Projects Management Assistant/Adjoint(e) aux chargé(e)s de projets

Do you know you can truly make a difference within our company?

You might just be our ideal candidate!

As a Project Management Assistant at Coffrages Synergy, you will play an essential role in the smooth execution of our operations and the success of our construction projects.

Your mission will be to support our Project Managers with administrative, financial, and documentation-related tasks, while ensuring effective coordination between the office and the job site. Thanks to your organizational skills and attention to detail, you will actively contribute to the quality of project follow-up, the accuracy of information shared, and the maintenance of high standards within our team.

What you gain by joining our team:

• The chance to be part of a dynamic team that listens to your needs;
• A competitive salary and multiple opportunities for advancement based on your interests;
• Unlimited training through our mobile app;
• Team events and health & wellness programs;
• The opportunity to shape a role that truly reflects your strengths.

Sounds great, but what does a typical day as a Project Management Assistant look like?

• Review incoming invoices: verify quantities, prices, and compliance with purchase orders or contracts;
• Assign each invoice to the correct project and budget line;
• Collaborate with the accounting department to ensure accurate and timely payment processing;
• Maintain updated tracking spreadsheets in Excel (billing, project costs, etc.);
• Prepare, send, and follow up on subcontract and supply contracts;
• Send project start-up emails;
• Download plans (versions, revisions, addenda) and organize them in the internal system;
• Print plans and distribute them to the appropriate teams;
• Organize and maintain project files in a structured way within internal platforms.

What you’ll need:

• Strong proficiency with Microsoft Office (intermediate/advanced level)
• Knowledge of invoicing processes, purchase orders, and contract management;
• Strong organizational skills, rigor, and attention to detail;
• Autonomy, initiative, and excellent priority management.

One meeting with us, and you’ll be won over!

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Tu sais que tu peux faire une différence au sein de notre entreprise?

Tu es peut-être notre candidat(e) idéal(e) !

En tant qu’adjoint(e) aux chargés de projets chez Coffrages Synergy, tu joueras un rôle essentiel dans le bon déroulement de nos opérations et dans la réussite de nos projets de construction.

Ta mission consistera à soutenir nos chargés de projets dans la gestion administrative, financière et documentaire, tout en assurant une coordination efficace entre le bureau et le chantier. Grâce à ton sens de l’organisation et ta rigueur, tu contribueras activement à la qualité du suivi de projet, à la précision des informations partagées, et au maintien de standards élevés au sein de notre équipe.

Ce que tu gagnes si tu te joins à notre équipe:

• La chance de faire partie d’une équipe dynamique et à l’écoute de tes besoins;
• Un salaire compétitif et une multitude de possibilités d’avancement selon TES intérêts;
• Des formations à volonté grâce à notre application mobile;
• Des événements d’équipe et des programmes de santé et de mieux-être;
• La possibilité de te forger un poste à la hauteur de tes compétences.

C’est bien beau tout ça, mais une journée de travail en tant que coordonnateur(trice) en santé-sécurité et environnement (SSE), c’est quoi?

• Vérifier les factures reçues : validation des quantités, prix, conformité avec les bons de commande ou les contrats;
• Associer chaque facture au bon projet et au bon poste budgétaire;
• Collaborer avec le département comptable pour assurer un traitement rigoureux et rapide des paiements;
• Tenir à jour les tableaux de suivi dans Excel (facturation, coûts de projets, etc.);
• Préparer, envoyer et faire le suivi des contrats de sous-traitance et de fourniture
• Envoyer les courriels de démarrage de projets;
• Télécharger les plans (versions, révisions, addenda) et les classer dans le système informatique;
• Imprimer les plans et les transmettre aux équipes concernées;
• Organiser et maintenir les dossiers de projets de manière structurée dans les plateformes internes.

Ce dont tu auras besoin :

• Maîtrise de la suite Office (niveau intermédiaire/avancé);
• Connaissance du processus de facturation, bons de commande et gestion de contrats;
• Sens de l’organisation, rigueur, souci du détail;
• Autonomie, initiative et bonne gestion des priorités;

Une seule rencontre avec nous et tu seras charmé(e)!