Gestionnaire de bureau / Office Manager

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Vous serez responsable de la coordination et de la supervision des activités quotidiennes du bureau de Montréal. Vous veillerez à la mise en œuvre locale des normes mondiales en matière de gestion de bureau, de sécurité physique, de santé et sécurité et de gestion des installations. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction locale afin d’harmoniser les exigences mondiales avec les besoins opérationnels du bureau de Montréal. Relevant de la vice-présidence responsable de la gestion mondiale des installations, vous contribuerez à l’élaboration et à la mise en œuvre des activités liées à la gestion des installations du bureau de Montréal.

Responsabilités

• Participer à la gestion des activités opérationnelles et administratives du bureau de Montréal, notamment l’entretien courant et préventif de l’immeuble, des systèmes et de l’équipement, les réparations générales et les services d’entretien ménager.
• Contribuer à l’élaboration et à l’application des stratégies, politiques et procédures relatives aux installations afin d’assurer un environnement de travail sécuritaire, agréable et bien entretenu, tout en favorisant une gestion efficace des coûts.
• Gérer et coordonner les déménagements internes en veillant à la satisfaction des clients internes et au respect des politiques et procédures de l’entreprise.
• Participer à la gestion des projets d’immobilisations et de rénovations. Coordonner les activités avec les équipes internes, les architectes, les fournisseurs, la direction de l’immeuble et les entrepreneurs généraux. Veiller au respect de la portée des projets et assurer le suivi des dépenses et des écarts budgétaires.
• Contribuer à la négociation et à l’administration des contrats avec les fournisseurs, notamment en obtenant et en analysant des devis et des soumissions. Veiller à la qualité des services fournis et au respect des modalités contractuelles.
• Participer à l’élaboration et à la gestion du budget du bureau de Montréal. Assurer le suivi des dépenses, documenter les écarts budgétaires et les communiquer à la vice-présidence responsable de la gestion des installations et à la direction locale.
• Coordonner les achats liés aux installations, notamment le mobilier, l’équipement de bureau, les fournitures pour la cuisine et les salles de bain ainsi que les fournitures de courrier et d’expédition.
• Collaborer avec l’équipe responsable de la continuité des activités et de la reprise après sinistre afin de mettre en œuvre les programmes de sécurité physique et de santé et sécurité qui ne relèvent pas des technologies de l’information. Contribuer notamment à l’administration des systèmes de sécurité et à la coordination des procédures d’évacuation, d’urgence et de gestion de crise.
• Coordonner la cueillette et la livraison du courrier et des colis ainsi que les services de messagerie, conformément aux politiques et règlements applicables aux envois nationaux et internationaux, y compris les exigences douanières.
• Recevoir et traiter les demandes d’envoi dans les délais prévus, en établissant les priorités au besoin.
• Veiller au contrôle approprié des accès et à la sécurité physique, tout en contribuant à offrir une expérience accueillante aux membres du personnel et aux visiteurs.
• Coordonner la livraison et la récupération des articles entreposés hors site.
• Coordonner l’aménagement des salles de conférence pour les réunions et les séminaires, y compris le déplacement du mobilier au besoin.
• Contribuer au maintien d’un environnement de travail propre et sécuritaire et veiller au respect des politiques et procédures applicables.
• Entretenir des relations de travail efficaces avec la société de gestion de l’immeuble, les entrepreneurs, les fournisseurs, les architectes et les autres partenaires.
• Participer à la sélection de fournisseurs pour des services tels que l’entretien ménager, les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVCA), la plomberie, la sécurité et les travaux généraux. Collaborer de façon proactive avec les équipes internes afin de répondre aux besoins liés à l’environnement physique de travail.

Formation et expérience

Exigences

• Baccalauréat ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle.
• Au moins 8 ans d’expérience en gestion de bureau, de préférence dans un environnement comptant plus de 100 personnes.
• Au moins 5 ans d’expérience en supervision ou en gestion.

Atouts

• Titre professionnel Facilities Management Administrator (FMA) ou certification comparable en gestion des installations.
• De 5 à 10 ans d’expérience en gestion des installations en milieu organisationnel.

Compétences et aptitudes

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Maîtrise du français et de l’anglais requise dans le cadre des fonctions du poste. La connaissance de l’anglais est nécessaire puisque vous devrez communiquer et collaborer régulièrement avec des collègues, des dirigeants et des partenaires situés à l’extérieur du Québec afin de mettre en œuvre des normes, politiques et programmes mondiaux.
• Excellente capacité à analyser et à améliorer les processus d’affaires.
• Solides compétences en gestion budgétaire et expérience démontrée dans la gestion d’un budget d’exploitation.
• Connaissance approfondie de la gestion et de la planification des installations, des procédures administratives ainsi que de la gestion et de l’entretien des propriétés.
• Connaissance approfondie des processus d’achat de mobilier, d’équipement et de systèmes pour les bâtiments, d’équipement de bureau et de fournitures.
• Connaissance des systèmes de sécurité, des programmes de santé et sécurité et de la réglementation locale applicable.
• Grande capacité d’adaptation et aptitude à travailler efficacement dans des délais serrés et dans des situations exigeantes.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite et capacité à communiquer des concepts d’affaires de façon claire et adaptée au public cible.
• Excellentes compétences en analyse et en résolution de problèmes.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à concilier le souci du détail avec les objectifs du service.
• Capacité à collaborer avec des personnes provenant de différentes disciplines opérationnelles, fonctionnelles et techniques.
• Solides compétences en gestion des relations avec la clientèle et en gestion du changement.
• Capacité à résoudre les conflits et à favoriser la collaboration et le travail d’équipe.
• Excellentes aptitudes en persuasion et en négociation auprès des clients et partenaires internes et externes.

Responsible for overseeing the coordination of day-to-day physical operations for the Montréal office. The Office Manager ensures effective local implementation of Global Facilities standards across office management, physical security, safety and facilities, working in close partnership with local office leadership to align global requirements with the operational needs of the Montreal office. Reports to Global Facilities VP with development and implementation on all facets of facilities management for the local office.

Responsibilities

• Assist with the overall management of operations/management functions including, but not limited to; routine and preventative building and system/equipment maintenance, general repair work, janitorial/custodial services for the Montreal office.

• Assist with development and administration of facilities strategy, policies and procedures to ensure a well-maintained, secure and pleasant working environment and a cost-effective operation.

• Manage and coordinate internal moves, ensuring a high level of internal customer satisfaction while adhering to corporate and facilities policies/procedures.

• Assist with project management duties for capital and remodeling projects. Coordinates with internal contact, architects, vendors, building management and general contractors, ensuring completed work is within the designated scope. Monitor and track expense variance.

• Assists with negotiation and administration of vendor contracts and agreements; obtains quotes and bids; reviews, compares, and analyzes product services. Ensures vendors/contractors deliver a high level of service and meet all contract/agreements.

• Assist in the development and management of the budget for the Montreal office expenses. Ensures tracking and explanation/documentation and reports variances to the Vice President of Facilities and local office leadership.

• Assist with directing all facilities-related purchasing, which includes office furniture, equipment, kitchen, restroom, mailing / shipping supplies and other supplies.

• Assist with Coordination of RGA’s Business Continuity and Disaster Recovery team to implement Security and Safety Programs for RGA (non-IT), which includes administering the security system, collaborating on the safety manual, administering evacuation and emergency/crisis procedures, and working with floor captains and deputies.

• Manage and coordinate daily schedules of mail and package pick-ups, deliveries and courier services. Reviews, interprets and applies policies, guidelines and regulations concerning both domestic and foreign mailings including customs regulations.

• Receives, prioritizes, responds to and completes, in a timely manner, all mailing requests.

• Ensure appropriate access control and physical security coverage and a welcoming employee and visitor experience as part of broader office operations.

• Manage the coordination of the delivery and pick-up of off-site storage items.

• Manage the coordination of the arrangements of conference rooms for meetings and seminars involving the moving of furniture as directed.

• Maintain a safe and clean work environment and comply with all policies and procedures.

• Maintain working relationships with the building’s management company, building contractors, furniture, building and office product suppliers, architects, and all other vendors.

• Assist with selection of providers for services such as cleaning, HVAC, plumbing, safety, and general contracting. Collaborates with internal associates and management in a proactive role, ensuring their physical work area needs are met and handle questions/inquiries regarding building and safety issues.

Education and Experience

Required:

• Bachelor’s Degree or equivalent work experience
• 8+ years office management experience preferably in office environments of more than 100 people required
• 5+ years supervisory/management experience

Preferred:

• Facilities Management Administrator (FMA) professional designation or similar facilities management certification
• 5-10 years corporate facilities management experience

Skills and abilities:

• Proficiency in the MS Office suite, including Word, Excel and PowerPoint.
• Bilingualism in French and English is required.
• Advanced ability to analyze and improve business processes
• Advanced budget management skills. Proven ability to manage an operating budget.
• Advanced knowledge of facilities management and planning, administrative procedures and property management and maintenance.
• Advanced knowledge of purchasing office furniture, building equipment/systems, office equipment, kitchen, and restroom supplies.
• Knowledge of security systems and safety programs and applicable local regulations.

• Ability to quickly adapt to new methods, work under tight deadlines and stressful conditions.
• Advanced oral and written communication skills, demonstrating the ability to convey business terminology that is meaningful and well received.
• Advanced level of investigative, analytical and problem-solving skills.
• Ability to work well within a team environment, participate in department/team projects and balance detail with departmental objectives
• Ability to liaise with individuals across a wide variety of operational, functional, and technical disciplines.
• Advanced level of skills in customer relationship management and change management
• Ability to resolve conflict and foster teamwork.
• Advanced persuasion and negotiating skills when working with internal/external customers.

#LI-MJ1 #LI-ONSITE

What you can expect from RGA:

• Gain valuable knowledge from and experience with diverse, caring colleagues around the world.

• Enjoy a respectful, welcoming environment that fosters individuality and encourages pioneering thought.

• Join the bright and creative minds of RGA, and experience vast, endless career potential.

We’re excited to get to know you and connect your unique skills with our global opportunities. To create a modern and seamless experience, we use artificial intelligence (AI) in parts of our preliminary screening process. This technology helps us personalize job recommendations, automate interview scheduling, evaluate candidates based solely on experience—without considering name, gender, or other personal details—and provide real-time answers through our chatbot. AI is used only during early screening and never makes hiring decisions. Your RGA recruiter will work closely with you every step of the way to ensure the process feels personal, thoughtful, and focused on you.

Compensation Range:

$69,700.00 - $87,150.00 Annual

Base pay varies depending on job-related knowledge, skills, experience and market location. In addition, RGA provides an annual bonus plan that includes all roles and some positions are eligible for participation in our long-term equity incentive plan. RGA also maintains a full range of health, retirement, and other employee benefits.

RGA is an equal opportunity employer. Qualified applicants will be considered without regard to race, color, age, gender identity or expression, sex, disability, veteran status, religion, national origin, or any other characteristic protected by applicable equal employment opportunity laws.