices des résidences et les
partenaires externes. Elle facilite la coordination des dossiers transversaux, veille au respect des
échéanciers et s’assure que les enjeux nécessitant une décision soient rapidement portés à l’attention des personnes concernées.

Responsabilités

Soutien exécutif et gestion des priorités

• Assurer en priorité une gestion proactive de l’agenda, des engagements et des échéances de la direction générale, en optimisant son temps et en protégeant ses priorités.
• Anticiper les besoins de la direction générale, préparer les rencontres et s’assurer que l’information et les documents requis sont disponibles au bon moment.
• Maintenir un tableau de bord des priorités, anticiper les échéances, identifier les enjeux, les retards ou les dossiers bloqués et présenter une synthèse des dossiers nécessitant une décision, une intervention ou un suivi.
• Selon les priorités établies, offrir un soutien de coordination aux membres du siège social.

Suivi des décisions et des engagements

• Préparer les rencontres de la direction générale, produire les comptes rendus et les tableaux de suivi, consigner les décisions, identifier les responsables et les échéances, puis effectuer les relances nécessaires jusqu’à la réalisation des actions convenues.
• Assurer un suivi rigoureux des engagements pris par la direction générale et des dossiers nécessitant la mobilisation de plusieurs parties prenantes.
• Identifier rapidement les situations nécessitant une intervention ou une décision de la direction générale.
• Participer à l’amélioration des outils de gestion de projets et de suivi des priorités afin de favoriser la clarté des responsabilités, l’imputabilité et le respect des échéanciers.

Préparation de dossiers décisionnels et suivi de la performance

• Effectuer des recherches, analyser et résumer l’information pertinente, puis préparer des notes de synthèse, rapports, présentations et dossiers décisionnels à l’intention de la direction générale.
• Compiler et structurer les données nécessaires à la prise de décision et à la préparation des rencontres.
• Coordonner la collecte et la compilation des indicateurs de performance organisationnels, assurer la mise à jour des tableaux de bord de gestion et préparer les synthèses destinées à la direction générale et aux différents comités.
• Préparer les documents exécutifs requis avec un souci élevé de qualité, de précision et de confidentialité.

Coordination et liaison

• Agir comme point de liaison privilégié entre la direction générale, le siège social, les directions générales des résidences, les équipes internes, les partenaires et les autres parties prenantes.
• Assurer la circulation efficace de l’information entre le siège social et les résidences, coordonner les demandes et effectuer les suivis nécessaires afin de soutenir l’avancement des priorités organisationnelles.
• Obtenir l’information requise, effectuer les relances et réacheminer les dossiers lorsque nécessaire, en veillant au respect des responsabilités et des échéanciers.
• Filtrer et prioriser certaines demandes adressées à la direction générale afin de protéger son temps et son attention.
• Lorsque mandatée, représenter la direction générale dans certaines rencontres de coordination ou à caractère administratif.

Conseil d’administration et gouvernance

• Coordonner la préparation des réunions du conseil d’administration et des comités, incluant le calendrier annuel, les convocations, les ordres du jour, la collecte et la transmission des documents, les résolutions et les procès-verbaux lorsque requis.
• Assurer la préparation, la qualité et la circulation des documents requis pour les instances de gouvernance et les rencontres stratégiques.
• Effectuer les suivis auprès des responsables afin de favoriser la réalisation des décisions prises et le respect des échéanciers.
• Contribuer à la préparation des documents et des présentations destinés aux instances de gouvernance et aux comités stratégiques.

Communications et gestion documentaire

• Structurer, organiser et prioriser les communications internes et externes de la direction générale afin d’en assurer la fluidité, l’efficacité et la cohérence.
• Rédiger, réviser et mettre en forme les communications officielles de la direction générale, incluant les lettres, mémoires, notes d’information, documents de présentation et correspondances destinées aux partenaires, fournisseurs, instances gouvernementales, organismes et collaborateurs externes.
• Veiller à la qualité, à la cohérence et au professionnalisme des communications émanant de la direction générale.
• Collaborer avec l’équipe des communications et du marketing afin d’assurer l’arrimage des messages et des initiatives organisationnelles.
• Assurer la préparation, le classement, la protection et le suivi des documents confidentiels, des ententes, des résolutions et des dossiers de gouvernance.
• Assurer une gestion documentaire rigoureuse et faciliter l’accès à l’information pertinente pour la direction générale.

Autres responsabilités de coordination

• Planifier et coordonner les enregistrements de balados, incluant les réservations, la logistique et les suivis associés.
• Offrir, selon les priorités établies, un soutien de coordination à certains membres du siège social.
• Assurer la gestion des inventaires et des commandes de fournitures de bureau, lorsque requis.

Compétences recherchées

• Excellente capacité d’anticipation, d’organisation et de gestion des priorités.
• Jugement professionnel, autonomie et proactivité.
• Excellentes capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse.
• Diplomatie, fermeté et influence sans autorité hiérarchique.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers dans un environnement changeant et sous pression.
• Discrétion et aisance avec les dossiers confidentiels.
• Orientation vers les résultats et souci du détail.
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils collaboratifs, de gestion et d’intelligence artificielle.

Qualifications

• DEC ou BAC en administration, bureautique, gestion ou domaine pertinent, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Minimum de cinq années d’expérience pertinente, préférablement auprès de la haute direction ou d’une direction générale.
• Expérience en préparation de documents exécutifs, coordination de rencontres décisionnelles et suivi de dossiers complexes.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit; anglais, un atout.

Horaire

• 35 HRS /semaine
• Poste permanent /hybride
• Lundi au vendredi (possibilité de moduler son horaire en fonction des CA et des réunions)