Secrétaire de direction

Sous l’autorité de la personne doyenne associée de l’École des arts numériques, de l’animation et du design (NAD-UQAC), la personne titulaire du poste assiste la direction dans la coordination et le suivi des activités administratives, financières, matérielles et des ressources humaines de l’École. Elle assure le soutien administratif à la doyenne, coordonne diverses opérations courantes liées au fonctionnement des campus de Montréal et de Sherbrooke, effectue le suivi de dossiers institutionnels et contribue à l’accueil ainsi qu’aux communications internes destinées à la communauté universitaire. Elle participe également à l’organisation logistique des activités de l’École, à la gestion documentaire et au maintien de systèmes administratifs favorisant l’efficacité des opérations.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

Soutien aux opérations de l’École

• Accueille les visiteurs, les partenaires et les personnes étudiantes, les informe et les dirige vers les ressources appropriées;
• Coordonne certaines activités liées à l’utilisation des locaux, notamment la réservation de salles et le soutien logistique aux événements;
• Contribue à la préparation et à la diffusion des communications internes destinées aux membres du personnel et à la communauté étudiante;
• Participe à la planification d’aménagements et au suivi de certaines demandes de services liées aux infrastructures;
• Collabore à la gestion du système d’accès et au maintien des outils administratifs soutenant les opérations de l’École;
• Assure le suivi des situations signalées par les services de sécurité et les intervenants concernés.

Soutien à la direction

• Gère l’agenda de la doyenne, coordonne les rendez-vous, organise les rencontres et assure les suivis requis;
• Prépare l’ordre du jour des rencontres, participe à certaines réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions;
• Prépare, rédige, révise et met en page divers documents administratifs, rapports, lettres, présentations et communications;
• Prépare les rapports de dépenses, les demandes d’avances et assure le suivi administratif des dépenses de la direction;
• Prépare la documentation nécessaire aux rencontres et aux visites de partenaires, de collaborateurs ou de personnes invitées;
• Coordonne les aspects logistiques liés à l’accueil des visiteurs et à l’organisation d’activités institutionnelles;
• Effectue le classement et l’archivage des documents conformément aux règles institutionnelles;
• Coordonne les démarches liées à l’embauche d’étudiants ainsi qu’à l’accueil de stagiaires provenant de différents partenaires;
• Assure le déploiement et le suivi des processus d’accueil et de départ du personnel;
• Vérifie et préapprouve les feuilles de temps du personnel conformément aux procédures établies;
• Contribue à l’élaboration d’outils administratifs et participe à l’intégration des nouveaux membres du personnel.

Soutien administratif, financier et opérationnel

• Prépare les demandes d’achat de biens et services pour les campus de Montréal et de Sherbrooke;
• Effectue le suivi des commandes, traite les factures et assure la transmission des documents requis aux services concernés;
• Tient à jour les dossiers administratifs et les systèmes d’information relatifs aux opérations de l’École;
• Archive la documentation liée aux opérations financières et administratives;
• Effectue le suivi de divers contrats, ententes et dossiers institutionnels.

Coordination et amélioration continue

• Collabore à la mise en place et à l’amélioration de processus administratifs et de systèmes d’information;
• Contribue à la rédaction et à la mise à jour de procédures, de modèles administratifs et d’ententes;
• Participe à différents comités, notamment ceux liés à la santé et sécurité, aux mesures d’urgence ou au développement durable.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente ;
• Posséder cinq (5) ans d’expérience pertinente.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Avoir une connaissance d’une méthode de prise de notes ;
• Avoir une connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.

ÉCHELLE SALARIALE

Classe 15 – Salaire horaire entre 30,85 $ et 38,56 $

DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL

Contrat jusqu’au 30 avril 2027, avec possibilité de prolongation.

8 h à 12 h et 13 h 30 à 16 h 30