Posted 5 days ago
Adjoint.e administratif.ve, Bureau du Chef de cabinet
@ Pomerleau
Montréal, Quebec
Overview
Pomerleau is hiring an administrative assistant for the Chief of Staff's office to support the President's office, governance committees and executive bodies. The role covers board and committee scheduling, logistics, executive document production and PowerPoint presentations. The posting lists a hybrid arrangement, four weeks of vacation and a group RRSP.
Responsibilities:
- Gérer les invitations et l'agenda des instances de gouvernance
- Coordonner la logistique des rencontres exécutives
- Concevoir des présentations PowerPoint de qualité exécutive
- Rédiger et réviser les documents destinés à la haute direction
- Gérer les courriels et les archives des comités
Requirements summary:
- 5 ans d'expérience en soutien administratif de haut niveau
- DEP, AEC ou diplôme collégial pertinent
- Maîtrise avancée de PowerPoint et de la suite Microsoft Office
- Connaissance de Diligent Board (atout)
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais
Tools & skills
Source and dates
Source type not verified · apify-linkedin
- Employer posting date
- 2026-11-09
- First seen by our source
- 2026-11-14
- Source record updated
- 2026-11-14
These dates describe the source record, not a live verification that the employer is still hiring. Check the original posting.
Job details
| Seniority | Mid level |
| Department | Administrative |
| Experience | 5+ years |
| Hours per week | 40 (estimated) |
| Travel | air: none · ground: none |
| Work setting | Office |
| Position | Mostly sitting |
| Physical demands | physical low · computer high |
| Languages | French, English |
| Education | College diploma (required) |
| Perks mentioned | Generous paid time off, Flexible hours, Retirement plan, Transit support |
Summary and details written by AI from the posting; the employer’s posting is the authority.
Pomerleau
Saved company profile
Historical company information from a saved The Jobs API profile (LinkedIn/Crunchbase fields). It is not live-verified; figures may have changed. Missing values remain unknown.
Redefining construction. Together. From concept to completion. Everywhere. Anytime. Without compromise.
Full company description
Pomerleau, whose revenues exceeded $4.8 billion in 2023, is one of the largest construction companies in Canada. It specializes in building, infrastructure, and civil engineering sectors, undertaking major projects through alternative delivery methods. Equipped with a research and development laboratory, Pomerleau integrates innovations into more than 80% of its projects and works sustainably to build the living environments of tomorrow. It is a family-owned company with human values, recognized as one of the 100 best employers in Canada. As a talent incubator and a trainer for the next generation, we encourage the development and growth of all our team members.
- LinkedIn followers
- 143,379
- People associated on LinkedIn
- 3,249
- Reported office locations
- 500 Rue Saint-Jacques, Montréal, Québec H2Y, CA
- 521, 6E Avenue, St-Georges, Quebec G5Y0H1, CA
- 99 Airport Rd, St John’s, Newfoundland and Labrador A1A, CA
- 1496 Bedford Hwy, Bedford, Nova Scotia B4A, CA
- 562 Chemin Olivier, Lévis, Quebec G7A, CA
- 343 Preston St, Ottawa, Ontario, CA
- 185 The West Mall, Toronto, Ontario M9C, CA
- 900 W Hastings St, 1100, Vancouver, Colombie-Britannique V6C, CA
- Business categories
- Construction
- Energy
- Real Estate
- Construction, repair and maintenance
- Other recorded names
- Pomerleau
- Pomerleu
- Profile identifies a recruitment agency
- Yes
- Reported total investment
- 200,000,000
Currency and observation date were not supplied; this is not a current valuation or a funding round.
Pomerleau, whose revenues exceeded $4.8 billion in 2023, is one of the largest construction companies in Canada. It specializes in building, infrastructure, and civil engineering sectors, undertaking major projects through alternative delivery methods. Equipped with a research and development laboratory, Pomerleau integrates innovations into more than 80% of its projects and works sustainably to build the living…
| Field | Value |
|---|---|
| Industry | Construction |
| Company size | 1,001-5,000 employees |
| Headquarters | Montréal, Québec |
| Organization type | Privately Held |
| Year founded | 1966 |
| Open jobs on Jobsy | 407 |
| View page |
Description du poste
Prêt·e à bâtir ta carrière? Nous voulons te rencontrer!
Sous la supervision de la Cheffe de cabinet, vous assurerez le bon déroulement des activités du Bureau du Président, des comités internes et des instances au niveau exécutif. Vous serez le point de chute pour la coordination, la logistique et la production des documents exécutifs, en étroite collaboration avec l'analyste du Bureau du Président.
Ce que tu feras
Soutien exécutif et gestion d’agenda
- Gérer les invitations de l'ensemble des instances de gouvernance (conseil d'administration et ses comités, ExCo, comités internes et instances au niveau exécutif) : planification annuelle du calendrier, envoi, suivi des confirmations et mises à jour;
- Agir comme point de chute opérationnel, répartir les demandes et assurer les suivis requis;
- Coordonner la logistique des rencontres : salles, technologie, lunchs et services de traiteur;
- Assurer la coordination logistique nécessaire au bon déroulement des rencontres exécutives, incluant les repas et autres services connexes;
- Assurer la gestion complète de l'agenda de la Cheffe de cabinet : planification, priorisation, arbitrage des demandes de rencontre et préparation de la semaine;
- Faire la gestion des archives des comités exécutifs (mémoire corporative);
- Rédiger des documents de toutes sortes (ordres du jour, courriels, procès-verbaux, etc.);
- Gérer les comptes de dépenses, factures et autres besoins administratifs du Bureau du Président.
- Recevoir les demandes, recueillir les informations de base et coordonner les créneaux requis;
- Envoyer les invitations, confirmer les présentateurs et collecter les documents requis;
- Signaler rapidement les informations manquantes ou les écarts à l’analyste ou la Cheffe de Cabinet.
- Concevoir et mettre en forme des présentations PowerPoint de qualité exécutive selon les gabarits corporatifs;
- Schématiser l'information transmise par les dirigeants et les intervenants (organigrammes, processus, tableaux synthèses);
- Assurer la qualité finale des documents (cohérence, mise en page, révision linguistique);
- Traduire diverses communications du département.
- Gérer les courriels, les structurer et tenir un système de classement efficace;
- Assurer le suivi et la priorisation des tâches ainsi que la qualité des processus en place;
- Assurer un service à la clientèle de qualité, à l'oral comme à l'écrit.
- 5 ans d'expérience pertinente en soutien administratif de haut niveau, idéalement en gouvernance d'entreprise;
- DEP, AEC ou diplôme collégial dans un domaine pertinent;
- Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Outlook, Teams);
- Maîtrise avancée de PowerPoint : mise en page, gabarits, schématisation et présentations de qualité exécutive (exigence clé);
- Connaissance de Diligent Board (atout);
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison des interactions régulières avec des intervenants partout au Canada et de la préparation de documents destinés à la haute direction dans les deux langues.
- REER collectif – jusqu’à 5 % de contribution de l’employeur
- Travail hybride – flexibilité pour les postes corporatifs
- Actionnariat – deviens partenaire de notre succès
- Développement pro – on t’aide à avancer
- Titre de transport payé – viens au travail sans frais
- Minimum de 4 semaines de vacances dès ton arrivée
Pomerleau est un leader de la construction au Canada, reconnu pour livrer des projets complexes partout au pays. Nous offrons un environnement de travail où le respect, le soutien et le développement de chacun sont au cœur de nos priorités. Notre culture repose sur la collaboration, la confiance et un engagement commun vers l’excellence. Si ça te parle, postule à ce poste ou contacte un de nos recruteurs pour voir comment on peut t’accompagner dans le processus.
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