Adjointe Exécutive – Secrétariat général, risques et audits - Contrat de 4 mois

Adjointe Exécutive – Secrétariat général, risques et audits (mandat temporaire 4 mois)
Lieu : Montréal Horaire : Temps plein (35 h / semaine )

Durée : Mandat temporaire de 4 mois minimum, avec possibilité de prolongation
Salaire : À déterminer (selon l’expérience)

Une organisation réputée du secteur public, située à Montréal, recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir le vice-président (Secrétariat général, risques et audits), dans le cadre d’un mandat temporaire de 4 mois à temps plein, avec possibilité de prolongation.

Relevant du vice-président (Secrétariat général, risques et audits), vous agissez à titre de véritable collaborateur(trice) auprès de ce dernier et de son équipe de directeurs. Vous assurez l'efficacité administrative de la vice-présidence par la planification, la coordination, la gestion documentaire et le soutien logistique des projets en cours. Vous jouez également un rôle clé d'agent de liaison interne et soutenez le déroulement des réunions exécutives et stratégiques.

Avantages
Horaire flexible de 35 heures par semaine
Contrat d'un minimum de 4 mois avec forte possibilité d'extension
Possibilité de télétravail (à confirmer)
Environnement de travail stimulant au sein d'une organisation d'envergure à Montréal

Responsabilités
Soutien exécutif et organisationnel
- Gérer l'agenda du vice-président, les réunions, événements et réservations logistiques (déplacements, adhésions).
- Filtrer la correspondance et les appels, et effectuer les suivis de façon autonome.
- Préparer et assembler les dossiers et le matériel requis pour toutes les rencontres.
- Collaborer au suivi budgétaire, à la gestion des fournitures et aux tâches administratives courantes.

Gouvernance et comptes rendus
- Soutenir l'organisation des réunions des comités (exécutif, gestion de crise) et du conseil d'administration.
- Rédiger et finaliser les ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus et suivis d'actions.
- Assurer la préparation et la distribution opportune des documents d'instance.

Gestion documentaire et suivi de projets
- Élaborer et optimiser la structure documentaire, les calendriers et les outils de gestion de la vice-présidence.
- Assurer le suivi des projets, des échéanciers et la coordination proactive des parties prenantes.
- Rédiger, réviser et concevoir divers documents officiels (présentations, notes de service, statistiques).
- Collaborer à la gestion des contrats/assurances et assurer le remplacement ponctuel au secrétariat général.

Qualifications
- Diplôme : DEC/AEC en administration, secrétariat juridique ou équivalent (gestion documentaire ou bibliothéconomie : un atout).
- Expérience : 5 ans minimum en soutien exécutif ou comme attaché(e) d'assemblée.
- Langues : Français impeccable (oral et écrit) et bon anglais.
* Vous serez ammener à participer aux réunions générales et aux séances d'information de la direction organisées à l'échelle de l'entreprise et présentées en anglais
- Informatique : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Autonomie, rigueur, discrétion absolue, rédaction soignée et excellente gestion des priorités et de la documentation.

Sommaire
Candidature
Si ce poste d’adjointe exécutive vous intéresse, nous vous invitons à soumettre votre CV par courriel à l’adresse suivante : [email protected].

Au plaisir de faire votre connaissance,

Maggie
Randstad Ville Saint-Laurent

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [email protected] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.