Assistant(e) administratif(ve)

Principales fonctions

En tant qu’assistant(e) administratif(ve), vous travaillerez sous la responsabilité de la Directrice exécutive Talents, diversité et expérience employé. Dans votre quotidien, vous êtes responsable d’assister votre supérieur dans l’exécution de ses fonctions et assurez le support administratif dans la réalisation des objectifs.

Vos principaux mandats :

• Contribuer à la réalisation des priorités, des objectifs et des dossiers stratégiques, sensibles et confidentiels de la Direction exécutive en assurant un soutien administratif et organisationnel de haut niveau.
• Soutenir l'efficacité et la fluidité des activités de la Direction exécutive en veillant à la qualité, à la cohérence et à l'accessibilité de l'information essentielle à la prise de décision et aux opérations.
• Participer à l'amélioration continue de la performance organisationnelle de la Direction exécutive en optimisant les pratiques administratives, les outils de gestion et les modes de collaboration.
• Favoriser la circulation de l'information et les interactions au sein de la Direction exécutive ainsi qu'avec les parties prenantes internes et externes afin de soutenir l'atteinte des objectifs de l'organisation.
• Contribuer à la gestion sécuritaire de renseignements confidentiels et sensibles relatifs aux ressources humaines, en assurant le respect des règles de gouvernance et de protection de l'information.

Plus spécifiquement, vous :

• Recueillez pour votre supérieur tous les renseignements et les documents nécessaires à l’exécution de ses fonctions.
• Planifiez les rencontres et contribuez au bon fonctionnement des comités en assurant une collaboration étroite avec les assistants(es) administratifs(ves) des directions exécutives partenaires.
• Assurez la préparation et le suivi administratif des rencontres des différentes instances décisionnelles et consultatives reliées à la Direction exécutive, notamment les comités de gestion, les comités relevant du conseil d'administration et les forums de gouvernance interne, incluant les convocations, l'élaboration des ordres du jour, la préparation de la documentation, les comptes rendus ainsi que le suivi des décisions et des actions découlant des rencontres.
• Vous assurez que toutes les fonctions d’ordre administratif assumées par la direction exécutive soient bien remplies par les personnes responsables à l’intérieur de celle-ci.
• Réceptionnez, distribuez, assurez le suivi et classez toute la correspondance adressée à votre supérieur et veillez à tenir son agenda à jour.
• Agissez à titre de gardien(ne) de la documentation et des espaces collaboratifs de la Direction exécutive, notamment en assurant l'organisation, l'intégrité, l'accessibilité et la mise à jour des répertoires, des fichiers et des sites SharePoint.
• Produisez, mettez à jour ou consolidez divers indicateurs de gestion, tableaux de bord et outils de suivi afin de soutenir la reddition de comptes et la prise de décision de la Direction exécutive.
• Assumez toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à sa fonction ou qui peuvent vous être confiées.

Exigences

Votre profil est activement recherché si vous:

• détenez un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
• possédez un minimum de 5 années d’expérience pertinente.

Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente peut être considérée.

Vous êtes une personne reconnue pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :

• Rigueur, priorisation, collaboration, sens client, gestion du stress, autonomie, centré résultats, qualité des décisions.
• Grande discrétion et gestion de renseignements confidentiels et sensibles.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Power BI et SharePoint.
• Bonne compréhension des principes de gestion documentaire, de gouvernance de l'information et d'organisation des espaces collaboratifs.
• Connaissance en gestion, compilation et analyse de données administratives ainsi qu'en production de tableaux de bord et d'outils de suivi.
• Compréhension des principes d'amélioration continue, d'optimisation des processus et d'efficacité opérationnelle.
• Connaissance des mécanismes de gouvernance, de coordination d'instances et de préparation de dossiers décisionnels (un atout).

Nous aimerions en apprendre davantage sur vous!

Conditions de travail

• Une rémunération globale avantageuse.
• Un régime de retraite à prestations déterminées vous assurant une tranquillité d’esprit.
• Un milieu de travail où votre développement professionnel est valorisé.
• Le transport collectif gratuit sur tout le réseau de la STM et de ses partenaires.
• Un programme d’aide aux employés donnant accès à différents services de soutien.
• Un régime d’assurances collectives compétitif, pour vous et pour votre famille.
• Des horaires de travail flexibles pour favoriser la conciliation vie personnelle et professionnelle.