SECRÉTAIRE

PIERREFONDS COMMUNITY HIGH SCHOOL

Directeur: Daniel Maag

Qualifications requises:

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique

Autres exigences :

• Bilinguisme (anglais et français)

• Excellente connaissance de Microsoft Office et des méthodes générales de secretariat

  • Examens requis

• Connaissance de GPI - un atout

• Connaissance de l’entrée des absences et suppléances dans le système de paie - un atout

• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du temps

• Attitude ouverte et accueillante

• Connaissance du fonctionnement quotidien d’une école - un atout

• Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en communication

• Capacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant toute l’année scolaire

• Connaissance du processus d’inscription des élèves - un atout

• Capacité et disposition à travailler auprès de tous les types d’élèves

• La compréhension et l'utilisation de Google seraient un atout

Nature du travail:

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personne en exécutant des tâches de secrétariat.

Tâches quotidiennes/Dossiers:

• Perception des frais et collecte de tous les formulaires d’élèves (médicaux, médias, Google etc)

• Gestion et compréhension de Mozaik, GPI, messager scolaire, managebac, fusion & SSO

• Gérer la tenue des dossiers d’élèves

• Changements d’adresses et de tout problème connexe aux dossiers des élèves

• Au besoin, travailler en soirée

• Absences des étudiants

• Aide à l'organisation de la convocation

• Aide à l'organisation des photos d'école et STM

• Gérer et organiser les examens de mi-parcours et finaux

• Gérer les appels téléphoniques et les questions des parents...

• Préparer les lettres d'absentéisme à envoyer aux parents

• Répondre à la communication d'informations sur les élèves à des organisations extérieures

• Soutenir les conditions de travail de l'école

• Vérifier les courriels sur le site web de l'école et y répondre

• Préparer le classeur d'urgence