Adjointe administrative – Studio d'entraînement privé

Êtes-vous une personne professionnelle en administration, bilingue, proactive et organisée, à la recherche d'un rôle dans le secteur de la santé et du bien-être ? Avez-vous une aisance naturelle avec les chiffres et les systèmes, ainsi qu'un excellent sens du service à la clientèle ?

En travaillant directement avec le propriétaire, les clients et l'équipe d'entraîneurs, vous jouerez un rôle central dans la gestion du cycle de vie des clients, la supervision des systèmes de paiement, la production de rapports de performance, le suivi des flux de travail automatisés et les relations clients de haut niveau pour un studio d'entraînement haut de gamme.

Si vous êtes une adjointe administrative ou un adjoint administratif désireux de faire partie d'un studio de conditionnement physique de premier ordre, cette opportunité pourrait être pour vous !

Avantages
-Poste à temps plein (35 heures par semaine) (100 % en présence au bureau)
-Horaire de travail flexible favorisant la conciliation travail-vie personnelle
-2 semaines de vacances payées la première année, passant à 3 semaines par la suite.
-Abonnement gratuit au gym dans un studio d'entraînement haut de gamme
-Rabais employés sur des suppléments de première qualité
-Près du quartier Mile-End, facilement accessible en métro
-Culture d'équipe dynamique, avec activités d'équipe régulières

Responsabilités
-Assurer un soutien administratif de haut niveau au propriétaire et à l'équipe afin de garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes du studio
-Gérer le service à la clientèle et l'accueil, en répondant aux appels, en accueillant les membres sur place et en traitant les demandes entrantes selon les procédures établies, en français et en anglais
-Prendre en charge le cycle de vie complet des clients, de la création des dossiers administratifs et des contrats jusqu'au suivi des étapes clés, des renouvellements et des fins de programme
-Superviser l'administration financière au quotidien, incluant la programmation des prélèvements récurrents, le rapprochement des paiements, la gestion des remboursements et la tenue des fichiers de ventes
-Produire les rapports de performance et l'analyse des données, notamment les relevés hebdomadaires de progression des clients, les tableaux de rétention des entraîneurs et les bilans aux quatre semaines
-Utiliser quotidiennement des outils d'assistance par intelligence artificielle pour automatiser, accélérer et vérifier la mise à jour des chiffriers, des rapports de données et la rédaction de documents
-Coordonner les horaires du studio et la disponibilité de l'équipe, en gérant les agendas des entraîneurs et la réservation des séances dans le logiciel de gestion
-Gérer les communications opérationnelles et le marketing, en rédigeant les courriels aux clients, en effectuant les relances, en sollicitant les avis et en maintenant la base de données CRM
-Superviser les opérations sur place, incluant l'ouverture et la fermeture du gym, la gestion du système d'accès, l'entretien général et le suivi de l'inventaire des suppléments et fournitures
-Traiter les dossiers clients confidentiels, les données financières et les informations confidentielles avec une autonomie complète et la plus grande discrétion

Qualifications
-Bilinguisme parfait en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
-Minimum de 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou de coordination, de préférence dans un studio de conditionnement physique, une clinique ou un milieu de services
-Forte aisance avec les chiffres et grand souci du détail pour la gestion des paiements, les mises à jour de tarifs et les rapports de ventes
-Très à l'aise avec l'IA, surtout Claude, pour rédiger des rapports, mettre à jour des tableaux/formules, écrire des courriels et adapter des procédures.
-Maîtrise avancée de Google Workspace (Environnement Mac). À noter, bon nombre des systèmes logiciels sont en anglais y compris Fliip, RISE/GoHighLevel, Moneris, Trello, Loom, et Claude
-Aisance démontrée avec les outils numériques modernes et les flux de travail assistés par l'IA pour optimiser la productivité au quotidien
-Expérience dans la gestion de plateformes CRM, de systèmes de réservation et de terminaux de paiement (expérience avec Fliip, RISE, Moneris ou Trello, un atout)
-Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités, avec l'aptitude à mener de front plusieurs tâches complexes dans un environnement dynamique
-Haut niveau d'autonomie, d'initiative et de résolution proactive de problèmes sans supervision directe
-Fortes compétences relationnelles et sens de la diplomatie pour offrir un service à la clientèle exceptionnel tout en faisant respecter fermement les politiques de l'entreprise
-Discrétion absolue et grand professionnalisme dans la manipulation des dossiers clients confidentiels, des contrats et des données financières

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience !

Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [email protected] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.