Posted 27 days ago
Archiviste
@ HEC Montréal
Montréal, Quebec
SIGNALS
Overview
HEC Montréal is hiring a full-time archiviste for its Service de gestion de l'information institutionnelle et des archives. The role plans and runs tools, processes and services for institutional information and archives, and supports units with information management and records retention. The posting offers a hybrid arrangement, 23 vacation days and a defined-benefit pension plan.
Responsibilities:
- Analyser les besoins des unités en gestion de l'information et d'archives
- Développer et maintenir outils, systèmes et procédures
- Élaborer politiques, directives et normes de gestion documentaire
- Accompagner et former les personnes utilisatrices
- Assurer la veille archivistique et légale
Requirements summary:
- Maîtrise en sciences de l'information (profil archivistique) ou discipline pertinente
- Minimum d'une année d'expérience pertinente
- Très bonne maîtrise du français et bonne maîtrise de l'anglais
- Très bonne connaissance des outils de gestion documentaire numérique
- Expérience en protection des renseignements personnels (EFVP)
Tools & skills
Source and dates
Source type not verified · apify-linkedin
- Employer posting date
- 2026-10-18
- First seen by our source
- 2026-11-15
- Source record updated
- 2026-11-15
These dates describe the source record, not a live verification that the employer is still hiring. Check the original posting.
Job details
| Seniority | Entry level |
| Department | IT |
| Experience | 1+ years |
| Hours per week | 40 (estimated) |
| Work setting | Office |
| Position | Mostly sitting |
| Physical demands | physical low · computer high |
| Languages | French, English |
| Education | Master’s degree (required) |
| Fields of study | Sciences de l'information (profil archivistique) |
| Perks mentioned | Generous paid time off, Retirement plan, Paid training |
Summary and details written by AI from the posting; the employer’s posting is the authority.
HEC Montréal
| Field | Value |
|---|---|
| Open jobs on Jobsy | 11 |
Job description
Milieu de travail
Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure la gestion, le traitement, la préservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.
Rôle et responsabilités
L’archiviste planifie, développe, coordonne et met en oeuvre les outils, les processus, les activités et les services liés à la gestion et à la gouvernance de l’information institutionnelle et des archives de l’École.
La personne titulaire de l’emploi analyse les besoins, contribue à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion, de gouvernance de l’information et des archives, développe et met en oeuvre des outils et des solutions adaptés aux besoins de l’École.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
PROCESSUS ET INFORMATION INSTITUTIONNELLE
Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure la gestion, le traitement, la préservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.
Rôle et responsabilités
L’archiviste planifie, développe, coordonne et met en oeuvre les outils, les processus, les activités et les services liés à la gestion et à la gouvernance de l’information institutionnelle et des archives de l’École.
La personne titulaire de l’emploi analyse les besoins, contribue à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion, de gouvernance de l’information et des archives, développe et met en oeuvre des outils et des solutions adaptés aux besoins de l’École.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :
- Identifie et évalue les besoins des unités en matière de gestion de l’information et d’archives, analyse les pratiques existantes et propose des solutions visant à améliorer l’organisation, l’accessibilité, la conservation et la préservation de l’information.
- Développe, met en place et maintien des outils, des systèmes, des processus et des procédures permettant d’assurer une gestion efficace de l’information institutionnelle et des archives, en collaboration avec les parties prenantes concernées.
- Coordonne les activités quotidiennes et les projets relevant de sa responsabilité et réalisés par les membres de l'équipe. Assure la qualité du travail effectué et apporte les correctifs nécessaires, au besoin.
- Élabore, met à jour et assure l’application des politiques, directives, procédures, normes et autres outils de référence relatifs à la gestion de l’information et des archives.
- Apporte son soutien et expertise aux comités, groupes de travail et projets internes liés à la gestion de l’information, aux archives, aux systèmes d’information, à la préservation numérique et à la mémoire institutionnelle.
- Assure une veille sur l’évolution des pratiques archivistiques, des technologies, des outils de gestion de l’information et du cadre légal applicable à ses fonctions et propose les ajustements requis aux pratiques et aux outils de l’École.
- Tient à jour les données relatives à ses activités, aux projets et aux inventaires archivistiques et documentaires afin d’assurer le suivi des activités et de produire les statistiques requises pour son secteur.
- Participe, lorsque requis, à la préparation de demandes de subvention, de projets d’acquisition ou de projets liés au développement des outils et services du secteur.
- Établit et entretient des relations avec des personnes professionnelles du domaine et participe à différentes activités favorisant le partage et le développement des pratiques.
PROCESSUS ET INFORMATION INSTITUTIONNELLE
- Accompagne les unités dans l’organisation, la gestion, la conservation et la destruction de leur information.
- Analyse et documente les processus liés à la création, à l’utilisation, à la gestion et à la conservation de l’information institutionnelle et identifie les possibilités d’optimisation, de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
- Analyse et documente les processus d’affaires des unités afin d’identifier les besoins en matière de gestion et de gouvernance de l’information, de catégorisation, de protection des renseignements personnels, de conservation, de disposition et d’accès aux documents. Identifie les éléments de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
- Détermine les règles de gestion, de conservation et de disposition applicables aux différentes catégories d’information institutionnelle.
- Accompagne les unités dans l’implantation ou l’amélioration de pratiques et de solutions de gestion de l’information et favorise leur appropriation.
- Assure la formation, l’accompagnement et l’encadrement des personnes utilisatrices afin de favoriser l’appropriation des outils et l’adoption des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information institutionnelle.
- Maîtrise en sciences de l’information (profil archivistique), ou toute autre discipline jugée pertinente
- Minimum d’une année d'expérience de travail pertinente
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Très bonne connaissance des outils de gestion, de traitement et de diffusion des archives
- Très bonne connaissance des outils de gestion documentaire numérique (implantation et utilisation)
- Très bonne connaissance des méthodes de cartographie et de documentation des processus
- Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Très bonne connaissance du milieu archivistique québécois (associations, organisations, etc.)
- Expérience dans la protection des renseignements personnels, notamment les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
- Fortes habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse
- Innovation et créativité
- Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique
- Minutie, précision et souci du détail
- Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
- Capacité de travailler en équipe
- Aptitude à fournir des efforts physiques
- Membre de l’Association des archivistes du Québec ou tout autre association ou regroupement professionnel reconnu
- Expérience dans la mise en place et la gestion de SharePoint
- Expérience avec AtoM
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 16 jours fériés
- Horaire estival: 10 vendredis d'été (selon la politique en vigueur)
- Aménagement de temps de travail: mode hybride
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Accès à un service de télémédecine
Journal
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