Technicien(ne) en Administration - Horaires

RÉSIDENCE WALES HOME

La Résidence Wales Home est une résidence privée à but non lucratif pour aînés offrant un continuum de soins adapté aux besoins de la communauté située à Richmond entre Drummondville et Sherbrooke. L’organisation s’engage à respecter la dignité des personnes aînées en leur offrant un milieu de vie propre, sécuritaire et chaleureux favorisant l’autonomie, les relations sociales et le confort des résidentes et résidents, tout en créant un environnement accueillant pour leurs proches et leur famille.

CENTRE D’HÉBERGEMENT ET DE SOINS DE LONGUE DURÉE (CHSLD) WALES INC.

Le Centre d’hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) Wales inc. s’engage à offrir un environnement sécuritaire et un véritable milieu de vie qui respecte l’identité, la dignité et l’intimité des personnes aînées vivant avec des limitations cognitives et/ou physiques.

Les missions du CHSLD Wales et de la Résidence Wales Home sont harmonisées et reposent sur la reconnaissance du potentiel de chaque personne hébergée. Le CHSLD vise à offrir des soins et des services de qualité optimale tout en favorisant le maintien du plus haut niveau d’autonomie possible chez les résidentes et résidents, notamment grâce à des soins infirmiers, des services thérapeutiques et des activités dispensés par une équipe de professionnelles, professionnels, paraprofessionnelles et paraprofessionnels dévoués.

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT

Directrice des services administratifs et de la qualité

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l’autorité de la directrice des services administratifs et de la qualité, la titulaire du poste réalise des activités liées à la gestion des ressources humaines. Elle assume des responsabilités liées à l’organisation du travail ainsi qu’à la planification et à l’exécution de travaux administratifs complexes, notamment en matière de collecte et d’analyse de données. Elle peut également être responsable du bon fonctionnement administratif de son secteur et veille aux relations internes et externes qui s’y rattachent.

RESPONSABILITÉS

Tâches générales

• Est responsable des horaires du personnel clinique et non clinique;
• Est responsable de la liste de rappel du personnel clinique et non clinique;
• Soutient ses collègues et assure leur remplacement lors de leurs absences, au besoin;
• Effectue toute autre tâche pertinente demandée par sa supérieure immédiate.

Tâches spécifiques

• S’assure que les modèles d’horaires sont à jour;
• Prépare et affiche les horaires par périodes de six semaines conformément à la politique de gestion des horaires;
• Respecte les disponibilités des employées et employés inscrits sur la liste de remplacement;
• Met à jour les horaires selon les besoins, notamment lors de la création de nouveaux postes ou de l’embauche de nouvelles personnes;
• Coordonne les remplacements requis, y compris ceux liés aux absences de longue durée (congés de maladie, congés de maternité, etc.);
• Reçoit et traite les demandes d’absence approuvées pour les congés personnels, les jours fériés et les vacances;
• Met à jour la liste des coordonnées des employées et employés;
• Tient à jour le calendrier des gardes et des disponibilités sur appel;
• Assure une communication efficace avec le personnel et les gestionnaires;
• Fait preuve de proactivité dans la recherche de solutions à des situations complexes.

FORMATION ET QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans toute autre discipline collégiale pertinente reconnue par le ministère compétent;
• ou DEC combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent;
• ou attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de 800 heures ou plus combinée à une expérience liée au domaine visé.
• Ce poste est également accessible aux personnes titulaires d’un certificat d’études collégiales en techniques administratives;
• Bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonne connaissance des systèmes informatisés et des plateformes en ligne;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

EXPÉRIENCE

• Deux à trois années d’expérience dans un domaine connexe.
• Salaire offert entre 27,78$ et 37,08$ selon l'expérience

QUALITÉS PERSONNELLES

• Excellentes habiletés de communication, tant en français qu’en anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Bonnes aptitudes relationnelles et attitude respectueuse;
• Autonomie;
• Esprit d’équipe et orientation vers les résultats;
• Flexibilité et capacité d’adaptation au changement;
• Bonne gestion du temps et des priorités;
• Bon sens de l’analyse;
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à travailler avec un minimum de supervision;
• Capacité à respecter les échéanciers;
• Discrétion et grand respect de la confidentialité;
• Haut niveau de professionnalisme.

Postulez en ligne ou envoyer votre candidature à [email protected]

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RÉSIDENCE WALES HOME:

The Résidence Wales Home is a private, non-profit seniors’ residence that provides a continuum of care based on the community’s needs located in Richmond between Drummondville and Sherbrooke. The organization is committed to respecting seniors’ dignity by providing them with a clean, safe, and secure homelike environment which promotes independence, friendship, and comfort for its residents and provides a welcoming atmosphere for their friends and family members.

CENTRE D’HÉBERGEMENT ET DE SOINS DE LONGUE DURÉE (CHSLD) WALES INC.

The Centre d’hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) Wales Inc. is committed to providing a safe, secure, and “milieu de vie” environment that respects the identity, dignity, and privacy of seniors suffering from cognitive and/or physical limitations. The missions of the CHSLD Wales and Résidence Wales Home are in alignment, recognizing each resident’s potential. The CHSLD objective is to offer optimal quality care and services while encouraging seniors to function at their highest level possible by providing nursing care, therapy, and activities through dedicated professionals and paraprofessionals.

REPORTING RELATIONSHIP:

Director of Administrative Services and Quality

JOB SUMMARY:

Under the authority of the Director of Administrative Services and Quality, performs work related to the management of human resources. She assumes responsibilities related to the organization of work and the planning of the execution of complex work of an administrative nature such as the collection and analysis of data. She may also be responsible for the administrative functioning of her environment and sees to the internal and external relations of the latter.

RESPONSIBILITIES:

General tasks

• Responsible for the clinical and non-clinical schedules.
• Responsible for the recall list for the clinical and non-clinical staff.
• Supports co-workers and replaces during their absences, if required.
• Carries out any relevant tasks requested by the immediate superior.

Specific tasks

• Ensures that templates are updated for the schedules.
• Prepares and posts schedules in six-week increments as per the Scheduling Policy.
• Respects Substitution List employees’ availabilities.
• Updates the schedule as needed, including for new positions and employees.
• Coordinates replacements as needed, including for long-term leaves (e.g., sick leaves, maternity leaves, etc.).
• Receives and processes approved absence requests for personal days, statutory holidays, and vacation.
• Updates employee contact list.
• Maintains on-call calendar for employees.
• Ensures proper communication with staff and managers.
• Is proactive in finding solutions in complex situations.

QUALIFICATIONS/EDUCATION:

• Diploma of College Studies (DEC) in General Administration, Accounting and Management Techniques, Office Automation Techniques or another appropriate college discipline from a school recognized by the competent ministry or a Diploma of College Studies (DEC) combined with a relevant undergraduate university certificate or an Attestation of Collegial Studies (AEC) that is relevant, of eight hundred hours or more combined with experience related to the field concerned. This job also includes individuals who hold a certificate of college studies in administrative techniques.
• Bilingual (oral and written).
• Good knowledge of online and computerized systems
• Good knowledge of Office suite.

EXPERIENCE:

• Two to three years of experience in a related field.
• Competitive salary ranging from $27.78 to $37.08 per hour, depending on experience.

PERSONAL ATTRIBUTES:

• Good communication skills in both verbal and written English and French.
• Good interpersonal skills and a respectful attitude.
• Autonomous.
• Teamwork and result oriented.
• Flexible and adaptable to change.
• Effectively manages time and priorities.
• Good analytical skills.
• Meticulous, organized, and ready to work with minimal supervision.
• Capable of respecting deadlines.
• Discretion and high respect for confidentiality.
• High level of professionalism.

To apply, please submit your application online or send your résumé to [email protected]