Technicien(ne) en administration

Job description:

Sommaire de la fonction

Sous l'autorité de la direction, la technicienne en administration assume un rôle clé dans le soutien administratif, financier et opérationnel de l'organisation. Elle est responsable du suivi rigoureux du cycle comptable, notamment de la facturation, des comptes payables et recevables, des conciliations, du suivi budgétaire et des flux de trésorerie.

Elle assure également la gestion des processus d'approvisionnement, le suivi des fournisseurs et des inventaires, ainsi que le contrôle administratif et financier des dossiers liés aux clés et aux cautions.

Autonome et rigoureuse, elle contribue à l'optimisation des processus administratifs, à la fiabilité des données financières et à l'amélioration des outils de gestion du département.

Responsabilités principales

1. Gestion financière et comptable

· Effectuer le suivi budgétaire régulier et collaborer à la préparation des prévisions budgétaires avec la direction.

· Réaliser les conciliations bancaires et assurer le suivi des flux de trésorerie.

· Prendre en charge le traitement des factures et le suivi des comptes payables.

· Assurer le suivi des comptes recevables et des comptes clients.

· Émettre les factures et effectuer les relances financières pour les comptes en retard.

· Préparer les fins de mois financières et rassembler les pièces justificatives requises pour la comptabilité.

· Effectuer les dépôts d'argent et de chèques.

· Assurer le contrôle et le rapprochement des paiements dans CASA.

· Vérifier la conformité des données entre CASA et les fichiers Excel.

· Effectuer le suivi financier des locations, notamment la facturation de l'École Internationale de Français.

· Assurer le suivi rigoureux des données financières liées aux cautions et aux départs.

· Effectuer les prévisions des sommes nécessaires aux départs.

2. Gestion des clés, des cautions et des accès

· Assurer la gestion rigoureuse et la mise à jour du registre des clés.

· Effectuer le contrôle des données relatives aux clés et aux cautions.

· Assurer la conciliation du compte de clés.

· Inscrire et contrôler les cautions dans les fichiers Excel et dans CASA.

· Effectuer le contrôle des écarts entre les données opérationnelles et financières.

· Assurer le suivi des dates d'expiration des cartes d'accès.

· Effectuer le suivi des renouvellements des cartes d'accès sécurisées.

· Collaborer avec les équipes concernées afin d'assurer l'intégrité des données relatives aux clés, aux cautions et aux accès.

3. Approvisionnement, inventaires et logistique

· Gérer le processus d'achat, de la cueillette des besoins internes jusqu'à l'émission des bons de commande.

· Préparer et effectuer les commandes de papeterie et de fournitures nécessaires aux opérations.

· Assurer le suivi des fournisseurs.

· Effectuer le suivi des livraisons et des commandes.

· Contrôler les inventaires de fournitures, de matériel et d'équipements nécessaires aux opérations.

· Effectuer les réapprovisionnements requis.

· Assurer la mise à jour des données d'inventaire.

· Assurer le suivi administratif du matériel et des équipements.

4. Soutien administratif et optimisation des processus

· Assurer le classement numérique et physique des dossiers financiers et administratifs.

· Répondre aux demandes d'information internes et externes liées à son champ d'expertise.

· Collaborer à l'amélioration des outils de gestion internes.

· Participer à la création et à la mise à jour de tableaux de bord.

· Participer à la création et à la mise à jour de gabarits administratifs.

· Contribuer à l'optimisation des processus administratifs.

· Participer à des projets spéciaux nécessitant une expertise administrative ou financière.

· Collaborer à l'amélioration et à l'implantation d'outils et de systèmes de gestion.

· Assurer la qualité, la fiabilité et la cohérence des données administratives et financières.

Exigences du poste

Formation et expérience

· Scolarité : Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, en comptabilité, en gestion de commerces ou formation équivalente.

· Expérience : Un minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires combinant comptabilité de base, soutien administratif et gestion de données financières.

Compétences et aptitudes recherchées

Rigueur et précision

· Souci du détail marqué, particulièrement dans la manipulation, la vérification et la conciliation des données financières.

· Capacité à effectuer des contrôles et des rapprochements avec précision.

· Sens élevé de la fiabilité et de la confidentialité des informations traitées.

Sens de l'organisation

· Excellente gestion des priorités.

· Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

· Capacité à respecter des échéanciers serrés.

· Autonomie dans la gestion des responsabilités confiées.

Maîtrise des outils technologiques

· Excellente maîtrise du logiciel Excel, notamment des formules et des tableaux croisés dynamiques.

· Connaissance pratique d'un système comptable ou administratif, notamment CASA ou un ERP similaire.

· Facilité à utiliser différents systèmes de gestion et à assurer la qualité des données qui y sont saisies.

· Capacité à contribuer à l'amélioration et à l'optimisation des outils de gestion.

Collaboration et communication

· Capacité à collaborer efficacement avec la direction, les équipes administratives et les différents intervenants.

· Capacité à répondre aux demandes d'information relevant de son champ d'expertise.

· Bonne capacité à communiquer des informations financières et administratives de façon claire et professionnelle.

Discrétion

· Respect strict de la confidentialité des informations financières et administratives.

· Capacité à traiter des données sensibles avec jugement et professionnalisme.

Conditions de travail

· Statut : Personnel technique et professionnel.

· Horaire : Temps plein – 35 heures/semaine.

Avantages :

• Congés payés
• Garderie sur Place
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite

CA$23.85-CA$35.68 per hour

Lieu du poste : En présentiel