Co-coordonnateur de réception

Nous recherchons un co-coordonnateur de réception pour un poste permanent à Ville Saint-Laurent. Cette personne agira comme point de contact principal à l’entrée des immeubles et contribuera au bon déroulement des services offerts aux locataires et aux visiteurs. Le rôle combine l’accueil, la coordination administrative ainsi que le soutien opérationnel lié aux accès, aux télécommunications et aux équipements partagés. Il s’agit d’une occasion idéale pour une personne organisée, débrouillarde, ayant le souci du détail et orientée vers le service à la clientèle.

Responsabilités:

• Accueillir les visiteurs et les occupants avec professionnalisme, gérer le comptoir d’entrée et offrir un service courtois en tout temps.

• Rédiger et diffuser divers avis destinés aux locataires, en veillant à la clarté des communications et au respect des échéanciers.

• Configurer les téléphones IP remis aux locataires, résoudre les incidents de base liés au service et faire le lien avec le fournisseur au besoin.

• Produire, programmer et suivre les cartes d’accès pour les nouveaux occupants, maintenir les autorisations à jour et coordonner les demandes d’entretien du système.

• Administrer l’inventaire des clés pour les immeubles, préparer les ensembles pour les nouveaux locataires et assurer la tenue des registres de distribution.

• Fournir un soutien technique de premier niveau lors de l’installation des locataires, notamment pour l’accès Internet et les logiciels requis pour les copieurs multifonctions.

• Veiller au bon fonctionnement des copieurs multifonctions, accompagner les nouveaux utilisateurs et organiser les visites de service ou les réparations avec les fournisseurs.

• Gérer les réservations des salles de réunion, programmer les accès nécessaires et s’assurer que les espaces sont prêts à être utilisés.

• Effectuer des vérifications quotidiennes de l’état général des lieux, relever les anomalies et transmettre rapidement les besoins d’entretien aux intervenants concernés.

• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste lié à l’accueil, à la coordination administrative ou au service à la clientèle.

• Expérience avec un standard téléphonique à lignes multiples et excellente aisance dans les communications avec le public.

• Connaissance pratique des téléphones Polycom; une expérience avec le système Ubity constitue un atout important.

• Capacité à gérer des tâches administratives variées, incluant la saisie de données, le classement et le suivi de dossiers.

• Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook dans un environnement de travail administratif.

• Solides habiletés interpersonnelles, sens de l’organisation et capacité à offrir un service de type conciergerie avec professionnalisme.

• Aptitude à coordonner plusieurs demandes simultanément, à résoudre des problèmes concrets et à collaborer avec des fournisseurs externes.

*L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.