Responsable, administration

Vous souhaitez propulser votre carrière au niveau supérieur en prenant la tête des opérations administratives d'un gestionnaire d'investissements d'envergure internationale ?

Nous recherchons un(e) Responsable, administration d'exception pour occuper un rôle central au sein d'un environnement dynamique, collaboratif et axé sur l'excellence.

Basé dans des bureaux modernes situés au centre-ville de Montréal, ce poste vous permettra d'orchestrer la supervision d'une équipe multisite, d'optimiser des processus clés et de veiller au bon fonctionnement de la gestion immobilière et des voyages corporatifs, tout en offrant un soutien stratégique de haut niveau à la direction.

Pour vous épanouir dans cette fonction, vous devez faire preuve d'un leadership mobilisateur, d'une grande rigueur organisationnelle et d'une autonomie remarquable. Si vous possédez ce profil d'expert(e) et désirez avoir un impact concret au quotidien, nous voulons vous connaître !

Faites-nous parvenir votre candidature dès aujourd'hui pour faire le prochain pas dans votre parcours professionnel.

Avantages
Salaire concurrentiel
Environnement moderne, technologique et stimulant
Programme d’assurance collective
Bonification
4 semaines de vacances
Flexibilité télétravail
Stabilité d’emploi et un équilibre travail-vie personnelle

Responsabilités
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Supervision de l’équipe:
• Superviser l’équipe administrative répartie sur deux villes ( y compris Montreal) coordonner les priorités et assurer une prestation de services cohérente;
• Gérer les absences, la relève, les demandes de congé et la continuité des opérations;
• Définir les objectifs, réaliser les évaluations de performance et soutenir le développement des membres de l’équipe.

Soutien administratif et à la direction:
• Fournir un soutien administratif à certains membres de la haute direction, notamment pour la gestion des voyages, des comptes de dépenses et des demandes ponctuelles;
• Assurer, en rotation, la gestion de la boîte de signatures et le suivi des demandes;
• Gérer le programme de voyages corporatifs, incluant les relations avec les fournisseurs, la négociation des ententes tarifaires, le soutien aux employés et l’optimisation des pratiques et processus;
• Participer à divers projets administratifs et assumer toute autre responsabilité connexe.

Gestion des locaux:
• Assurer la gestion des bureaux, incluant les baux, les fournisseurs, l’entretien, les projets d’aménagement et les travaux;
• Préparer et suivre les budgets liés aux bureaux;
• Maintenir des relations efficaces avec les propriétaires, fournisseurs et partenaires, négocier les renouvellements et assurer le suivi des engagements contractuels;

Qualifications
EXIGENCES PROFESSIONNELLES
• Détenir un diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, en gestion, en bureautique, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience;
• Posséder au moins 7 ans d’expérience pertinente en administration, dont 2 ans d’expérience en supervision d’équipe et en soutien à des membres de la haute direction;
• Avoir de l’expérience en gestion de bureaux, de fournisseurs, de budgets et de voyages corporatifs (un atout).

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
• Leadership mobilisateur, jugement, tact et capacité à accompagner une équipe multisite;
• Sens aigu de l’organisation, rigueur, autonomie et excellente gestion des priorités;
• Orientation service, approche proactive et capacité à résoudre des situations complexes;
• Discrétion, professionnalisme et aisance à traiter des renseignements confidentiels;
• Habiletés en négociation, gestion de fournisseurs, suivi budgétaire et amélioration continue;
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et approche collaborative.
• Maîtrise des applications Microsoft 365 (Excel, Word, Teams, Outlook, SharePoint, Power Point); connaissance de SAP Concur, un atout important;
• À l’aise dans une entreprise en croissance;
• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
Ce poste vous intéresse ? Postulez en ligne ou envoyez-nous un courriel à [email protected].

Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience !

Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [email protected] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.