Coordonnateur.trice de projet

QUELQUES MOTS SUR NOUS

Originaires de tous horizons, nous sommes uni·e·s par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 450 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN.

TA MISSION

En œuvrant au sein de l'équipe des Expériences sur mesure (Customs), tu auras comme mandat principal d’offrir un soutien aux gestionnaires de projets ainsi qu’à toute l’équipe du projet en effectuant les suivis des projets de la conception à l’opération, incluant les tâches administratives, la logistique, la documentation, la communication, etc. Afin d’assurer une qualité maximale du produit fini, tu devras synchroniser le processus de création et de production en mobilisant au bon moment les différentes ressources impliquées et en assurant la liaison entre tous les intervenants.

TON ÉQUIPE

Ton équipe crée des expériences sur mesure qui marquent les esprits et génèrent un impact durable dans différents secteurs de marchés tels que les espaces publics, les parcs thématiques et aquatiques, les institutions culturelles (musées, centres de sciences, sites historiques et patrimoniaux), les activations de marques et événements, le divertissement sportif ainsi que les concerts et spectacles.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Assurer la coordination entre l’équipe projet, le Centre d’Expertises et les autres services de Moment Factory.
• Planifier, organiser, et préparer les activités et les rencontres liées à la mise en place du projet ;
• Offrir un support administratif à toute l’équipe du projet ;
• Offrir un support aux gestionnaires de projets pour tous les aspects de la gestion de projet (budget, échéancier, gestion des risques, gestion des parties prenantes, communication, etc.) ;
• Assurer une bonne documentation du projet (prise de notes, archivage, etc.) ;
• Aider à la mise à jour de plusieurs outils (budget, échéancier, etc.) ;
• Contribuer à améliorer les processus existants, élaborer et communiquer les nouveaux outils de gestion aux personnes concernées ;
• Préparer les contrats destinés aux pigistes et aux fournisseurs ;
• Faire le suivi des communications avec les employé.es, client.es, fournisseurs, collaborateur.trices, pigistes et intervenant.es ;
• Assister l’équipe projet avec les différentes tâches reliées à la comptabilité (comptes de dépense, facturation, etc.) ;
• Assurer la gestion efficace de la répartition du travail ainsi que les banques d’heures allouées aux projets de façon à respecter les enveloppes budgétaires ;
• Planifier et organiser les voyages et déplacements de l’équipe de projet, et préparer les documents y afférant (i.e. documents de voyage, Ical, Visa/B1, Carnet ATA, etc.) ;
• Assurer les tâches relatives à la fermeture du projet, selon les besoins : archivage des données, post-mortem, collecte d’éléments graphiques pour la banque interne et informations nécessaires à la communication du projet ;
• Livrer le projet, avec la collaboration de toute l’équipe, sur le site client ;
• Exécuter les demandes ponctuelles des gestionnaires de projets ;
• Supporter les Producteurs.trices dans leur développement des affaires.