Adjoint(e) administratif(tive)

Groupe Westcliff est une entreprise familiale dont le siège social est basé à Montréal et qui œuvre dans le domaine immobilier depuis plus de 50 ans. La croissance de Westcliff à travers les années est fondée sur son savoir-faire en matière de développement, construction et gestion de projets immobiliers d’envergure au Canada et aux États-Unis. La société emploie environ 500 employés dans nos différentes propriétés, dont 80 employés au siège social.

Au cours des années, le travail d’équipe, l’intégrité et la créativité ont contribué au rendement exceptionnel de la société. Reconnue pour son engagement à établir des relations durables avec ses partenaires et ses clients, Westcliff mise sur l’excellence, l’efficacité, l’implication et le professionnalisme des membres de son équipe. Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(tive)pour le service de la Construction.

L'opportunité

Relevant du Vice-président, Construction, vous jouer un rôle central dans le succès des projets de construction en appuyant les chargé.es de projet et en assurant la gestion administrative quotidienne du service de construction.

Pour réussir dans ce poste, le candidat doit être minutieux, axé sur les résultats et démontrer une capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution.

Responsabilités principales

Facturation, paiements et approbations financières

• Assurer la réception, la compilation et le suivi administratif des factures et paiements.
• Vérifier l’exactitude des documents d’allocation aux locataires, les soumettre au vice-président pour approbation et en faire le suivi.

Soutien aux chargés de projets et processus contractuels

• Soutenir les chargé.es de projet dans la préparation et le suivi des dossiers de projets.
• Participer à la préparation et à la coordination des dossiers d'appels d’offres aux entrepreneurs.
• Préparer, gérer et effecturer le suivi des bons de commande.
• Préparer les contrats et faciliter la circulation pour signature par les différents intervenants.
• Créer et mettre à jour les registres des dénonciations de contrat, des quittances reçues et des montants retenus pour les projets d’envergure.
• Assurer la réception des documents de fin de projet requis pour traiter les retenues contractuelles, notamment les déclarations solennelles, les quittances finales, les attestations de conformité et les garanties applicables.

Permis, autorisations et demandes réglementaires

• Effectuer le suivi au près des différents intervenants pour les permis municipaux, aux besoins.
• Préparer les procurations pour les demandes de permis de construction des travaux du Bailleur, lorsque requis.
• Assister à la préparation des demandes de scellage de compteurs et sous-compteurs (Mesures Canada), de subventions (Énergir, Hydro-Québec, etc.), relativement aux travaux du Bailleur.

Coordination avec les locataires, le service de la Location et de l’Exploitation

• Effectuer la saisie des documents transmis par le service de la Location ou du Contentieux, vérifier les clauses liées à la construction et mettre à jour les informations pertinentes dans les outils de gestion internes.
• Préparer l’autorisation de demande de permis du locataire, adressée à la ville relativement à ses plans, puis la transmettre au locataire.
• Préparer et transmettre aux locataires les avis pertinents concernant la possession d’un local ou les demandes de plans, selon le cas.
• Recevoir les fiches d’ouverture, de fermeture ou de changement transmises par l’Exploitation, mettre à jour les informations relatives aux locataires dans les outils de gestion internes.

Soutien administratif général

• Organiser, classer et maintenir à jour la documentation physique et numérique des projets.
• Traiter les demandes occasionnelles d’organismes gouvernementaux (fédéral, provincial et municipal), paragouvernementaux et autres, ainsi que d’entreprises externes, de centres commerciaux et du Siège social.
• Traduire de courts documents, à l’occasion.
• Tout autre tâches connexes

Exigences du poste :

• Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe ou seul(e)
• Maîtrise des logiciels de bureau et de comptabilité
• Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur construction/immobilier.
• Démonstration d’une approche proactive de la résolution de problèmes et d’une bonne capacité de prise de décision.
• Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.
• Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes et à faire preuve d’un haut niveau de service à la clientèle et de réactivité.
• Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à exécuter et à gérer des tâches multiples avec un excellent souci du détail.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales (DEC/AEC) en administration ou formation équivalente.
• 5 ans d'expérience pertinente dans un emploi lié à la construction.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook),
• Expérience avec le système Yardi, un atout.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, afin de communiquer avec les fournisseurs et sous-traitant à l'extérieur du Québec.