Corporate Services & Goods Receipt Coordinator

The Corporate Services & Goods Receipt Coordinator is responsible for ensuring the efficient day-to-day operation of the front office, providing administrative support, and managing goods receipt processing for the accounting department. This role serves as the first point of contact for visitors, vendors, and employees while ensuring the timely and accurate receipt and recording of purchases in SAP. This is a fully on-site position requiring attendance in the office five (5) days per week.

Key Responsibilities

Reception & Front Office Administration (25%)

• Sitting at the front you will serve as the primary point of contact for visitors, clients, suppliers, and employees
• Answer, screen, and direct incoming telephone calls
• Receive, sort, and distribute incoming mail and courier deliveries
• Prepare and coordinate outbound courier shipments
• Order and maintain office supplies, kitchen supplies, coffee supplies, and other workplace necessities
• Maintain office common areas, including kitchen and coffee stations
• Empty dishwasher in the morning, run dishwasher in the evening
• Help organize office event and meeting catering, as required
• Take care of weekly Fruit program ordering, setup

Goods Receipt & Accounting Support (75%)

• Process Goods Receipts (GRs) and update sales order fields daily in SAPB1 accurately and on a timely basis
• Ensure receipts are matched against purchase orders and supporting documentation
• Collaborate with various internal departments, and external vendors to resolve discrepancies related to receipts, quantities, pricing, or deliveries
• Support month-end activities and reporting related to receiving transactions

Qualifications

Education & Experience

• Diploma or certificate in Business Administration, Accounting, or Office Administration
• Minimum 2 years of experience in reception, office administration, accounting support, or a related role
• Experience processing Goods Receipts, Purchase Orders, or Accounts Payable transactions is preferred
• Experience using SAP Business One or another ERP system is preferred

Skills & Competencies

• Strong attention to detail and accuracy
• Excellent organizational and time-management skills
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• High level of professionalism, discretion, and reliability
• Professional customer service and communication skills
• Strong problem-solving and follow-up abilities
• Good computer skills and proficient with Microsoft office suite
• Ability to work independently and collaboratively across departments
• Fluent in English, functional in French, written and spoken
• Knowledge of SAP Business One ERP system an asset

Benefits

• Part of the annual discretionary bonus plan
• Health/Dental insurance coverage (100% of premiums paid by the company) after 3 months of employment
• Telus Virtual Health Care Telemedicine after 3 months of employment
• Employee Assistance Program EAP after 3 months of employment
• 2 weeks paid vacation per year
• 5 personal/sick days per year
• 50% subsidized gym membership to Fit Form down the street from the office
• Flex Friday working hours (end to day 1 pm during summer, 3 pm all other months)
• Half a day off paid on your birthday
• Casual-professional work environment
• Weekly fresh fruit program in office
• Free onsite parking with free electric charging stations
• Outdoor patio for lunches and events
• Company-paid outings

About the employer

Founded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management. Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing, farming and food processing, ArdoVLM commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market. Service, quality and integrity day in and day out, year after year.

Only candidates that are considered for the position will be contacted.

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Le coordinateur des services généraux et de la réception des marchandises est chargé d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’accueil, d’apporter un soutien administratif et de gérer le traitement des réceptions de marchandises pour le service comptable. Ce poste constitue le premier point de contact pour les visiteurs, les fournisseurs et les employés, tout en garantissant la réception et l’enregistrement rapides et précis des achats dans SAP. Il s’agit d’un poste entièrement sur site, nécessitant une présence au bureau cinq (5) jours par semaine.

Principales responsabilités

• Accueil et administration de l'accueil (25 %)
• Posté(e) à l'accueil, vous serez le point de contact principal pour les visiteurs, les clients, les fournisseurs et les employés
• Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les rediriger
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Préparer et coordonner les envois par coursier
• Commander et gérer les fournitures de bureau, les articles de cuisine, les provisions de café et autres produits indispensables au travail
• Entretenir les espaces communs du bureau, notamment la cuisine et les coins café
• Vider le lave-vaisselle le matin, le faire tourner le soir
• Aider à organiser la restauration pour les événements et réunions du bureau, selon les besoins
• Gérer les commandes hebdomadaires du programme de fruits et leur mise en place

Réception des marchandises et soutien comptable (75 %)

• Traiter quotidiennement les entrées de marchandises (GR) et mettre à jour les champs des commandes client dans SAPB1 avec précision et dans les délais impartis
• S'assurer que les réceptions correspondent bien aux bons de commande et aux pièces justificatives
• Collaborer avec divers services internes et fournisseurs externes afin de résoudre les divergences liées aux réceptions, aux quantités, aux prix ou aux livraisons
• Apporter son soutien aux activités de fin de mois et à l'établissement des rapports relatifs aux opérations de réception

Qualifications

Formation et expérience

• Diplôme ou certificat en gestion d’entreprise, comptabilité ou administration de bureau
• Au moins 2 ans d’expérience dans l’accueil, l’administration de bureau, l’assistance comptable ou un poste similaire
• Une expérience dans le traitement des réceptions de marchandises, des bons de commande ou des opérations de comptabilité fournisseurs est un atout
• Une expérience de l’utilisation de SAP Business One ou d’un autre système ERP est un atout

Compétences et aptitudes

• Grand souci du détail et de la précision
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de fiabilité
• Compétences professionnelles en matière de service client et de communication
• Solides capacités de résolution de problèmes et de suivi
• Bonnes compétences informatiques et maîtrise de la suite Microsoft Office
• Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec les différents services
• Maîtrise de l’anglais, connaissance fonctionnelle du français, à l’écrit comme à l’oral
• La connaissance du système ERP SAP Business One est un atout

Avantages Sociaux

• Participation au plan annuel de primes discrétionnaires
• Couverture d’assurance santé et dentaire (100 % des primes prises en charge par l’entreprise) après 3 mois d’ancienneté
• Service de télémédecine Telus Virtual Health Care après 3 mois d’ancienneté
• Programme d’aide aux employés (PAE) après 3 mois d’ancienneté
• 2 semaines de congés payés par an
• 5 jours de congés personnels/maladie par an
• Abonnement à la salle de sport Fit Form, située à deux pas du bureau, subventionné à 50 %
• Horaires flexibles le vendredi (« Flex Friday ») : fin de la journée à 13 h en été, à 15 h le reste de l’année
• Demi-journée de congé payée le jour de votre anniversaire
• Environnement de travail décontracté et professionnel
• Programme hebdomadaire de fruits frais au bureau
• Parking gratuit sur place avec bornes de recharge électrique gratuites
• Terrasse extérieure pour les déjeuners et les événements
• Sorties d’entreprise prises en charge par l’entreprise

Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés.