IT Asset administrator and Process Owner

Job Description

En tant qu’administrateur de la gestion des actifs IT et responsable de processus, vous piloterez le cycle de vie complet des actifs matériels, logiciels et cloud d’Amaris Consulting.

Vous contribuerez à améliorer la gouvernance des actifs, la qualité des données, la conformité et la visibilité des coûts auprès des équipes IT, Finance, Achats, Sécurité, Juridique et des équipes métier. Vous veillerez également à la mise en place de processus, contrôles et outils adaptés aux opérations quotidiennes.

Vos responsabilités

• Piloter et améliorer en continu le processus global de gestion des actifs IT, de l’acquisition à la mise au rebut du matériel, des logiciels et des services cloud.
• Gérer l’achat, le déploiement, le suivi, la récupération, la réutilisation et la mise au rebut des actifs IT.
• Définir les politiques, standards, contrôles, rôles et workflows liés à la gestion des actifs IT, conformément aux pratiques ITIL et aux besoins de l’entreprise.
• Maintenir des données précises sur les actifs, les fournisseurs, les contrats et les licences logicielles.
• Suivre les budgets, les contrats de location, les amortissements, les dépenses et les mises au rebut.
• Rapprocher les données relatives aux actifs avec les données financières.
• Contrôler la conformité des licences logicielles, les exigences de sécurité et les audits.
• Piloter les actions correctives lorsque des écarts ou des risques sont identifiés.
• Définir les indicateurs clés de performance et maintenir des tableaux de bord sur la performance des actifs, la conformité, les niveaux de service et les possibilités de réduction des coûts.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes IT, Finance, Achats, Sécurité, Juridique et les équipes métier afin de clarifier les responsabilités.
• Gérer les fournisseurs, demander des devis et contribuer aux plans d’approvisionnement internationaux ainsi qu’aux standards technologiques.
• Coordonner les activités de gestion des actifs IT avec les processus de gestion des configurations, des incidents, des changements et de la sécurité de l’information.
• Fournir des conseils clairs, des formations et un accompagnement aux équipes support, aux parties prenantes et aux utilisateurs finaux.
• Signaler rapidement les risques, les retards et les problèmes liés aux processus.
  
  

Profil recherché

• Diplôme collégial, diplôme technique ou formation supérieure dans le domaine des technologies, des systèmes d’information ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera également considérée.
• Minimum 5 ans d’expérience en gestion des actifs IT, gestion des services IT ou définition de processus.
• Solide connaissance des frameworks, contrôles et pratiques liés à la gestion du cycle de vie des actifs IT.
• Bonne compréhension du matériel informatique, des logiciels, des réseaux et des pratiques ITIL.
• Expérience concrète des outils d’approvisionnement, des politiques d’achat et des circuits d’approbation.
• Expérience pratique avec les outils suivants :
• ServiceNow
• Oracle R11 et R12
• Microsoft Intune
• Company Portal
• Apple Business Manager (ABM)
• Très bonne connaissance de ServiceNow. Les certifications ServiceNow constituent un atout.
• Expérience en analyse de données, reporting et création de tableaux de bord.
• Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes, avec une attention particulière portée à la qualité des données.
• Excellentes compétences en communication et en service client.
• Aisance dans les échanges avec les équipes internes, les clients, les fournisseurs et les autres parties prenantes.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à trouver des accords entre différentes équipes.
• Très bonnes compétences rédactionnelles, avec la capacité de transformer des exigences de gouvernance en procédures et documents opérationnels clairs.
• Expérience du travail avec des accords de niveau de service, des objectifs opérationnels et des processus structurés de gestion des services.
• Disponibilité pour accompagner des équipes situées dans plusieurs fuseaux horaires, lorsque nécessaire.
• Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais.
• L’anglais est requis puisque la personne collaborera régulièrement avec des équipes et des partenaires anglophones situés à l’extérieur du Québec. Elle devra notamment participer à des rencontres, expliquer des enjeux opérationnels et coordonner des activités en anglais. Cette connaissance est donc nécessaire à l’accomplissement des tâches principales du poste.
  
  

Pourquoi nous choisir

• Une communauté internationale réunissant plus de 110 nationalités différentes
• Un environnement où la confiance est primordiale : 70 % de nos leaders ont commencé leur carrière au premier niveau de responsabilité
• Un système de formation solide avec notre Académie interne et plus de 250 modules disponibles
• Un environnement de travail dynamique qui se retrouve fréquemment lors d'événements internes (afterworks, team buildings, etc.)
  
  

Amaris Consulting promeut l’égalité des chances. Nous nous engageons à rassembler des personnes d’horizons divers et à créer un environnement de travail inclusif. À ce titre, nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, quels que soient leur sexe, orientation sexuelle, origine ethnique, croyances, âge, état civil, handicap ou autres caractéristiques.

English Version

As IT Asset Administrator and Process Owner, you'll manage the full lifecycle of Amaris Consulting's hardware, software and cloud assets.

You'll help improve asset governance, data quality, compliance and cost visibility across IT, Finance, Procurement, Security, Legal and business teams. You'll also make sure the right processes, controls and tools are in place to support efficient day-to-day operations.

Your responsibilities

• Own and continuously improve the global IT Asset Management process across the hardware, software and cloud lifecycle.
• Manage asset procurement, deployment, tracking, recovery, reuse and disposal.
• Define IT Asset Management policies, standards, controls, roles and workflows based on ITIL practices and business needs.
• Maintain accurate records for assets, suppliers, contracts and software licences.
• Track budgets, leases, depreciation, expenses and disposals.
• Reconcile asset information with Finance records.
• Monitor software licensing, security and audit compliance.
• Lead corrective actions when gaps or risks are identified.
• Define KPIs and maintain dashboards covering asset performance, compliance, service levels and cost-saving opportunities.
• Work closely with IT, Finance, Procurement, Security, Legal and business teams to establish clear ownership and accountability.
• Manage vendors, request quotations and support global sourcing plans and technology standards.
• Coordinate IT Asset Management activities with Configuration, Incident, Change and Information Security processes.
• Provide clear guidance, training and support to service teams, stakeholders and end users.
• Escalate risks, delays and process issues in a timely manner.
  
  

What we're looking for

• A college diploma or technical degree in technology, information systems or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
• At least 5 years of experience in IT Asset Management, IT service management or process definition.
• Strong knowledge of IT Asset Management frameworks, controls and lifecycle practices.
• Good understanding of IT hardware, software, networks and ITIL practices.
• Hands-on experience with procurement tools, purchasing policies and approval workflows.
• Practical experience with:
• ServiceNow
• Oracle R11 and R12
• Microsoft Intune
• Company Portal
• Apple Business Manager (ABM)
• Strong knowledge of ServiceNow, with relevant certifications considered an asset.
• Experience with data analysis, reporting and dashboard tools.
• Strong problem-solving skills and attention to data accuracy.
• Excellent communication and customer service skills.
• Confidence working with internal teams, customers, suppliers and other stakeholders.
• The ability to manage competing priorities and reach agreement across different teams.
• Strong writing skills, with the ability to turn governance requirements into clear procedures and operational documentation.
• Experience working with service-level agreements, operational targets and structured service management processes.
• Flexibility to support teams across multiple time zones when required.
• Full professional fluency in both French and English.
• English is required because you’ll regularly collaborate with English-speaking teams and partners located outside Québec. You’ll participate in meetings, explain operational issues, and coordinate activities in English. This language proficiency is necessary to perform the position’s main responsibilities.
  
  

Why choose us

• An international community bringing together more than 110 different nationalities
• An environment where trust is central: 70% of our leaders started their careers at the entry level
• A strong training system with our internal Academy and more than 250 modules available
• A dynamic work environment that frequently comes together for internal events (afterworks, team buildings, etc.)
  
  

Amaris Consulting promotes equal opportunities. We are committed to bringing together people from diverse backgrounds and creating an inclusive work environment. In this regard, we welcome applications from all qualified individuals, regardless of sex, sexual orientation, race, ethnicity, beliefs, age, marital status, disability, or other characteristics.

Who are we?

Amaris Consulting, part of Mantu est une société indépendante de conseil et de technologies au service des entreprises. Avec plus de 1000 clients dans le monde, nous déployons des solutions pour les plus grands projets depuis plus d'une décennie - tout ceci est rendu possible par une équipe internationale de 7 600 talents répartis sur les 5 continents et dans plus de 60 pays. Nos solutions sont axées sur quatre domaines d'activité différents : Les systèmes d'information et le digital, la télécommunication, les sciences de la vie et l'ingénierie. Nous cherchons à créer et à développer une communauté de talents où tous les membres de notre équipe peuvent réaliser leur plein potentiel. Amaris est votre « stepping stone » pour traverser les rivières du changement, pour relever les défis et pour réaliser tous vos projets avec succès.

Chez Amaris, nous avons à cœur d'offrir à nos candidats la meilleure expérience de recrutement possible. Nous cherchons à mieux connaître et comprendre nos candidats, à les challenger et à leur faire part de nos impressions le plus rapidement possible. Voici à quoi ressemble notre processus de recrutement :

Premier contact : Notre processus commence généralement par une brève conversation virtuelle/téléphonique pour en savoir plus sur vous ! L'objectif ? Apprendre à vous connaître, comprendre vos motivations et veiller à ce que nous vous proposions le poste qui vous correspond le mieux !

Entretiens (en moyenne, le nombre d'entretiens est de 3 – il peut toutefois varier en fonction du niveau d'ancienneté requis pour le poste). Au cours des entretiens, vous rencontrerez les membres de notre équipe : votre futur manager bien sûr, mais aussi d'autres personnes avec lesquelles vous serez amené à travailler. Ces entretiens nous permettront d'en apprendre davantage sur vous, votre expérience et vos compétences, mais aussi sur le poste et ce que l'on attendra de vous. Bien entendu, vous apprendrez également à connaître Amaris : notre culture, notre histoire, nos équipes et vos opportunités de carrière !

Étude de cas: En fonction du poste, vous serez peut-être appelé à passer un test. Il pourra s'agir d'un jeu de rôle, d'une évaluation technique, d'un scénario de résolution de problème, etc.

Comme vous le savez, chaque personne est différente et il en va de même pour chaque rôle dans une entreprise. C'est pourquoi nous devons nous adapter en conséquence, si bien que le processus peut parfois être quelque peu différent pour chacun. Cela dit, nous nous mettons toujours à la place du candidat pour lui offrir la meilleure expérience possible. Nous avons hâte de vous rencontrer !