Adjoint.e admistratif.ve- construction

Sommaire du poste

Le/l' adjoint.e admistratif.ve joue un rôle clé dans le soutien opérationnel, administratif et financier des équipes de projet et de construction. Cette personne assure la fluidité des communications, la rigueur dans le suivi des échéanciers et des budgets, la transmission d'informations liées à la santé et sécurité au travail, ainsi que la bonne gestion documentaire à toutes les étapes des projets, de l'ouverture à la fermeture.

Le/l' adjoint.e admistratif.ve relève du VP de construction.

Principales responsabilités

• Effectuer les suivis quotidiens des projets en cours.


• Assurer le suivi des échéanciers avec les entrepreneurs et les équipes internes.


• Organiser et coordonner les rencontres de projet ainsi que les réunions de chantier (construction), et rédiger les comptes rendus.


• Préparer les listes de tâches et assurer leur suivi rigoureux.


• Maintenir à jour les tableaux de bord des projets.


• Assurer l'ouverture et la fermeture des projets dans le système Yardi Voyageur.


• Créer les projets dans Yardi Voyageur et communiquer les détails nécessaires au département de dessin (drafting).


• Préparer les demandes de prix et les appels d'offres.


• Faire le suivi des soumissions reçues et préparer des tableaux comparatifs.


• Préparer les bons de commande.


• Assurer le classement et l'archivage des plans, devis et documents techniques.


• Distribuer les plans, révisions et informations générales de projet aux diverses équipes concernées.


• Préparer différentes lettres, courriels, rapports et correspondances.


• Compiler les coûts des projets.


• Vérifier les factures des entrepreneurs.


• Effectuer le suivi des budgets en collaboration avec le directeur.


• Revoir et approuver les feuilles de temps des travailleurs sur le terrain.


• Rassembler et coordonner les informations relatives à tout accident du travail impliquant des employés, puis les transmettre au département des ressources humaines.


• Assurer le remplacement à la réception pendant l'heure du dîner, une semaine sur deux.

Qualifications et exigences requises

• Formation: Diplôme d'études collégiales (DEC) ou universitaire en administration, gestion de la construction, ou domaine connexe.


• Expérience : 2 à 4 ans d'expérience dans un rôle de coordination (secteur de la construction ou immobilier, un atout).


• Connaissances informatiques :
  
  
  
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (particulièrement Excel et Word).
  
  
  • Connaissance pratique du logiciel de gestion Yardi (fortement souhaitée).
  
  


• Compétences linguistiques : Excellent français parlé et écrit, anglais fonctionnel ou bilingue.

Compétences recherchées

• Sens de l'organisation élevé et rigueur administrative.


• Rigueur, discrétion et souci du détail (notamment pour la gestion des dossiers RH/accidents).


• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.


• Fortes compétences en communication et en travail d'équipe.

Les avantages de travailler chez Olymbec:

• Salaire concurrentiel;


• Assurance dentaire et médicale;


• Assurance-vie;


• Assurance invalidité de longue durée;


• Programme d’aide aux employés (PAE);


• 6 jours de congé de maladie ou pour raisons personnelles par année;


• Accès à la télémédecine;


• Assurance médicale de voyage;


• Formation continue;


• Accès à notre centre de conditionnement physique au bureau;


• Café-bistro sur place offrant des repas et des boissons à prix réduit;


• Stationnement gratuit.

Diversité et inclusion

Nous valorisons la diversité et sommes un employeur garantissant l’égalité des chances. Toutes les candidatures qualifiées seront considérées sans distinction de race, couleur, âge, sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, origine ethnique ou nationale, handicap, grossesse, religion, statut de vétéran, informations génétiques protégées ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

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*Veuillez noter que certaines offres d'emploi sont conditionnelles à une vérification des antécédents, y compris du casier judiciaire.