Assistante administrative / juridique - Senior

Êtes-vous un(e) professionnel(le) expérimenté(e) de l'administration issu(e) du secteur juridique, à la recherche d'un poste à forte visibilité dans le domaine de la gestion de placements ?

Êtes-vous une personne proactive, très organisée et bilingue, qui excelle à soutenir la haute direction dans un environnement dynamique ?

En travaillant directement avec le/la chef(fe) des affaires juridiques et son équipe, vous jouerez un rôle clé dans la gestion de calendriers exécutifs complexes, la logistique des déplacements, le suivi des flux de documents juridiques et des contrats, ainsi que les communications à haut niveau avec les parties prenantes pour une plateforme d'investissement de premier plan.

Souhaitez-vous rationaliser les opérations exécutives et contribuer à une initiative d'investissement nationale majeure en tant qu'Assistant(e) juridique et administratif(ve) principal(e) ?

Si oui, cette opportunité pourrait être pour vous !

Avantages
-Poste permanent à temps plein
-Salaire de base de 90 000 $ à 98 000 $ par année (selon l'expérience), plus une prime annuelle garantie de 12 %
-4 semaines de vacances payées, 5 jours personnels dès le premier jour, ainsi que les vendredis après-midi congé pendant l'été
-Assurance collective complète efficace dès votre première journée
-Régime de retraite d'entreprise très compétitif
I-nvestissement continu dans le développement professionnel, la formation et l'avancement de carrière
-Accès illimité 24/7 à des services de soins de santé virtuels et à des ressources de bien-être
-Congé familial payé inclusif : jusqu'à 26 semaines pour le parent principal et 5 semaines pour le parent secondaire
-Soutien personnalisé et aide financière pour la fondation d'une famille (de la pré-grossesse à la ménopause)
-Modèle de travail hybride (4 jours au bureau et le vendredi en télétravail)

Responsabilités
-Assurer un soutien administratif de haut niveau au/à la chef(fe) des affaires juridiques et à l'équipe afin de garantir la fluidité des opérations quotidiennes
-Gérer des agendas exécutifs complexes, résoudre les conflits d'horaires et prioriser les réunions avec les parties prenantes internes et externes
-Coordonner l'ensemble de la logistique des déplacements, des itinéraires et des hébergements pour les cadres désigné(e)s
-Rédiger, réviser, mettre en page et traduire des documents juridiques, des rapports, des présentations et de la correspondance
-Maintenir des systèmes de classement organisés, gérer le flux de documents juridiques et faire le suivi des échéances, des dépôts de conformité et des contrats
-Tenir à jour les registres d'accords de confidentialité (NDA), les listes de participations privées et effectuer les vérifications de conflits d'intérêts
-Préparer, traiter et concilier les comptes de dépenses, les factures et les documents budgétaires dans Concur et autres systèmes internes
-Diriger des projets administratifs, incluant l'organisation des données pour le partage d'informations entre unités d'affaires et la conception de rapports d'indicateurs de performance (KPI)
-Coordonner les réunions, conférences téléphoniques et séances d'information juridique; préparer les ordres du jour, la documentation et rédiger les procès-verbaux
-Appuyer les réunions de comités et participer à l'organisation d'événements corporatifs de grande envergure
-Agir à titre de liaison clé avec les équipes internes et les partenaires juridiques externes, en veillant au suivi rapide des demandes
-Traiter l'information confidentielle et stratégique avec le plus haut niveau de discrétion et de professionnalisme

Qualifications
-Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
-Diplôme universitaire de premier cycle (Baccalauréat), un atout
-Minimum de 7 ans d'expérience dans un rôle de soutien à la haute direction, incluant une expérience au sein d'un cabinet d'avocats, d'un service juridique d'entreprise ou d'une équipe de conformité (idéalement dans le secteur financier ou des services professionnels)
-Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive); expérience avec Concur et les systèmes de gestion de voyages, un atout
-Expérience démontrée en révision, relecture d'épreuves et mise en page de documents
-Excellence dans le service à la clientèle, avec une grande capacité à répondre rapidement et efficacement aux demandes imprévues
-Grand sens de l'autonomie, proactivité et excellente gestion du temps pour évoluer dans un environnement à rythme rapide
-Capacité éprouvée à prioriser et à gérer plusieurs tâches complexes simultanément tout en soutenant le/la chef(fe) des affaires juridiques et l'équipe
-Faire preuve d'un jugement sûr, de diplomatie, de discrétion et de professionnalisme dans la manipulation d'informations confidentielles
-Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision
-Agilité à apprendre rapidement et à adopter de nouvelles technologies et systèmes internes

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
Ce poste vous intéresse ? Postulez en ligne ou envoyez-nous un courriel à [email protected].

Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience !

Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [email protected] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.