Gestionnaire de bureau

Sciences de la Peau Crescita, une entreprise canadienne établie à Laval, se spécialise dans le développement, la fabrication et la commercialisation de produits de soins de la peau innovants et de haute qualité. À travers nos marques reconnues, notamment Laboratoire Dr Renaud, Pro-Derm, Aquafolia et Obagi Canada, nous combinons expertise scientifique, innovation et passion pour offrir des solutions adaptées aux besoins des professionnels et des consommateurs. Dans un contexte de croissance et de transformation, nous sommes à la recherche de personnes talentueuses, engagées et motivées à contribuer à notre succès. Joindre Crescita, c'est intégrer une équipe dynamique et collaborative, où vos idées, votre initiative et votre contribution font une réelle différence.

Relevant du directeur général, le ou la gestionnaire de bureau assure la coordination des activités administratives quotidiennes et veille au bon fonctionnement des installations et des services de bureau. Cette personne joue un rôle central dans la gestion des fournisseurs, des approvisionnements, des services administratifs et des initiatives internes, tout en collaborant étroitement avec les ressources humaines, les finances et les autres départements. Le poste requiert une personne autonome, organisée et proactive, capable de gérer plusieurs priorités tout en respectant les procédures et les niveaux d'autorisation établis par la direction.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Gestion administrative et fonctionnement du bureau

• Coordonner les activités administratives quotidiennes et assurer le bon fonctionnement des espaces de travail.
• Gérer les commandes récurrentes : café, fournitures de bureau, produits de cuisine et autres consommables.
• Assurer le suivi des inventaires, des commandes et des livraisons.
• Coordonner les demandes d'entretien, de réparation et les besoins liés aux installations.
• Agir comme personne-ressource pour les demandes administratives courantes des employés.

2. Gestion des fournisseurs et des contrats

• Assurer la coordination avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Superviser les services d'entretien ménager et effectuer les suivis nécessaires.
• Maintenir un registre des contrats, des tarifs et des échéances de renouvellement.
• Coordonner la révision annuelle des services de télécommunications Rogers, notamment les forfaits corporatifs, les coûts et les conditions contractuelles.
• Obtenir et comparer des soumissions afin d'identifier des possibilités d'optimisation des coûts.
• Assurer le suivi des factures et des dépenses administratives en collaboration avec les finances.

3. Soutien opérationnel à la direction générale

• Appuyer le directeur général dans le suivi et la coordination de certains dossiers administratifs et opérationnels.
• Préparer, compiler et assurer le suivi des comptes de dépenses du directeur général, conformément aux politiques internes.
• Coordonner les déplacements professionnels du directeur général, notamment les réservations de vols, d'hôtels, de transports et autres arrangements de voyage.
• Assurer un soutien administratif ponctuel au directeur général selon les besoins, notamment pour la préparation de documents, les réservations, la coordination de rencontres et diverses demandes administratives.
• Faire preuve d'autonomie, de jugement et de proactivité dans le traitement des demandes de la direction, en étant capable de comprendre les besoins et d'assurer les suivis nécessaires avec un minimum de supervision.
• Coordonner la mise en œuvre des initiatives approuvées par la direction.
• Proposer des améliorations aux processus administratifs et au fonctionnement du bureau.

4. Soutien administratif aux ressources humaines

• Offrir un soutien administratif à l'équipe RH selon les besoins.
• Participer à la coordination logistique de l'accueil et de l'intégration des nouveaux employés.
• Collaborer à la préparation de documents et de communications internes.
• Participer à l'organisation des activités et événements corporatifs : BBQ, Halloween, Noël, reconnaissance des employés, etc.
• Coordonner les fournisseurs, les achats, les budgets approuvés et la logistique des événements.

5. Suivi budgétaire et amélioration continue

• Effectuer le suivi des dépenses administratives et des coûts récurrents.
• Identifier des occasions d'économies et d'amélioration des services.
• Préparer des comparatifs de coûts et formuler des recommandations à la direction.
• Contribuer à la standardisation et à l'amélioration des processus administratifs.

PROFIL RECHERCHÉ ET COMPÉTENCES CLÉS

• Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
• 3 à 5 ans d’expérience en gestion de bureau ou coordination administrative.
• Expérience en soutien administratif aux ressources humaines, notamment en coordination de l'intégration des employés, en gestion documentaire et en organisation d'activités internes, avec un grand souci de confidentialité et de discrétion.
• Expérience en gestion de fournisseurs, suivi de contrats et contrôle des coûts.
• Excellentes aptitudes en organisation, gestion des priorités et résolution de problèmes.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Teams).
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais, selon les besoins du poste.
• Autonomie, rigueur, initiative, discrétion et sens des responsabilités.
• Excellent sens du service, de la communication et de la collaboration.
• Capacité démontrée à soutenir un membre de la haute direction, à anticiper ses besoins et à exécuter des demandes administratives avec autonomie, discrétion et un minimum de supervision.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS

• Salaire pouvant atteindre 65 000 $ annuellement, sur la base d’un horaire à temps plein de 40 heures par semaine, selon l’expérience, les compétences et la capacité à répondre à l’ensemble des exigences du poste.
• Présence au bureau du lundi au jeudi, avec possibilité de télétravail le vendredi, conformément à la politique en vigueur et selon les besoins opérationnels de l'entreprise.
• Programme d'assurances collectives, incluant notamment les soins médicaux et dentaires, selon les conditions d'admissibilité.
• Régime d'épargne-retraite (REER collectif), selon les modalités du programme.
• Vacances annuelles et congés personnels, conformément à nos politiques internes.
• Programme d'aide aux employés
• Rabais employés sur nos produits de soins de la peau, selon les politiques en vigueur.
• Activités sociales et événements corporatifs favorisant la collaboration et l'esprit d'équipe.
• Environnement de travail dynamique et collaboratif, au sein d'une entreprise canadienne reconnue dans l'industrie des soins de la peau.
• Occasion de contribuer concrètement à l'amélioration des processus administratifs et au bon fonctionnement de l'organisation.