Coordonnateur.trice d’équipe

QUELQUES MOTS SUR NOUS

Originaires de tous horizons, nous sommes uni·e·s par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 450 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN.

TON ÉQUIPE

Rejoindre l’équipe Originals, c’est rejoindre une équipe qui a pour mission de créer et de produire de nouvelles formes d'expérience multimédia et immersives qui se déploient à travers le monde. L’équipe d’Originals transforme des sites en expériences uniques, tant en intérieur qu’à l’extérieur, opérationnelles pendant plusieurs années, créant des destinations emblématiques et des expériences palpitantes en tournée.

TA MISSION

En tant que Coordonnateur·trice d’équipe, tu offres un soutien administratif à deux directrices générales et à leurs équipes proches, sur deux volets: un soutien administratif et de coordination des deux lignes d’affaires, et un appui au processus de développement d’affaires et de diffusion des projets sur leur gouverne.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Support aux directrices générales et au bureau
(GMs, Producteur·trice·s et équipe de développement d’affaires)

• Gestion d'agendas : Optimiser les calendriers des GMs et coordonner l'horaire global de l'équipe.
• Logistique de voyage : Prendre en charge les réservations de transport et d'hébergement pour les GMs, et certains membres de leurs équipes.
• Relations partenaires & promoteurs : Soutenir les GMs et les producteurs dans leurs relations et réunions avec les promoteurs (Fever, Neon, Imagine, etc.).
• Accueil et Hospitalité : Organiser les visites des partenaires à Montréal ou sur nos différents sites/spectacles à l'international (incluant la gestion de la billetterie). Aide au montage d'événements internes ou en support à l'accueil.
• Support quotidien à l'équipe BD : Répondre aux demandes de recherche, de soutien TI, de prise de notes de réunion et de demandes de formation.
• Formation interne : Agir comme référence sur la documentation et l'utilisation des outils technologiques (Wrike, Keynote, Drive, Serveur).

Soutien au développement des affaires (BD)

• Présentations exécutives : Conception, révision et mise au propre des pitch decks et présentations stratégiques pour la direction, internes et externes.
• Gestion des opportunités (Pipeline) : Filtrer les leads entrants (leads In), saisir et mettre à jour les opportunités dans Pipedrive (CRM)
• Recherche : Effectuer des recherches de marché, des analyses comparatives (benchmarking) et repérer des sites potentiels (site scouting).
• Soutien à la direction : Assister les Directeurs Généraux (GMs) dans l'élaboration de documents de stratégie et des rapports trimestriels.
• Événements et Conférences : Coordonner la participation aux conférences et événements (gestion des invitations, documentation de nouvelles relations, logistique de préparation, etc.).

Coordination de projets en phase de développement (“pitch”)

• Ouverture et fermeture de projets : Initialiser les nouveaux projets “pitchs” dans les systèmes (Wrike, CB, slack): documentation de départ, création de dossiers et suivi des ententes de confidentialité (MNDA). Documentation et fermeture de projet.
• Planification et suivi : Définir et gérer les Scope of Work, assurer le suivi des budgets et des calendriers en soutien aux LP.
• Outils de coordination : Créer, optimiser et mettre à jour des outils de suivi pour soutenir l'équipe au quotidien.
• Communication et flux d'information : Assurer un alignement fluide et constant entre les parties prenantes internes et externes.
• Gestion documentaire : Administrer le serveur et le Google Drive, et assurer l'archivage des documents pertinents.
• Soutien opérationnel (Back-up) : Agir en renfort pour les coordonnateurs de production de façon ad hoc, lors de périodes de fort achalandage.

Gestion administrative et financière

• Gestion de Wrike : Créer et suivre les projets internes et BD (approbations, feuilles de temps/timesheets).
• Suivi budgétaire : Superviser les budgets généraux et valider l'exactitude des données financières intégrées (Rapport de dépenses, dépenses de pitchs, voyages, conférences).
• Comptabilité et facturation : Gérer les comptes de dépenses, la facturation du département, le suivi des factures impayées et le contrôle des cartes de crédit corporatives.
• Gestion des tiers : Assurer la liaison et la gestion administrative avec les fournisseurs.