Z - Poste comblé - Adjoint(e) Administratif(ive)

Description de l’employeur
La Maison Mémoire du Cœur est un milieu humain et bienveillant ayant pour mission d’offrir des services adaptés et un environnement sécuritaire à sa clientèle. Reconnue pour son approche empreinte de respect, d’écoute et de compassion, l’organisation veille quotidiennement au bien-être des résidents et de leurs proches grâce à une équipe engagée et dévouée.

Dans un contexte où la qualité des services et la rigueur administrative sont essentielles au bon fonctionnement de l’organisation, la Maison Mémoire du Cœur souhaite accueillir une personne organisée, autonome et polyvalente afin d’assurer un soutien stratégique et administratif à la direction générale.

Lieu de travail
Joliette, Québec.

Description du poste
Sous la supervision de la direction générale, la personne titulaire du poste agit à titre de ressource clé au sein de l’organisation. Elle assure un soutien administratif, comptable et organisationnel essentiel au bon fonctionnement quotidien de la Maison Mémoire du Cœur.

Elle joue également un rôle central dans la coordination administrative, la gestion des horaires, le soutien aux opérations comptables, les communications internes ainsi que les activités liées au secrétariat et au conseil d’administration.

Responsabilités

Soutien à la direction générale et aux opérations

• Assister la direction générale dans le bon fonctionnement quotidien de l’organisation;
• Assurer la mise en application des notes internes et des nouvelles directives;
• Collaborer étroitement avec l’ensemble de l’équipe afin de soutenir les opérations administratives et organisationnelles;
• Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail administratives;

• Analyser les demandes d’achats et effectuer les validations nécessaires auprès de la direction générale;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs dans le module des comptes à payer;
• Réaliser les dépôts et les paiements de factures;
• Effectuer les conciliations bancaires;
• Gérer les petites caisses des résidents et la petite-caisse menues dépenses
• Préparer les paies et effectuer leur comptabilisation dans le système comptable;
• Préparer les cessations d’emploi;
• Gérer les déclarations d’accidents de travail;
• Assurer les suivis administratifs auprès de la mutuelle de prévention;

• Effectuer les tâches administratives liées aux mouvements de personnel et à l’attribution des postes;
• Tenir à jour différentes listes administratives telles que probation, ancienneté, départs et arrivées;
• Habileter avec les horaires des employés syndiqués;
• Tenir à jour la liste des employés avec leur poste et fonction;
• Mettre à jour les banques de congés de maladie et de congés fériés selon convention collective et concilier celles-ci avec le système de paye;

• Accueillir, informer et diriger les visiteurs, familles et sous-traitants;
• Tenir à jour le fichier des résidents; arrivées, départs, allergies, etc;
• Acheminer les appels et assurer le suivi des communications;
• Rédiger diverses correspondances pour la direction générale;
• Participer à la rédaction des procès-verbaux ainsi que de documents destinés au conseil d’administration;
• Gérer l’inventaire et effectuer les achats de fournitures de bureau;
• Gérer l'inventaire et effectuer les achats d'épicerie;
• Agir à titre de personne-ressource pour le système téléphonique;
• Assurer la gestion du classement et des archives administratives;
• Effectuer toute autre tâche connexe liée au poste;

• DEC en technique de bureautique, comptabilité de gestion ou toute autre formation pertinente;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise de l’environnement Microsoft 365, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint;
• Bonne connaissance d’Adobe Pro;
• Connaissance du logiciel Caméléon, un atout;
• Connaissance du logiciel Employeur D (Desjardins), un atout;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

• Excellente capacité rédactionnelle et esprit de synthèse développé;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Sens de l’organisation et excellente gestion des priorités;
• Rigueur et souci du détail;
• Capacité à respecter des échéanciers serrés;
• Aptitude à maintenir des suivis administratifs rigoureux;
• Habileté à communiquer efficacement dans des situations délicates;
• Capacité à développer et améliorer des outils de travail selon les besoins de l’organisation;

• Entregent et approche professionnelle;
• Souci du travail bien fait et du service à la clientèle;
• Autonomie et sens de l’initiative;
• Esprit d’équipe et collaboration;
• Méthode et rigueur;
• Créativité et capacité d’adaptation;
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;

• Poste permanent;
• Horaire de travail de jour;
• Repas fourni sur place;
• Trois (3) semaines de vacances;
• Régime volontaire d’épargne-retraite (RVER);
• Milieu humain et collaboratif;
• Environnement de travail stable et stimulant;
• Salaire compétitif pouvant atteindre 60 000 $ selon l’expérience;

Candidatures
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur curriculum vitae à l’adresse suivante :
[email protected]
Pour toute question : 450 759-6306, poste 440

Seules les candidatures retenues seront contactées.
L’utilisation du masculin vise uniquement à alléger le texte et inclut toutes les personnes.