Adjointe aux conseillers

Adjointe aux conseillers - services financiers

Nous sommes présentement à la recherche d’un( e) adjointe aux conseillers dans le secteur des services financiers. Le lieu de travail se situe dans les locaux de iA Groupe Financier, agence Drummondville. Le rôle principal étant de soutenir les conseillers dans le traitement administratif des demandes liées aux produits d’assurances et d’épargne.

Principales responsabilités

Soutien aux représentants

• Assurer le soutien administratif quotidien des représentants et conseillers.
• Préparer les documents, formulaires et informations nécessaires aux rencontres avec les clients.
• Effectuer la saisie et la mise à jour des informations dans les dossiers clients et les différents systèmes.
• Vérifier que la documentation requise est complète avant la transmission des demandes.
• Effectuer le suivi des dossiers en cours et informer les représentants de leur progression.
• Assurer le suivi des demandes nécessitant des renseignements ou documents supplémentaires.
• Préparer et transmettre les formulaires requis.
• Effectuer les suivis administratifs auprès des assureurs, institutions financières ou autres partenaires.
• S'assurer que les signatures, autorisations, pièces justificatives et renseignements nécessaires sont présents au dossier.
• Effectuer les suivis relatifs aux modifications de contrats, changements de bénéficiaires, retraits, transferts ou autres opérations demandées.

Service et suivi auprès des clients

• Répondre aux demandes administratives courantes des clients par téléphone et par courriel.
• Communiquer avec les clients afin d'obtenir les documents ou informations manquants.
• Effectuer les suivis convenus à la suite des rencontres avec les représentants.
• Coordonner les rendez-vous et assurer certains rappels auprès de la clientèle.
• Diriger les demandes nécessitant des conseils ou recommandations financières vers le représentant autorisé.
• Maintenir une approche professionnelle, confidentielle et orientée vers la qualité du service.

Gestion documentaire et conformité

• Maintenir des dossiers clients complets, précis et à jour.
• Classer et archiver les documents conformément aux procédures du cabinet.
• Porter une attention particulière à la confidentialité des renseignements personnels et financiers.
• Collaborer avec les représentants afin que les exigences administratives et documentaires liées à la conformité soient respectées.
• Effectuer les suivis concernant les documents arrivant à échéance ou nécessitant une mise à jour.