Réceptionniste

5 jours par semaine au bureau – Montréal

Norton Rose Fulbright Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. est actuellement à la recherche d’un(e) réceptionniste pour son bureau de Montréal. La personne retenue relèvera du responsable d’équipe des services intérieurs et installations.

Il s’agit d’un poste hautement visible et en contact direct avec la clientèle qui exige une présence à temps plein au bureau de Montréal, cinq jours par semaine. Les heures normales de travail sont de 10 h à 18 h. Toutefois, les services de réception sont offerts entre 8 h et 18 h et sont assurés par une équipe de deux personnes. La personne retenue devra faire preuve de flexibilité et être disposée à ajuster son horaire à l’occasion afin d’assurer la couverture lors d’absences planifiées ou imprévues. Des heures supplémentaires pourraient également être requises afin de répondre aux besoins opérationnels et d’affaires.

Les principales responsabilités liées au poste sont décrites ci-dessous.

Ce Que Vous Ferez

• Accueillir les clients et les visiteurs avec professionnalisme et courtoisie, et veiller à ce que les espaces de conférence demeurent propres, accueillants et prêts à recevoir la clientèle.
• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transmettre les communications et les messages, au besoin.
• Coordonner la réservation des salles de conférence, des salles de réunion et des bureaux destinés aux visiteurs, et assurer la liaison avec les équipes des services traiteurs, des services intérieurs et du soutien technique lorsque requis.
• Tenir à jour le registre des cartes d’accès et effectuer les vérifications semestrielles nécessaires.
• Gérer le registre des visiteurs et fournir des cartes d’accès temporaires aux membres du cabinet et à leurs invités, au besoin.
• Apporter un soutien aux équipes des services traiteurs et des installations dans la préparation, l’aménagement et le démontage des salles de réunion, de conférence et d’événements, ainsi que dans la mise en place du matériel et des fournitures requis.
• Assurer le débarrassage, la remise en ordre et le réapprovisionnement des salles de conférence et des espaces communs après les réunions et événements, en veillant au maintien des standards élevés de présentation, de propreté et de fonctionnalité du cabinet.
• Fournir un soutien de premier niveau relativement aux équipements audiovisuels et acheminer les incidents non résolus aux ressources appropriées.
• Coordonner les demandes relatives à l’entretien des locaux, au nettoyage, aux réparations et aux cartes d’accès en collaboration avec la gestion de l’immeuble.
• Effectuer diverses tâches administratives pour l’équipe des Services intérieurs et installations, notamment le traitement de factures aux fins d’approbation, la production de rapports sur l’utilisation des salles de réunion, la saisie de données, la publication de communications internes sur Scoop ou dans l’infolettre À savoir, ainsi que toute autre tâche connexe requise dans le cadre des opérations du cabinet.
  
  

Ce Que Vous Offrez

• Expérience dans un poste de réceptionniste ou dans un rôle administratif au sein d’un cabinet de services professionnels.
• Vif intérêt pour la prestation d’un service exceptionnel afin d’offrir aux clients une expérience irréprochable.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et capacité à communiquer efficacement avec les membres de tous les échelons du cabinet ainsi qu’avec les clients et les visiteurs.
• Approche proactive et orientée vers les solutions, combinée à une capacité à anticiper les besoins des clients.
• Solides compétences informatiques, notamment une bonne maîtrise de Microsoft Office et d’un logiciel de réservation de salles tel que Korbyt ou un système similaire.
• Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, souci du détail et rigueur.
• Capacité à effectuer certaines tâches logistiques nécessitant des déplacements fréquents dans les bureaux et la manipulation occasionnelle de matériel ou de fournitures.
• Capacité à s’adapter au changement, à favoriser la collaboration et le travail d’équipe, et à faire preuve de flexibilité dans son horaire de travail.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  
  

Pourquoi Vous Joindre à Notre Équipe

• Mode de travail hybride
• Régime d’épargne-retraite avec cotisations de l’employeur
• Primes d’assurance payées par le cabinet
• Services de télémédecine
• Santé et bien-être : une allocation flexible pour les soins de santé et le bien-être qui couvre beaucoup plus qu’un abonnement dans une salle d’entraînement!
• Programmes de formation et de perfectionnement professionnel en fonction de vos intérêts et de vos besoins
  
  

Vous souhaitez vous joindre à un cabinet proactif et moderne où vous vivrez une expérience professionnelle exceptionnelle dans un cadre de travail inclusif et collaboratif? Joignez-vous à nous!

En tant que cabinet d’avocats mondial, nous favorisons une culture fondée sur l’excellence et le service aux clients et prônons la souplesse, le respect, la diversité et la transparence. Nous nous efforçons de créer un environnement inclusif et équitable où chacun·e peut se montrer sous son vrai jour et réaliser son plein potentiel sur le plan professionnel.

Pour plus de détails sur la façon dont nous intégrons la diversité, l’équité et l’inclusion dans toutes nos activités, veuillez cliquer sur le lien suivant : Diversité, équité et inclusion | Canada | Cabinet d'avocats mondial | Norton Rose Fulbright

Si vous souhaitez vous prévaloir de mesures d’adaptation raisonnables au cours du processus de recrutement, veuillez nous l'indiquer lors de votre candidature. Nous communiquerons avec vous pour en discuter.

Veuillez noter que les personnes qui reçoivent une offre d’emploi peuvent être tenues, pendant leur emploi au sein de Norton Rose Fulbright, de faire la preuve des vaccinations recommandées de temps à autre par le gouvernement ou les autorités de santé publique. Norton Rose Fulbright a le devoir d’accommoder les personnes qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des motifs protégés. Les candidat·es qui ont besoin d’un accommodement peuvent communiquer avec nous pour en discuter davantage.

Le droit à l’échelle mondiale

nortonrosefulbright.com

Veuillez noter que cet affichage de poste est diffusé afin de pourvoir un poste actuellement vacant.