Adjointe de direction - avantages sociaux complets - Québec

Notre client, une compagnie de gestion de projets d'infrastructures, vous offre une opportunité unique de travailler comme Adjointe administrative principale. Le client est à la recherche d'une personne organisée, proactive et polyvalente pour assurer le soutien administratif du vice-président et contribuer au bon fonctionnement des activités de l'équipe de projet. Ce rôle clé demande un excellent sens de la coordination, de la rigueur et une grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE ADMINISTRATIVE PRINCIPALE SERA DE:

• Gérer l'agenda du vice-président, organiser les rencontres et coordonner les aspects logistiques avec les intervenants concernés;
• Prendre en charge le traitement et le suivi des courriels, de la correspondance et des communications destinées au gestionnaire;
• Assister à certaines réunions afin de consigner les échanges importants, de rédiger les comptes rendus et d'assurer le suivi des actions à entreprendre;
• Coordonner le cheminement des documents nécessitant une validation ou une approbation auprès des instances concernées du projet et du client, en lien avec les responsabilités de la vice-présidence;
• Classer et maintenir à jour la documentation en collaboration avec les équipes responsables, notamment dans les plateformes Aconex et SharePoint;
• Communiquer avec les fournisseurs et effectuer les suivis requis selon les besoins de l'équipe;
• Organiser les déplacements professionnels du vice-président et des membres de l'équipe de projet, en collaboration avec l'agence de voyages du client;
• Préparer et vérifier les comptes de dépenses du vice-président et de certains membres de l'équipe;
• Relire et corriger les documents afin d'en assurer la qualité linguistique, la cohérence et la conformité des présentations;
• Participer aux cycles de planification financière trimestriels et annuels et contribuer à la préparation des rapports requis;
• Gérer les approvisionnements du bureau et de l'équipe de projet, incluant les fournitures, les équipements de protection individuelle, le matériel informatique, les services de traiteur et de café ainsi que les autres besoins opérationnels;
• Contribuer à l'organisation et à la coordination d'événements sociaux et corporatifs auxquels participe l'équipe de projet, de la planification à la logistique.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Compétences avancées dans l'utilisation de la suite de Microsoft Office 365;
• Capacité à organiser efficacement le travail et à établir des priorités claires;
• Faire preuve d'une grande précision et de rigueur dans l'accomplissement des tâches;
• Gérer efficacement plusieurs projets et responsabilités simultanément;
• Faire preuve d'un bon sens des priorités et d'organisation.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Un bon climat de travail et un horaire flexible;
• Très bon programme d'avantages et salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances.