Adjoint.e administratif.ve

Adjoint·e administratif·ve

Lieu : Montréal, mode hybride, 3 jours au bureau et 2 jours en télétravail. Une plus grande présence au bureau sera requise pendant la période d’intégration.
Langues : Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, ainsi qu’une maîtrise professionnelle de l’anglais permettant de participer à des réunions et de collaborer avec des collègues.

À propos de l’opportunité
Vous êtes une personne d’expérience en administration qui aime agir comme véritable bras droit auprès de membres de la direction? Nous recrutons un·e adjoint·e administratif·ve pour se joindre à un bureau montréalais en pleine croissance dans le secteur des services professionnels et de l’ingénierie. Vous soutiendrez des membres de la direction tout en contribuant à garder une équipe dynamique organisée, bien connectée et efficace.

Ce rôle diversifié conviendra à une personne qui aime être au cœur de l’action sans nécessairement être sous les projecteurs. Vous collaborerez avec des gestionnaires aux styles de travail variés, contribuerez aux activités de développement des affaires et aux initiatives du bureau, et aurez l’occasion de comprendre le « pourquoi » derrière les processus afin d’anticiper les besoins et de proposer des améliorations.

Ce que vous y gagnez
• Un horaire hybride, avec 3 jours au bureau et 2 jours en télétravail
• 20 jours de congé payé, incluant les congés de maladie
• Une couverture d’assurance entièrement payée par l’employeur
• Une belle visibilité auprès de la haute direction et une exposition à différentes sphères de l’organisation
• Un environnement collaboratif où la curiosité, l’initiative et l’amélioration continue sont valorisées

Vos responsabilités
• Vous soutiendrez des membres de la direction dans la gestion de calendriers complexes, la coordination de réunions, l’organisation régulière de déplacements et la soumission de comptes de dépenses.
• Vous préparerez, réviserez et peaufinerez des rapports, des présentations et des communications professionnelles, en accordant une attention particulière à la qualité du français écrit.
• Vous contribuerez aux activités de développement des affaires en mettant à jour les données dans le CRM, en effectuant des recherches, en coordonnant des réunions et en participant à la préparation de propositions et de soumissions de moindre envergure.
• Vous participerez à la coordination des activités du bureau, des évènements, de l’intégration des nouveaux membres de l’équipe ainsi que de certaines activités administratives liées à la santé et à la sécurité.
• Vous développerez une bonne compréhension des processus internes et repérerez de façon proactive des occasions d’améliorer les méthodes de travail administratives et l’efficacité des équipes.
• Vous offrirez un soutien réactif aux différentes équipes du bureau tout en traitant les renseignements confidentiels avec discrétion, professionnalisme et jugement.

Compétences et qualifications
• 3+ années d’expérience en administration, en soutien à la direction, en coordination de bureau ou dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, ainsi que des compétences professionnelles en anglais
• Excellente maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint
• Expérience en gestion de calendriers, en coordination de déplacements et avec des systèmes de gestion des dépenses, une connaissance de Concur étant considérée comme un atout
• Aisance à apprendre à utiliser des plateformes CRM, Microsoft Copilot et d’autres systèmes d’entreprise
• Grand souci du détail, curiosité, capacité d’adaptation et approche axée sur les processus
• Expérience dans les secteurs de l’ingénierie, de l’architecture, du conseil ou des services professionnels considérée comme un atout

Un mot de la gestionnaire d’embauche
Nous recherchons une personne qui aime réellement soutenir des gestionnaires et qui souhaite bâtir sa carrière en administration. Une personne curieuse, adaptable et proactive, qui pose des questions, cherche à comprendre pourquoi nous faisons les choses d’une certaine façon et n’hésite pas à proposer de meilleures façons de faire.

Pourquoi faire équipe avec Altis
Si vous n’avez jamais fait affaire avec une agence de recrutement auparavant, nous rendons le processus simple. Nous collaborons avec des employeurs de premier plan partout au Canada qui ont d’excellentes occasions d’emploi à pourvoir, chacune étant vérifiée et validée par notre équipe. Lorsque vous postulez à un emploi avec Altis, nous prenons le temps de vous connaître comme candidat·e et de découvrir vos forces. Ensuite, si votre profil correspond bien au poste, nous nous occupons de toute la logistique, nous faisons valoir votre candidature, vous donnons accès à de l’accompagnement et vous mettons directement en contact avec la personne responsable de l’embauche. Et soyez assuré·e que tous nos services sont entièrement gratuits pour les candidat·e·s.

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Administrative Assistant

Location: Montréal, Hybrid, 3 days onsite and 2 days remote. Flexibility to work onsite more frequently during onboarding.
Language: Fluent French, written and spoken, with professional English communication skills to participate in meetings and collaborate with colleagues.

About the Opportunity
Are you an experienced administrative professional who enjoys being the trusted right hand to senior leaders? We’re recruiting an Administrative Assistant to join a growing Montréal office within the professional services and engineering sector, supporting senior leaders while helping a busy team stay organized, connected and moving forward.

This is a varied role for someone who likes being close to the action without needing to be in the spotlight. You’ll work with leaders who have different working styles, contribute to business development and office initiatives, and have the opportunity to understand the “why” behind processes so you can anticipate needs and make things better.

What’s In It for You
• A hybrid schedule with 3 days onsite and 2 days remote
• 20 paid days off, including sick days
• Employer-paid insurance coverage
• Exposure to senior leadership and different areas of the business
• A collaborative environment where curiosity, initiative and continuous improvement are valued

Your Responsibilities
• You’ll support senior leaders with complex calendar management, meeting coordination, regular travel arrangements and expense submissions.
• You’ll prepare, edit and polish reports, presentations and professional communications, with particular attention to the quality of written French.
• You’ll support business development activities through CRM updates, research, meeting coordination and preparation of smaller proposals and submissions.
• You’ll help coordinate office activities, events, onboarding and health and safety administration.
• You’ll build an understanding of internal processes and proactively identify opportunities to improve administrative workflows and team efficiency.
• You’ll provide responsive support across the office while handling confidential information with discretion and sound judgment.

Skills and Qualifications
• 3+ years of administrative, executive support, office coordination or similar experience
• Excellent written and spoken French, plus professional English communication skills
• Strong Microsoft 365 skills, including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams and SharePoint
• Experience with calendar management, travel coordination and expense systems, with Concur experience considered an asset
• Comfort learning CRM platforms, Microsoft Copilot and other business systems
• Strong attention to detail, curiosity, adaptability and a process-driven mindset
• Experience in engineering, architecture, consulting or professional services is considered an asset

Note from the Hiring Manager
We’re looking for someone who genuinely enjoys supporting leaders and wants to build their career in administration. Someone curious, adaptable and proactive who asks questions, understands why we do things and isn’t afraid to suggest a better way.

Why Partner with Altis
If you’ve never worked with a staffing agency before, we make it easy. We work with top employers across Canada who have great jobs to fill, each vetted and verified by our team. When you apply for a job with Altis, we get to know you as a candidate and learn what your strengths are. Then, if you’re a solid match, we handle all the logistics, advocating for you as a candidate for the role, providing access to coaching and connecting you directly with the hiring manager. And rest assured, all our services are free of cost for candidates.

We appreciate the time and effort all applicants invest in their submissions. Please note that only candidates shortlisted for this role will be contacted directly. However, your profile will remain under consideration for future opportunities that align with your experience and career goals.All qualified applicants will receive fair consideration for employment. We welcome individuals of all backgrounds, experiences, and identities including those who identify as women, members of racialized groups, Indigenous Peoples, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ communities. If you require an accommodation, please review our accessibility policy and reach out to our accessibility officer with any questions. Our human recruiters review all applications and always make the final hiring decision. On occasion, we also use AI-assisted tools to help review applications.