Agent ou agente de planification, de programmation et de recherche

Mandat

Personne qui est chargée d’un ou plusieurs programmes ou de projets dans le but de fournir une assistance professionnelle au développement des services notamment en conseillant, en assurant le suivi ou en soutenant divers acteurs dans un ou plusieurs programmes ou projets. Elle assure les activités de recherche nécessaires à l’identification et à l’évaluation des ressources et des besoins. Elle conçoit et propose les plans et programmes de développement en vue d’assurer une planification adéquate des services. Elle fournit ses conseils relativement à l’implantation ou à l’amélioration de programmes et/ou de services. Elle peut participer aux différentes activités d’enseignement et de formation.

Sous l’autorité de l’adjoint à la Direction médicale et des services professionnels (DMSP) – volet régional et effectifs médicaux, la personne titulaire soutient l’organisation des services médicaux spécialisés et le maintien d’une offre de services adéquate sur l’ensemble du territoire de Chaudière-Appalaches.

Elle participe au déploiement du Département territorial de médecine spécialisée (DTMS), à l’élaboration et à la révision des trajectoires de soins et des corridors de services, ainsi qu’aux projets favorisant l’accès et la continuité des soins. Elle contribue à la planification des effectifs spécialisés, aux demandes de dépannage et aux mesures de soutien à la couverture et à l’attraction médicale et elle peut être appelé à soutenir le Département territorial de médecine familiale (DTMF) et le Conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sage-femmes (CMDPSF).

Elle collabore à la rédaction de documents officiels et d’outils d’organisation des soins et soutient les gestionnaires dans le suivi de la performance financière et des ressources humaines de la direction, notamment par les salles de pilotage, les indicateurs et l’analyse des résultats.

Responsabilités

Support aux mandats de la Direction médicale et des services professionnels (DMSP) :

En collaboration avec les responsables médicaux, les adjoints à la DMSP et les gestionnaires concernés, la personne titulaire soutient la planification et la réalisation des projets d’organisation médicale spécialisée. Ses travaux visent à adapter l’offre aux besoins populationnels, aux réalités des différents territoires et aux ressources disponibles.

• Collaborer à l’élaboration, à la révision et au déploiement de trajectoires de soins et de services qui favorisent l’accès en temps opportun, par le bon intervenant et au bon moment.
• Documenter les obstacles à l’accès, les enjeux de continuité et les risques de rupture; proposer et suivre des plans d’action avec les équipes concernées.
• Soutenir la définition des corridors de services, des modalités de transfert entre installations et des mesures de complémentarité nécessaires au maintien d’une offre médicale adéquate sur l’ensemble du territoire.
• Contribuer à la mise à jour du portrait de l’offre de services et des effectifs spécialisés par spécialité, installation et territoire, en considérant les différents milieux de pratique.
• Participer aux exercices de planification des effectifs médicaux et aux argumentaires relatifs aux plans d’effectifs médicaux (PEM); analyser les besoins, les départs anticipés, la mobilité et les scénarios de recrutement ou de remplacement.
• Préparer et suivre, lorsque requis, les demandes de dépannage et les mesures temporaires de couverture, avec les partenaires et les autorités concernés.
• Contribuer à l’analyse et au suivi des lettres d’entente, protocoles d’accord et annexes applicables à la médecine spécialisée; préparer les demandes de soutien à l’attraction et à la couverture médicale et suivre les autorisations, les engagements et les échéances.

Soutien au déploiement du DTMS

La personne titulaire offre un soutien professionnel à la mise en place et au fonctionnement du Département territoriale de médecine spécialisée (DTMS), dans le respect de la Loi sur la gouvernance du système de santé et de services sociaux (LGSSSS) et des orientations applicables. Elle appuie les instances et les responsables dans l’exercice de leurs fonctions.

• Contribuer à la planification des étapes de déploiement, à la documentation des exigences et à la préparation des mécanismes de fonctionnement et des outils nécessaires aux travaux du département.
• Soutenir la préparation des dossiers du comité de direction et des groupes de travail du DTMS ainsi que le suivi de leurs décisions et de leurs plans d’action.
• Documenter les besoins en services spécialisés, notamment dans les secteurs prioritaires et ceux où les effectifs sont limités, afin d’appuyer l’organisation territoriale des services et la préparation des avis et recommandations.
• Collaborer à la définition des objectifs et des indicateurs du DTMS, à la mesure des résultats et à la préparation des bilans et des redditions de comptes.
• Faciliter la concertation et la circulation de l’information auprès des médecins spécialistes et des partenaires pour soutenir la réalisation des priorités retenues.

Documentation officielle et outils d’organisation des soins

• Rédiger, développer et mettre à jour, avec les experts concernés, des politiques, procédures, trajectoires, règles d’utilisation des ressources et outils de référence. (par exemple, la trajectoire d’aide médicale à mourir (AMM) et la politique relative aux décès).
• Assurer la cohérence des documents officiels avec le cadre applicable et soutenir leur cheminement pour validation et approbation par les instances compétentes.
• Concevoir les outils nécessaires à l’application des documents approuvés et soutenir leur diffusion et leur déploiement auprès des équipes concernées.
• Assurer le suivi des versions, des échéances de révision et des ajustements requis selon l’évolution des besoins et des pratiques.

Soutien à la performance de la direction

• Appuyer les gestionnaires dans le suivi de la performance financière et de l’utilisation des ressources humaines de la direction, en collaboration avec les équipes des finances et des ressources humaines.
• Créer, structurer, alimenter et tenir à jour les salles de pilotage et les tableaux de bord de la DMSP; soutenir la préparation des rencontres et le suivi des actions convenues.
• Développer et suivre les indicateurs avec les gestionnaires, en préciser les définitions, les cibles, les sources et la fréquence de mise à jour et veiller à la cohérence des données.
• Soutenir les gestionnaires dans l’analyse de la performance de leur secteur, la priorisation des actions et le suivi des plans d’amélioration, en considérant les enjeux d’accès, de qualité, de continuité et d’utilisation des ressources.
• Produire des états de situation, des bilans et des synthèses décisionnelles et collaborer à l’amélioration des processus et des outils avec le spécialiste en procédés administratifs de la direction.

Soutien aux responsabilités du CMDPSF

En collaboration avec la DMSP, le comité exécutif du CMDPSF, les responsables des comités et les directions concernées, la personne titulaire soutient l’organisation, le déploiement et le suivi des mécanismes relevant des responsabilités du CMDPSF.

• Soutenir le fonctionnement et le développement des comités d’évaluation de l’acte, notamment par la planification des travaux, l’harmonisation des outils et le suivi des recommandations et des mesures d’amélioration de la qualité et de la pertinence des actes.
• Collaborer au développement des outils de suivi administratif des ordonnances de traitement et d’hébergement pour lesquelles un rôle de suivi est confié au CMDPSF. Par exemple outils de suivi des échéances, relances pour les rapports requis selon les jugements et liaison avec les médecins traitants, les équipes cliniques et les services juridiques.
• Soutenir, avec le département de pharmacie et le comité de pharmacologie, le cheminement des demandes de médicaments pour des motifs de nécessité médicale particulière (NMP) ou pour un traitement d’exception : outils de demande, vérification des pièces requises, suivi des décisions, des conditions et des redditions de comptes applicables.
• Appuyer le cheminement des ordonnances collectives, des protocoles et des règles d’utilisation des médicaments relevant des instances du CMDPSF, en assurant le suivi des consultations, des approbations et des révisions avec les experts concernés.
• Développer des indicateurs, des bilans et des outils permettant aux instances compétentes de suivre les activités d’évaluation de l’acte, les obligations de suivi et la mise en œuvre des mesures d’amélioration retenues.
• Collaborer, sur le plan organisationnel et méthodologique, aux démarches d’évaluation et de maintien de la compétence des membres ainsi qu’aux activités d’information et de formation qui en découlent.
• Collaborer aux volets administratifs liés à la pratique médicale et au soutien du conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sages-femmes (CMDPSF), notamment aux processus de nomination, de renouvellement, de suivi des privilèges et des avis de service pour les dossiers de médecine spécialisée.
• Contribuer à l’actualisation des mandats et des outils des comités ainsi qu’à la préparation des bilans et du rapport annuel du CMDPSF sur l’exercice de ses responsabilités.

Ce soutien s’exerce dans le respect des responsabilités cliniques et décisionnelles des professionnels et des instances concernées, des dispositions des jugements applicables et des règles légales de confidentialité et d’accès aux dossiers et aux procès-verbaux.

Soutien aux partenaires

La personne titulaire collabore avec les directeurs médicaux, les chefs de département et de service, les gestionnaires et les partenaires cliniques et administratifs. Elle soutient la cohérence des actions entre les installations et les milieux de pratique et participe aux mécanismes de cogestion médico-administrative.

Elle facilite la circulation de l’information dans son secteur et auprès du corps médical, prépare les communications et les documents utiles aux travaux et favorise la concertation. Selon le mandat confié, elle représente la DMSP dans les instances et les groupes de travail pertinents.

Autres responsabilités

• Soutenir les activités de recrutement des médecins spécialistes, le suivi des candidatures et, selon les mandats confiés, les démarches de parrainage des diplômés internationaux en médecine (DIM).
• Collaborer aux volets administratifs liés à la pratique médicale et au soutien du conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sages-femmes (CMDPSF), notamment aux processus de nomination, de renouvellement, de suivi des privilèges et des avis de service pour les dossiers de médecine spécialisée.
• Assurer les liens nécessaires avec Santé Québec, la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et les autres partenaires pour le suivi des dossiers confiés.
• Collaborer avec la direction responsable de la recherche et de l’enseignement au suivi des titres universitaires, des chercheurs boursiers et des formations complémentaires des médecins, selon les besoins et les priorités de la DMSP et des chefs de département.
• Collaborer à des projets de recherche sur l’organisation médicale et soutenir les chercheurs, notamment par la recension des connaissances, la collecte et l’analyse des données et la diffusion des résultats.
• Participer aux comités portant sur l’organisation des soins de première et de deuxième ligne et contribuer aux mandats régionaux confiés, en complémentarité avec les ressources concernées.
• Respecter les règles de confidentialité, de protection des renseignements et de gestion documentaire et accomplir les autres tâches connexes à ses fonctions.

Exigences

Doit détenir un baccalauréat dans une discipline universitaire appropriée telle qu’en sciences de l’administration, en sciences humaines ou en sciences sociales.