Conseiller (ère) en amélioration des processus

Dans le cadre de la transformation TI de l'organisme, la Direction générale du Bureau de coordination TI au de la Vice-présidence des technologies de l’information a mis en en place un Bureau de transformation TI afin de structurer, coordonner et soutenir la réalisation des différents axes de transformation TI. Ce bureau contribue à harmoniser les pratiques, à améliorer les processus et à assurer un accompagnement cohérent des responsables d’axes et de leurs équipes, dans un environnement complexe mobilisant plusieurs directions et établissements.

Pour soutenir les prochaines étapes, la Direction recherche des ressources qui agiront comme partenaires auprès des responsables d’axes et de leurs équipes. Ces coachs accompagneront les différents volets de la transformation, notamment l’analyse et l’amélioration des processus, la structuration des travaux, la facilitation, la gestion du changement, la mobilisation des parties prenantes ainsi que le suivi de la progression, de la performance et des résultats.

Objectifs stratégiques

Amélioration et optimisation des processus TI

• Analyser les processus et les pratiques TI en place afin d’identifier les écarts, les irritants et les possibilités d’amélioration à valeur ajoutée;
• Concevoir, documenter et maintenir les processus cibles en s’appuyant sur les meilleures pratiques reconnues, l’amélioration continue et les principes Lean.

Accompagnement des axes de transformation

• Soutenir les responsables d’axes et leurs équipes dans la structuration, la planification et la progression de leurs travaux;
• Adapter l’accompagnement aux besoins, aux préoccupations, aux enjeux et aux réalités des parties prenantes.

Adoption et gestion du changement

• Évaluer les impacts humains, organisationnels et opérationnels des changements et déterminer les besoins d’accompagnement;
• Favoriser l’appropriation des changements, la mobilisation des parties prenantes et l’adoption durable des nouvelles pratiques.

Performance et pilotage de la transformation

• Mettre en place des indicateurs de performance et des mécanismes de suivi permettant de mesurer la progression, les résultats et les effets des améliorations;
• Soutenir le pilotage des travaux par un suivi structuré de l’avancement, des enjeux, des risques, des dépendances et des résultats.

Responsabilités

1. Analyse et amélioration des processus

• Réaliser des analyses et des diagnostics des processus et pratiques TI;
• Appliquer les approches et les outils d’amélioration continue afin de simplifier les façons de faire, réduire les activités sans valeur ajoutée et améliorer l’efficacité;
• Formuler des constats et des recommandations permettant de soutenir l’amélioration des pratiques et la prise de décision;
• Contribuer au développement et à l’harmonisation des cadres, pratiques, processus et mécanismes de gouvernance TI.

2. Facilitation et mobilisation

• Animer et faciliter des ateliers de travail, de co-construction et d’amélioration continue avec les équipes et les partenaires concernés;
• Exercer une écoute active afin de cerner les besoins, les préoccupations et les réalités des parties prenantes;
• Soutenir la mobilisation et l’engagement des parties prenantes tout au long de la transformation.

3. Structuration et coordination des travaux

• Structurer les enjeux et les opportunités afin de les traduire en actions, initiatives, résultats attendus et mesures de succès;
• Identifier les dépendances et les besoins d’arrimage entre les axes, puis faciliter la coordination avec les parties prenantes concernées;
• Accompagner les responsables d’axes dans la préparation des enjeux, recommandations et décisions à présenter aux instances de gouvernance.

4. Gestion du changement

• Évaluer les impacts des changements et définir les mesures d’accompagnement appropriées;
• Accompagner les équipes dans l’appropriation et l’adoption des nouvelles pratiques et façons de faire;
• Ajuster les interventions selon le niveau de maturité, la capacité et les besoins des équipes.

5. Performance, qualité et suivi

• Développer et mettre en place des indicateurs de performance et des mécanismes de suivi;
• Suivre la progression des travaux, les enjeux, les risques et les résultats, puis produire les analyses nécessaires au pilotage;
• Contribuer à la démarche qualité, à la gestion de la performance et à l’amélioration continue de l’organisation.

Qualifications

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle (baccalauréat) dans le domaine des technologies de l’information (ex. génie industriel), administration ou autre domaine pertinent, ou une expérience, une certification ou la combinaison de certains éléments jugés pertinents en compensation aux exigences académiques. L'équivalence du MIFI est exigée pour tout diplôme obtenu à l'extérieur du Québec;
• Ceinture verte ou noire Lean Six Sigma;
• Posséder HUIT (8) ans d'expérience en amélioration des processus ou en gestion de la qualité dans des environnements opérationnels complexes;
• Détenir CINQ (5) ans d'expérience dans un rôle-conseil en amélioration continue, avec une capacité démontrée à livrer des résultats mesurables;
• Détenir une expérience confirmée dans la conduite de chantiers d'amélioration structurés (Kaizen, VSM, Six Sigma) ayant produit des gains documentés;
• Détenir une expérience en développement d'indicateurs de performance et de tableaux de bord de gestion;
• Maîtrise des techniques en amélioration continue : maîtrise des méthodologies Lean, Six Sigma et des outils associés : cartographie de la chaîne de valeur (VSM), analyse des causes profondes (5 Pourquoi, Ishikawa), chantiers Kaizen, gestion visuelle et standardisation des pratiques;
• Connaissance approfondie en gouvernance et cadre normatif;
• Capacité à rédiger des politiques, procédures et cadres de gouvernance robustes, adaptés à une structure de services partagés ou décentralisés;
• Aptitude pour la modélisation et documentation de processus
• Maîtrise de la notation BPMN et des outils de cartographie (Visio, Lucidchart ou équivalent);
• Capacité à produire une documentation claire, maintenable et adaptée à différents niveaux de lecture (opérationnel, tactique, stratégique);
• Maitrise des indicateurs de performance et tableaux de bord Expérience dans la définition d'indicateurs pertinents et actionnables, leur validation avec les parties prenantes et leur mise en œuvre dans des outils de visualisation (Power Bl ou équivalent);
• Maîtrise avancée de la langue française parlée et écrite;
• Formation reconnue en amélioration continue et en optimisation des processus, notamment Lean, Lean Six Sigma ou une approche équivalente;
• Formation en gestion du changement, par exemple Prosci, CCMP ou une approche reconnue équivalente;
• Formation en méthodes agiles et en accompagnement d’équipes, notamment Scrum, Kanban ou coaching agile;
• Formation liée à SAFe ou à un cadre de livraison agile à l’échelle, adaptée au rôle de coach d’axe;
• Expérience en analyse, optimisation et documentation de processus;
• Expérience dans l’analyse des impacts et l’accompagnement de changements organisationnels, opérationnels ou technologiques

Atouts

• ITIL 4 Foundation ou niveau supérieur;
• COBIT, Prince2, PMP ou équivalent reconnu;
• Bonne connaissance des environnements à contraintes opérationnelles élevées (services d'urgence, sécurité publique, transport critique, secteur public);
• Maîtrise de la suite Microsoft 365;
• Connaissance d'Azure DevOps